規(guī)范檔案管理促進企業(yè)發(fā)展

文/華能太倉電廠 萬佳怡

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案的利用給人們帶來了更大經(jīng)濟效率和利用價值，使人們越來越重視檔案的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中直接形成的真實記錄。它來源于企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)、科研等各方面的實踐活動，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案的實體則構成企業(yè)知識的一種重要的媒體或介質。無數(shù)事實證明企業(yè)檔案管理工作做得好與壞，直接影響著該企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展，關系到企業(yè)財產(chǎn)和員工生命的安全，企業(yè)文化離不開企業(yè)檔案。為此，做好企業(yè)檔案管理工作有著極其重要的意義和作用。

如何來利用規(guī)范的企業(yè)檔案同樣對企業(yè)發(fā)展非常重要。由于企業(yè)檔案管理工作在國民經(jīng)濟的發(fā)展過程中發(fā)揮著較大的指導監(jiān)督作用，為此人們的檔案意識也逐漸得到了增強，企業(yè)檔案給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作帶來了可觀的經(jīng)濟效率。作為火電企業(yè)的檔案必須重視基建工程各階段文件資料收集、整理、歸檔、保管、利用等一系列工作。當基建工作結束后，基建檔案步入正常的生產(chǎn)軌道，要為后續(xù)生產(chǎn)服務，在基建檔案后如何加強企業(yè)檔案管理不斷持續(xù)完善，服務企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，值得大家探討，在當前科學技術不斷發(fā)展的過程中，檔案部門應該如何做好服務于企業(yè)的文明、生產(chǎn)、經(jīng)營、建設，不斷創(chuàng)新服務手段和服務方式，如何來規(guī)范檔案管理，使得檔案更好地為生產(chǎn)建設服務，下面就此問題談談自己的看法。

一、完善企業(yè)檔案管理制度是保證檔案管理工作的有效手段

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，企業(yè)檔案管理工作已成為企業(yè)管理的重要組成部份，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的一項基礎工作，企業(yè)檔案是企業(yè)的各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和員工各類活動的直接記錄，是企業(yè)發(fā)展的重要參考和憑證，也是企業(yè)形象的載體，是企業(yè)經(jīng)營智慧和發(fā)展思想的結晶，對企業(yè)今后生存和發(fā)展有著極其重要的影響，檔案工作要隨企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，為此要充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理制度的重要作用，現(xiàn)代企業(yè)領導一般都會支持和重視檔案管理工作，首先從建立和健全行之有效的企業(yè)檔案管理制度入手，依照《中華人民共和國檔案法》和相關的檔案管理制度規(guī)定，根據(jù)火電企業(yè)工程建設項目的要求，基建工作一結束，檔案管理工作的重心開始轉移，由基建工程檔案轉入到生產(chǎn)建設檔案，必須制定符合生產(chǎn)建設檔案管理的各項有關規(guī)章制度，如制定企業(yè)管理標準下的檔案管理制度的檔案管理辦法：文書檔案管理、科技檔案管理、會計檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理、實物檔案管理、圖書檔案管理等不同載體檔案的規(guī)定，明確檔案歸檔范圍、檔案查閱、借閱、檔案庫房管理、聲像檔案管理、電子文件管理、檔案保密管理、閱覽室管理、設備開箱、底圖管理、圖紙修改、補充及更改項目竣工圖的編制、科技圖書、資料、刊物管理、圖紙復印規(guī)定等等。重視企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，是抓好企業(yè)檔案管理的前提條件。嚴格執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度是檔案專業(yè)人員的職責。是做好企業(yè)檔案管理工作的必要保障，是關系到整個企業(yè)檔案管理工作好壞必不可少的依據(jù)。是保證檔案管理工作的有效手段。

二、進行標準化、規(guī)范化檔案管理是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有序性和系統(tǒng)性的保證

檔案業(yè)務管理是企業(yè)檔案工作的主體，歸檔材料的規(guī)范化、標準化整理是檔案管理工作中重要環(huán)節(jié)，檔案材料收集的完整、準確、系統(tǒng)性決定和影響著檔案利用的價值，而立卷方法與案卷裝訂質量是保證檔案管理的具體操作性因素，所以我們在推進檔案管理規(guī)范化、標準化的工作進程中，要認真學習立卷方法，使之有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。就火電企業(yè)來說，國家電力公司《火電企業(yè)檔案分類表》（修訂本），是電力行業(yè)檔案管理的標準?！痘痣娖髽I(yè)檔案分類》不僅規(guī)范了電力行業(yè)檔案整理的分類，統(tǒng)一了電力行業(yè)檔案管理標準，同時便利電力行業(yè)各電廠之間的交流，它不僅是以統(tǒng)一管理為原則，以科學方法管理檔案的一項專門業(yè)務書，它還明確生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中應收集的歸檔材料具體內(nèi)容，從而保證歸檔材料完整性、準確性和系統(tǒng)性?；痣娖髽I(yè)檔案工作是以收集、保管、利用好檔案材料為目的，使檔案管理系統(tǒng)化、有序化，通過對檔案管理的不斷創(chuàng)新，多形式、多層次、多渠道地為電力的生產(chǎn)、經(jīng)營決策提供服務，充分發(fā)揮檔案的利用價值，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。通過檔案專業(yè)人員系統(tǒng)地、規(guī)范化整理、標準化進行收集、整理和保管，才能使它們價值得到充分利用。

三、采取必要的手段和方法，履行檔案管理職責

規(guī)范企業(yè)檔案的管理工作，要提供優(yōu)質、高效的檔案利用服務。要認真抓好企業(yè)檔案收集、保管、利用三個關鍵環(huán)節(jié)，利用是目的。檔案人員應對生產(chǎn)部門、專業(yè)人員向檔案室移交歸檔材料進行嚴格把好關，必須確保歸檔資料的完整性、準確性，系統(tǒng)性。其次，要嚴格把好書寫材料合格關口，簽字真實、規(guī)范，歸檔文件以正本、原件保存，竣工資料不可缺張少頁，對于不合格的書寫材料要嚴格按規(guī)章制度辦理，不能得過且過。同時檔案人員要介入外包合同項目，在每項合同完成后，必須在《外包合同完成付款審核表》加入檔案室負責人簽署的交接資料情況，同時由專業(yè)技術人員根據(jù)檔案管理制度的規(guī)定，對歸檔材料完整性、齊全性、準確性負責，并簽字確認，以保證歸檔材料不遺漏。從而保證企業(yè)合同項目完成后竣工資料收集的完整性。檔案人員要參加生產(chǎn)調度會，了解生產(chǎn)情況和設備狀況，對于檔案室歸檔材料要及時更新，做到現(xiàn)場設備與檔案室的檔案更新有效對應同步。

四、增強企業(yè)員工的檔案意識，提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務素質

規(guī)范檔案可以促進企業(yè)發(fā)展，從檔案事業(yè)發(fā)展的長遠規(guī)劃著眼，提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務素質教育很重要。首先要做好企業(yè)檔案重要性的宣傳教育工作，通過各種形式開展宣傳《檔案法》，進行檔案法律法規(guī)宣傳教育，增強企業(yè)員工的檔案責任意識和法制意識，提高企業(yè)員工對檔案工作的自覺性和主動性。要加強重視生產(chǎn)過程中建立的檔案意識。同時要開展對專業(yè)檔案人員業(yè)務知識培訓和素質教育

（一）建立穩(wěn)定的檔案專業(yè)隊伍，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

教育檔案專業(yè)人員要熱愛檔案管理工作，要有事業(yè)心、責任心，從思想上真正做到學一行愛一行，掌握檔案管理的專業(yè)知識，要熟悉本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中所形成的科技文件材料.檔案人員要了解本企業(yè)生產(chǎn)建設過程及設備情況，由于科技發(fā)展較快，電力生產(chǎn)設備技術改造更新速度較快，檔案管理的內(nèi)容也在不斷發(fā)生變化。載體形式的多樣化、管理手段的現(xiàn)代化、都對檔案人員的科學知識、業(yè)務水平及現(xiàn)代化設備操作技能等方面提出了更高的要求。

（二）對專業(yè)技術人員進行檔案業(yè)務知識教育和培訓，定期組織開展企業(yè)部門、班組兼職檔案人員培訓教育

通過培訓使兼職檔案員在工作中把運用檔案知識把好關，充分發(fā)揮他們的作用，協(xié)助檔案專業(yè)人員做好企業(yè)檔案工作。

（三）要充分重視檔案人才培養(yǎng)

落實鼓勵先進、鞭策后進的激勵機制，提供培訓提高的機會，給對于檔案上做出成績的人員給予相應的獎勵，發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。激發(fā)檔案管理人員做好檔案工作的責任感。

在企業(yè)檔案管理的統(tǒng)一領導，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則下，連續(xù)不斷地進行企業(yè)檔案管理工作標準化、規(guī)范化，在企業(yè)正常運營和發(fā)展過程中發(fā)揮積極作用，深感檔案管理工作規(guī)范化的重要性。這不僅是檔案專業(yè)人員的工作，企業(yè)領導的支持和企業(yè)員工的積極參與同樣是十分重要的，企業(yè)員工自覺收集和移交資料檔案歸檔，才能更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

總之，完備規(guī)范的檔案對于一個現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展是必須具備的，企業(yè)的發(fā)展也離不開規(guī)范的檔案管理，企業(yè)檔案管理工作是以基建檔案材料的形成為起點，以管理工作為基礎，以服務利用為目的，努力提高檔案利用服務質量和水平，及時正確地向企業(yè)提供檔案材料的利用服務，保證企業(yè)生產(chǎn)正常進行，就是檔案工作者的宗旨，也是檔案管理工作的目的所在。