利用信息技術(shù)提升醫(yī)院志愿者管理水平和精度

■ 關(guān) 婷 郝徐杰 陳 紅

1 背景

隨著社會的發(fā)展和進步，信息作為一種產(chǎn)業(yè)，已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要支柱之一。醫(yī)院信息化建設(shè)正逐步發(fā)展成為維持醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的基本要素和開展現(xiàn)代化管理的先導(dǎo)。醫(yī)院志愿服務(wù)作為醫(yī)院中蓬勃興起的事物，正面臨著志愿者隊伍不斷壯大，志愿服務(wù)項目逐漸增多等問題。傳統(tǒng)的志愿者管理常常采用“紙加筆”管理模式，這種管理模式不僅使志愿者檔案常常出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，也使得志愿者時間統(tǒng)計缺乏完整性和有效性。如何提升醫(yī)院志愿者管理的方法與效率，提高志愿服務(wù)的管理水平，成為醫(yī)院志愿者管理工作中的重要內(nèi)容。

2009年4月醫(yī)院在志愿服務(wù)常態(tài)化運行的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立了醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立與完善，不僅實現(xiàn)了志愿者管理的規(guī)范化與專業(yè)化，同時促進了志愿者管理水平的提升，取得了良好的管理效益和示范效能。

2 基于信息技術(shù)的醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)概述

2.1 項目需求分析

本系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，即應(yīng)用界面層/服務(wù)器數(shù)據(jù)庫層,這種結(jié)構(gòu)可以更好的利用計算機處理能力，盡可能滿足多用戶同時使用?？蛻魴C上安裝醫(yī)院志愿服務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)程序,而志愿者基本信息和志愿者的指紋庫等數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫服務(wù)層。在志愿者進入志愿服務(wù)管理系統(tǒng)后，在指紋采集儀上輸入自己的指紋圖像后，系統(tǒng)根據(jù)對采集到的指紋圖像進行預(yù)處理后提取相關(guān)信息，與數(shù)據(jù)庫中的指紋進行比對驗證，若匹配成功則顯示志愿者相關(guān)的服務(wù)信息，匹配失敗則提示錯誤。系統(tǒng)分前臺和后臺兩個部分，前臺只是志愿者身份識別，志愿服務(wù)管理的界面，所有志愿者都可以進行操作。后臺部分包括志愿者指紋采集、個人信息、志愿服務(wù)信息等數(shù)據(jù)的管理，只有志愿服務(wù)管理者才擁有相應(yīng)的權(quán)限。

2.2 系統(tǒng)功能構(gòu)成

本系統(tǒng)的功能主要包括志愿者注冊系統(tǒng)、志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)和志愿者后臺管理系統(tǒng)，具有的功能構(gòu)成如圖1所示。

2.2.1 志愿者注冊系統(tǒng)。志愿者注冊系統(tǒng)是志愿者管理信息化系統(tǒng)的前期準備，主要為經(jīng)培訓(xùn)合格后的志愿者實現(xiàn)正式的電子注冊。志愿者在注冊系統(tǒng)中需填寫個人的完整信息,包括姓名、性別、單位、職業(yè)、聯(lián)系電話、郵箱等。志愿者還需要在指紋識別儀上輸入自己的指紋，并完成個人照片的拍攝。

2.2.2 志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)。志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)是志愿者信息化管理系統(tǒng)的核心組成部分。該系統(tǒng)主要包括以下功能：志愿者基本信息、簽入簽出、培訓(xùn)記錄、我的消息和我的建議等。簽入簽出功能主要目的在于完整記錄志愿者的每次服務(wù)記錄。工作計時中志愿者可以查看到自己所有服務(wù)時間記錄。培訓(xùn)記錄中，志愿者可以查閱個人參與過的所有志愿者培訓(xùn)課程。點擊“我的消息”功能后，志愿者可以看到管理者發(fā)給他們的個人信息。

2.2.3 志愿者后臺管理系統(tǒng)。志愿者后臺管理系統(tǒng)是志愿者信息管理中的重要資源，為志愿者管理者提供決策依據(jù)起到了積極協(xié)調(diào)和有效控制的作用。該系統(tǒng)的主要功能包括：志愿者查詢、培訓(xùn)管理、計時統(tǒng)計、發(fā)送郵件和短信等功能。志愿者查詢功能可以幫助管理者全面了解每一位注冊志愿者的基本信息，管理者可以根據(jù)條件，查找符合相關(guān)條件的志愿者。計時統(tǒng)計是志愿者后臺管理系統(tǒng)中最為重要的功能。在計時統(tǒng)計的界面中，志愿者管理者可以獲得每位志愿者的每條服務(wù)記錄。系統(tǒng)還會將所有信息進行自動匯總，將統(tǒng)計結(jié)果顯示于界面下方。管理者可以使用條件導(dǎo)出功能，獲得某類志愿服務(wù)項目或某個志愿者的服務(wù)時間匯總，隨時了解和掌握志愿服務(wù)的動態(tài)信息。此外，管理者還可以運用后臺管理系統(tǒng)向志愿者發(fā)送郵件和短信，方便快捷的實現(xiàn)和志愿者的及時溝通與聯(lián)絡(luò)。

2.3 系統(tǒng)軟硬件介紹

本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮姆椒?，志愿者后臺管理系統(tǒng)采用SQL2005數(shù)據(jù)庫。指紋識別部分采用FQ0450光學(xué)指紋儀做指紋錄入設(shè)備，通過USB接口把數(shù)字化的指紋圖像傳送到計算機。采用TrustLink指紋識別中間件實現(xiàn)指紋采集、存儲與識別。通過該中間件提供的編程接口方便地實現(xiàn)了志愿者管理系統(tǒng)與指紋識別系統(tǒng)的無縫集成，使系統(tǒng)軟件開發(fā)者無需考慮復(fù)雜的指紋識別技術(shù)，同時保證了指紋識別的簡潔、準確。

2.4 系統(tǒng)使用流程

志愿者在經(jīng)過培訓(xùn)合格后，首先需要將個人的基本信息（圖2）和指紋注冊（圖3），存儲在后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器層。在以后的志愿服務(wù)中，志愿者需要在志愿服務(wù)管理的指紋識別儀上輸入自己的指紋圖像，應(yīng)用程序會對用戶輸入的指紋信息作特征提取等處理，然后將處理得到的結(jié)果與后臺指紋數(shù)據(jù)庫中進行特征相匹配，若匹配成功則志愿者身份得到了認證。電腦上會自動顯示志愿者的個人資料，包括姓名、志愿者號、照片等。在同一界面上，志愿者可以選擇本次從事的志愿服務(wù)項目，點擊“簽入”按鈕后，系統(tǒng)自動開始服務(wù)時間。服務(wù)結(jié)束后，志愿者點擊“簽出”按鈕，系統(tǒng)記錄完成服務(wù)時間。點擊我的時間可以看到個人的所有服務(wù)記錄。志愿者如需要對個人信息進行查詢和修改，管理者可以在后臺進行相應(yīng)的修改。

圖2 志愿者注冊基本信息

圖3 志愿者指紋注冊

3 醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果

醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)自投入使用以來，共有2952名志愿者在該系統(tǒng)上正式注冊，累計服務(wù)17939人次，服務(wù)時間達44390小時，開發(fā)使用的志愿服務(wù)項目達17種（截止到2012年底）。醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)在使用過程中不僅實現(xiàn)了志愿者檔案管理的規(guī)范化，也促進了志愿服務(wù)管理的精確化與科學(xué)化，帶來了良好的示范效益，有力地支撐了志愿者管理和志愿服務(wù)質(zhì)量的整體提高。

3.1 志愿者檔案管理規(guī)范化

傳統(tǒng)的“紙加筆”檔案管理模式常常會出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，檔案或是無專人管理，材料丟失現(xiàn)象嚴重或是束之高閣，使得檔案缺乏完整性和可利用性。醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了醫(yī)院志愿者指紋注冊后自動生成電子檔案，將志愿者檔案管理從傳統(tǒng)的“紙加筆”模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤版I盤加屏幕”模式。這種模式不僅實現(xiàn)了志愿者檔案的信息化，而且增強了檔案的可讀性和可利用性，隨時調(diào)出檔案，既簡便快捷，又保證了檔案的安全性。

3.2 志愿服務(wù)管理精確化和科學(xué)化

醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的在服務(wù)登記本上記錄志愿服務(wù)時間的方式，應(yīng)用信息化的手段實現(xiàn)了志愿服務(wù)時間的電子記錄。這不僅保證了服務(wù)記錄的精確化，而且增強了志愿者的個人體驗，有利于志愿者對志愿服務(wù)進行有效的自我管理。志愿者管理者利用志愿者后臺管理功能，可以了解掌握每位志愿者服務(wù)的情況，以及每類志愿服務(wù)項目的開展情況，隨時了解和掌握志愿服務(wù)的動態(tài)信息。對各種數(shù)據(jù)的匯總和分析，一方面可以協(xié)助管理者對服務(wù)積極的志愿者進行及時的評估與激勵，另一方面也可以及時發(fā)現(xiàn)志愿服務(wù)開展中存在的局限與不足，不斷進行自我完善與發(fā)展。

[1]崔建新,李連毅.信息化建設(shè)應(yīng)成為醫(yī)院豐富的管理資源[J].中國醫(yī)院管理雜志,2004(9):403.

[2]安健,袁保社.基于指紋識別的圖書借閱管理系統(tǒng)[J].現(xiàn)代計算機(專業(yè)版),2011(17):809-810.