淺談圖書(shū)管理工作規(guī)劃的意義

田玉蘭

摘 要：目的 探究圖書(shū)管理工作規(guī)劃的現(xiàn)實(shí)重要性，更好的確保圖書(shū)館發(fā)揮自身作用和功能。方法 通過(guò)考查調(diào)研總結(jié)出圖書(shū)管理工作的一些方案。結(jié)果 從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，圖書(shū)館也必須明確治理結(jié)構(gòu)，樹(shù)立“利益相關(guān)者”概念。結(jié)論 圖書(shū)館的一切管理行為只有以人為本，才能實(shí)現(xiàn)人的價(jià)值，體現(xiàn)人的尊嚴(yán)，才能使圖書(shū)館事業(yè)興旺發(fā)達(dá)。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)管理；管理模式；規(guī)劃

1 規(guī)劃及其在管理中的地位

管理是個(gè)普遍適用于包括企業(yè)和非盈利機(jī)構(gòu)在內(nèi)各種組織的概念。實(shí)際上“管理”一詞可能在不同的場(chǎng)合運(yùn)用。在最高層可能指向治理層面，即組織的基本利益構(gòu)架：如合伙制、公司制，非營(yíng)利（部門(mén)或組織），機(jī)構(gòu)內(nèi)從屬性質(zhì)或是慈善機(jī)構(gòu)等；在日常生活中“管理”更多的是指具體執(zhí)行層面上的規(guī)章、項(xiàng)目管理和薪酬制度等。但是這還不夠，在國(guó)外，“管理”概念還要指向組織的宏觀層面，有時(shí)被稱(chēng)為經(jīng)營(yíng)管理，這里的經(jīng)營(yíng)主要是指規(guī)劃、營(yíng)銷(xiāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、流程設(shè)計(jì)等。而我們現(xiàn)在最缺乏的是對(duì)經(jīng)營(yíng)層面上的知識(shí)和認(rèn)識(shí)。

根據(jù)組織行為學(xué)和管理的實(shí)踐，規(guī)劃是管理者的首要任務(wù)。這是任何組織進(jìn)行規(guī)劃的目的，圖書(shū)館也不例外。近年來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃的一個(gè)趨勢(shì)就是從企業(yè)、私營(yíng)部門(mén)向公共部門(mén)和非營(yíng)利部門(mén)發(fā)展[1]。規(guī)劃研究專(zhuān)家認(rèn)為：營(yíng)利或非營(yíng)利組織在規(guī)劃的目標(biāo)重點(diǎn)上當(dāng)然有區(qū)別，但是就規(guī)劃的結(jié)構(gòu)而言，沒(méi)有很大差別，倒是組織的規(guī)模大小影響更大，因此管理學(xué)的一般規(guī)劃方法也應(yīng)適用于圖書(shū)館。

在這里主要探討圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)管理中規(guī)劃的應(yīng)用。什么是圖書(shū)館規(guī)劃？ 圖書(shū)館作為一個(gè)組織，其規(guī)劃與一般組織并沒(méi)有什么大的區(qū)別。它說(shuō)明了組織的位置在哪里，想要做什么，以及如何去做到這樣一些非?；镜膯?wèn)題?；趯?duì)社區(qū)的了解、社區(qū)的期望和資源，以及對(duì)社區(qū)未來(lái)需求的合理預(yù)期所做出的長(zhǎng)期規(guī)劃將能夠使圖書(shū)館理事會(huì)和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書(shū)館服務(wù)的責(zé)任。因此可以說(shuō)規(guī)劃是圖書(shū)館為了面向未來(lái)，應(yīng)付挑戰(zhàn)的最重要的管理工具。

2 圖書(shū)館規(guī)劃的結(jié)構(gòu)和要素

圖書(shū)館規(guī)劃并沒(méi)有固定的結(jié)構(gòu)和要素。但是在同一系統(tǒng)、同一地區(qū)，國(guó)際圖書(shū)館界的管理當(dāng)局往往會(huì)有一定的要求。

2001年3月19日完成年度更新的羅德島州圖書(shū)館5年規(guī)劃，其主要框架很有典型性。規(guī)劃的主體是方向、優(yōu)先關(guān)注和項(xiàng)目，其中用表格詳盡描述了各個(gè)具體計(jì)劃及其預(yù)算。規(guī)劃的最后具體提出了評(píng)價(jià)的要求和具體計(jì)劃。

使命描述是關(guān)于組織為什么存在基本理由的簡(jiǎn)要說(shuō)明，指出其主要服務(wù)功能和這些功能所針對(duì)的用戶群完全認(rèn)同。不少著名的公司都有簡(jiǎn)潔而廣為人知的使命表述，例如沃爾瑪公司稱(chēng)其使命為“讓老百姓有機(jī)會(huì)買(mǎi)有錢(qián)人買(mǎi)的東西”， 3M公司則是“用創(chuàng)新的方法解決不能解決的問(wèn)題”等。從許多實(shí)例來(lái)看圖書(shū)館規(guī)劃的使命描述沒(méi)有固定的格式，從一句話到多段文字都有[2]。例如芝加哥公共圖書(shū)館的使命描述為：“我們歡迎并支持所有人民享受閱讀，尋求終身學(xué)習(xí)；我們一起努力工作通過(guò)圖書(shū)、服務(wù)項(xiàng)目和其他資源公平地提供信息、思想和知識(shí)；我們相信自由地閱讀、學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)”。

愿景描述是關(guān)于組織發(fā)展未來(lái)所期望前景的描述。在戰(zhàn)略研究中常常進(jìn)行情景描述，那是一種對(duì)于“如果這樣，未來(lái)就會(huì)那樣”的預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)的結(jié)果會(huì)是多種不同的情景，愿景是其中我們所希望的一種情景。

規(guī)劃目標(biāo)和具體目的規(guī)劃目標(biāo)是希望達(dá)到的最終結(jié)果，與愿景聯(lián)系，通常無(wú)法測(cè)度，它一般在長(zhǎng)期規(guī)劃期間不會(huì)改變，甚至不一定能夠完成實(shí)現(xiàn)；而具體目的是為達(dá)到最終結(jié)果所進(jìn)行的具體的、近期的結(jié)果，它包括誰(shuí)來(lái)做、如何做，什么條件和時(shí)間框架等。目的是可測(cè)度的，在規(guī)劃期內(nèi)可能改變。

3 戰(zhàn)略規(guī)劃的研究和制訂

戰(zhàn)略規(guī)劃作為規(guī)劃的一種，更加注重長(zhǎng)期性和遠(yuǎn)見(jiàn)性。據(jù)了解，國(guó)際圖書(shū)館界自1990年開(kāi)始重視戰(zhàn)略規(guī)劃。當(dāng)圖書(shū)館新開(kāi)張或上一個(gè)全新項(xiàng)目時(shí)，當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)，或當(dāng)圖書(shū)館的治理結(jié)構(gòu)發(fā)生重要變化時(shí)，都必須進(jìn)行戰(zhàn)略性的規(guī)劃。由于戰(zhàn)略規(guī)劃是一種應(yīng)對(duì)重大變化的規(guī)視理解變化這個(gè)環(huán)節(jié)，往往需要重新描述組織的使命和愿景，在許多情況下，正式規(guī)劃前要進(jìn)行戰(zhàn)略的研究，會(huì)產(chǎn)生單獨(dú)的報(bào)告。

為深刻認(rèn)識(shí)變化中的組織發(fā)展環(huán)境，一般還要利用一些特殊工具，常用的有環(huán)境監(jiān)測(cè)、競(jìng)爭(zhēng)分析、SWOT分析和預(yù)測(cè)等。它們主要是幫助管理者更好地理解所處的環(huán)境和地位，以便正確地制訂戰(zhàn)略。這些工具和方法都有大量專(zhuān)著和論文介紹，在此不再贅述。

4 國(guó)際圖書(shū)館界規(guī)劃實(shí)踐對(duì)我們的啟示

規(guī)劃對(duì)中國(guó)圖書(shū)館界來(lái)說(shuō)并不陌生。我們?cè)?jīng)處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，制訂計(jì)劃是政府的常規(guī)工作之一。改革開(kāi)放以來(lái)，根據(jù)文化部的要求，也為圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展制訂過(guò)各種計(jì)劃和規(guī)劃[3]。近年來(lái)圖書(shū)館界為了自身的需要也開(kāi)始制訂戰(zhàn)略規(guī)劃。圖書(shū)館進(jìn)行規(guī)劃往往是為了數(shù)字化建設(shè)或新館建設(shè)，還沒(méi)有普遍成為發(fā)展的必要手段。但從公開(kāi)發(fā)表的少數(shù)規(guī)劃全文來(lái)看，有的在結(jié)構(gòu)上已經(jīng)接近國(guó)外的樣式。

5 總結(jié)

分析這些特點(diǎn)，可以看出圖書(shū)館行業(yè)必須進(jìn)行法制建設(shè)，一些重大的行為必須用法律規(guī)定加以規(guī)范，依法辦理；就如現(xiàn)代企業(yè)必須厘定產(chǎn)權(quán)關(guān)系那樣，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，圖書(shū)館也必須明確治理結(jié)構(gòu)，樹(shù)立“利益相關(guān)者”概念。用全社會(huì)稅收投入進(jìn)行的圖書(shū)館建設(shè)，當(dāng)然應(yīng)該有社會(huì)的代表加以監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)

[1]付立宏，袁琳，圖書(shū)館管理教程，武漢大學(xué)出版社，2005.

[2]盛小平，圖書(shū)館知識(shí)管理對(duì)圖書(shū)館管理的創(chuàng)新，圖書(shū)館雜志，2003，（1）.

[3]趙靜，理性、開(kāi)放、和諧的圖書(shū)館，內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2007，（2）.