民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)教育

文/泉州市鯉城區(qū)人大常委會(huì)人民接待室 黃煌輝

民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展做出了重大的歷史性貢獻(xiàn)，民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)成為福建省泉州市最大的特色和品牌，對(duì)泉州的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的支柱和推動(dòng)作用。經(jīng)過 30多年的發(fā)展，泉州民營(yíng)產(chǎn)業(yè)從小到大，已經(jīng)形成三個(gè)產(chǎn)值超億元，兩個(gè)產(chǎn)值超500億元的產(chǎn)業(yè)集群。泉州經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)突出的民營(yíng)企業(yè)從企業(yè)制度、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)模式，均已建立起比較科學(xué)合理的管理機(jī)制，不但經(jīng)營(yíng)管理好，而且對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作認(rèn)識(shí)比較深刻，員工參與并接受檔案意識(shí)教育，使檔案工作助力于民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展。為此，民營(yíng)企業(yè)要實(shí)現(xiàn)超越式發(fā)展，員工的檔案意識(shí)教育顯得尤為重要。

一、民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案意識(shí)薄弱

檔案意識(shí)是人們對(duì)于檔案的行政、地位和作用的認(rèn)識(shí)。民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者是否重視本企業(yè)的檔案工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的機(jī)制，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，形成自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，都與民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)有著密切的關(guān)系。民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)以追求利潤(rùn)最大化為目的，企業(yè)忙于在市場(chǎng)中求生存、求發(fā)展，根本無(wú)暇顧及管理層次上的檔案工作，往往考慮如何取得短期經(jīng)濟(jì)利益，而忽視企業(yè)管理工作之一的檔案資料如何開發(fā)利用，來獲取企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展。多數(shù)的民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為:“檔案資料整理、歸檔、集中統(tǒng)一管理浪費(fèi)時(shí)間與人力資源，還是放在自己手上最保險(xiǎn)”。尤其是一些生產(chǎn)規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)，具有參考和保存價(jià)值的檔案資料，無(wú)人管理，普遍存在自生自滅的現(xiàn)象。民營(yíng)企業(yè)在法律事務(wù)糾紛、工商登記、企業(yè)上市缺乏依據(jù)性的檔案資料，就會(huì)體會(huì)到“檔到用時(shí)方恨少，是非經(jīng)過不知難”。由于民營(yíng)企業(yè)檔案人員素質(zhì)不高，專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)為什么要保管檔案，本企業(yè)核心檔案資源是哪些，企業(yè)檔案工作如何發(fā)揮作用等等均無(wú)明確概念。因而，企業(yè)檔案室只能起到文件倉(cāng)庫(kù)的作用，企業(yè)檔案工作極其意義根本得不到有效的展現(xiàn)。

（二）企業(yè)建檔工作薄弱

民營(yíng)企業(yè)普遍認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，但在對(duì)待建檔工作的意識(shí)上又有不同的表現(xiàn)。

一是檔案工作隨意性大。企業(yè)建立之初，首先，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者不了解檔案與檔案工作兩者之間的關(guān)系，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，沒有將檔案工作納入議事日程，組建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，致使本企業(yè)的檔案工作無(wú)章可循。其次，由于沒有合適的檔案管理人選，兼職人員缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)等諸多因素，致使企業(yè)的大批積壓文件資料，無(wú)法開展正常的檔案收集、歸檔工作。

二是檔案工作粗放型。不少民營(yíng)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中越來越意識(shí)到企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，也想把民營(yíng)企業(yè)檔案管理好。但是，在缺少檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)情況下，沒有檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)可參照?qǐng)?zhí)行，他們只能選擇按照自己想法的工作方式來管理檔案，例如，把自己認(rèn)為重要的東西沒有分門別類的收藏，指定專人負(fù)責(zé)保管，需要時(shí)能提供利用即可的檔案管理模式。有些民營(yíng)企業(yè)發(fā)展多年，企業(yè)管理上不了新的臺(tái)階，企業(yè)形成的技術(shù)創(chuàng)新和管理經(jīng)驗(yàn)沒有記載、保存下來，不利于民營(yíng)企業(yè)管理和技術(shù)創(chuàng)新，嚴(yán)重阻礙了民營(yíng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)教育的必要性

民營(yíng)企業(yè)已成為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，作為民營(yíng)企業(yè)基礎(chǔ)管理工作重要組成部份的檔案工作，卻未引起民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的充分重視，相當(dāng)多數(shù)的民營(yíng)企業(yè)單位還沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)拓展、權(quán)益維護(hù)等各項(xiàng)活動(dòng)中的重要作用，這與民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展水平很不相稱。隨著民營(yíng)企業(yè)市場(chǎng)化運(yùn)作的深入發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)面臨日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，只有按照市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)律與現(xiàn)代企業(yè)制度接軌，有效合理地整合民營(yíng)企業(yè)各種資源，才能形成自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，民營(yíng)企業(yè)不管其規(guī)模大小，都要夯實(shí)企業(yè)管理，建立和完善企業(yè)檔案管理體系,增強(qiáng)自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

（一）民營(yíng)企業(yè)二次創(chuàng)業(yè)，強(qiáng)化檔案工作的迫切性

民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模變化多、變數(shù)大，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和關(guān)注是現(xiàn)實(shí)而自主的，只有企業(yè)發(fā)展和規(guī)模有較大的發(fā)展，經(jīng)營(yíng)上檔次，才有心思考慮檔案工作，把本企業(yè)的檔案工作擺在議事日程。泉州民營(yíng)企業(yè)走過首輪30年黃金創(chuàng)業(yè)期，當(dāng)前國(guó)內(nèi)外宏觀環(huán)境急劇變化，企業(yè)感到粗放的發(fā)展方式漸入窮途，首輪創(chuàng)業(yè)成功之后，如果我們的民營(yíng)經(jīng)濟(jì)不能在量的積累中加快實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升，企業(yè)發(fā)展動(dòng)力就會(huì)顯得不足，泉州與先進(jìn)地區(qū)的差距就會(huì)越拉越遠(yuǎn)。企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的關(guān)鍵是要提高企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)含量，向創(chuàng)意、創(chuàng)新、品牌和設(shè)計(jì)等要效益，這需要我們的民營(yíng)企業(yè)家們更加重視管理，強(qiáng)化企業(yè)檔案工作。因?yàn)?，企業(yè)檔案是企業(yè)成長(zhǎng)的內(nèi)在生命基因，它與創(chuàng)新的結(jié)合，促使企業(yè)發(fā)展，通過企業(yè)檔案工作提升產(chǎn)品質(zhì)量、提升品牌，進(jìn)而提升民營(yíng)企業(yè)的整體實(shí)力。

（二）企業(yè)檔案意識(shí)教育是民營(yíng)企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)

由于民營(yíng)企業(yè)成分復(fù)雜，類型繁多，因此，其檔案管理模式不應(yīng)再是單一經(jīng)濟(jì)體制形式下千篇一律的集中管理模式，而應(yīng)是多元性的特點(diǎn)。在民營(yíng)企業(yè)員工之間廣泛地進(jìn)行企業(yè)檔案意識(shí)，是強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)檔案工作不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。只有進(jìn)行檔案意識(shí)教育，才能使員工對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案和檔案工作有所了解，培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)檔案積極的價(jià)值取向和認(rèn)同感，具有檔案收集、保管檔案信息的自覺性。同時(shí)通過互相交流提高認(rèn)識(shí)，使用大家重視檔案工作，建立健全民營(yíng)企業(yè)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

三、注重民營(yíng)企業(yè)員工檔案意識(shí)的培養(yǎng)

檔案意識(shí)具有檔案構(gòu)成社會(huì)化的特點(diǎn)，現(xiàn)代檔案意識(shí)認(rèn)為應(yīng)從整個(gè)社會(huì)的角度來看待檔案的構(gòu)成，強(qiáng)調(diào)檔案的產(chǎn)生和形成是一種廣泛而普遍的社會(huì)現(xiàn)象，因而，構(gòu)成一個(gè)國(guó)家的檔案不僅是政府部門的檔案，還包括許多事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、國(guó)營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)、醫(yī)療、衛(wèi)生、教育等各種行業(yè)，使更多的人認(rèn)識(shí)到了檔案的價(jià)值和作用。

（一）加強(qiáng)檔案普法教育，提高民營(yíng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)

通過立法來強(qiáng)化社會(huì)的檔案意識(shí)，是現(xiàn)代檔案意識(shí)的另一個(gè)特點(diǎn)。大力宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，一是提升民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者檔案法律意識(shí)，使其明確建立檔案工作制度，維護(hù)檔案完整與安全，配備檔案管理軟硬設(shè)施，保障民營(yíng)企業(yè)檔案工作順利開展的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。二是培養(yǎng)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的歸檔意識(shí)，明確其擔(dān)負(fù)文件材料及時(shí)歸檔的責(zé)任。三是在民營(yíng)企業(yè)貫徹有法可依、有法必依的檔案法律責(zé)任，提高廣大民營(yíng)企業(yè)員工的檔案法律素質(zhì)。

（二）樹立企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源觀意識(shí)

首先，民營(yíng)企業(yè)檔案包含著大量的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，產(chǎn)品開發(fā)等工作中知識(shí)的積累，是企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分。其次，民營(yíng)企業(yè)檔案信息資源的重心是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品研制、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)密切相關(guān)的檔案信息，如文秘、人力資源、財(cái)務(wù)、成本、供應(yīng)、生產(chǎn)、設(shè)備、銷售、客戶關(guān)系、商標(biāo)、專利等各種檔案資料，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息。企業(yè)以盈利為目的，實(shí)行獨(dú)立核算，因此，與企業(yè)獨(dú)立核算相關(guān)的所有數(shù)據(jù)信息收集與歸檔顯得尤為重要。民營(yíng)企業(yè)，尤其是技術(shù)密集型企業(yè)，生存和發(fā)展的命脈是企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、商業(yè)秘密合同、科技創(chuàng)新資源，注重企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的安全保管與利用是民營(yíng)企業(yè)員工應(yīng)盡的職責(zé)。再次，建立起以民營(yíng)企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案為核心的檔案管理體系，施行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則，對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。行使企業(yè)檔案管理部門有效進(jìn)行檔案信息資源整合的職責(zé)，建設(shè)信息共享檔案資源庫(kù)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

（三）開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案意識(shí)教育，增強(qiáng)商業(yè)秘密的保護(hù)能力

民營(yíng)企業(yè)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)普遍薄弱，在企業(yè)發(fā)展過程中一直不注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。泉州多數(shù)民營(yíng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模的都是家族企業(yè)，管理機(jī)構(gòu)的隨意性導(dǎo)致企業(yè)不設(shè)立專門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)，許多企業(yè)沒有把知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)納入企業(yè)的整體管理體系，導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資產(chǎn)非常容易流失。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保護(hù)在技術(shù)密集型和知識(shí)密集型民營(yíng)企業(yè)尤為重要，這些民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)和管理要求科學(xué)技術(shù)知識(shí)較多，并能為各產(chǎn)業(yè)部門提供新材料、新能源、新工藝、新設(shè)備與新方法。要在涉及企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)崗位工作的管理人員和技術(shù)人員開展保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的教育，執(zhí)行有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集、歸檔職責(zé)。民營(yíng)企業(yè)員工流動(dòng)比較頻繁，檔案部門應(yīng)及時(shí)掌握即將離開該企業(yè)，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)機(jī)密的各類人員，留存手中檔案資料情況，及時(shí)追繳，避免因知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的流失，影響企業(yè)生存與發(fā)展。

提升民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)水平的工作任重道遠(yuǎn)，要緊緊圍繞民營(yíng)企業(yè)的中心工作，積極做好規(guī)劃，形成長(zhǎng)效宣傳教育和靈活教育相結(jié)合的機(jī)制。企業(yè)不僅亟須設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專兼職人員，將企業(yè)檔案管理制度化。同時(shí)，建立和完善企業(yè)檔案管理體系，全面提升民營(yíng)企業(yè)檔案管理能力，推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式、實(shí)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

[1]梅先輝.深圳民營(yíng)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].檔案學(xué),2005(4).

[2]劉斌.我國(guó)中小企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作的思考[J].知識(shí)產(chǎn)品,2008.

[3]曾慧梅.淺論新時(shí)期知識(shí)管理下的民營(yíng)企業(yè)檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(12).