數(shù)碼照片檔案的新模式管理

摘 要：本文根據(jù)當(dāng)前數(shù)碼照片檔案管理工作中存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀，提出新的管理模式，即計(jì)算機(jī)預(yù)覽-光盤存儲(chǔ)模式，詳細(xì)介紹了如何操作以及數(shù)碼照片檔案新模式管理中的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片；檔案；新模式

數(shù)碼照片是指用數(shù)碼相機(jī)拍攝，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依托計(jì)算機(jī)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)的普及應(yīng)用，各單位形成的數(shù)碼照片越來(lái)越多，其應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。數(shù)碼照片，還沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。因此，如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔和保管，使之進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，是每一個(gè)檔案工作者而臨的新課題，如何加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的管理，成為檔案管理迫在眉睫的重要工作，筆者就數(shù)碼照片的管理模式談幾點(diǎn)看法。

1 數(shù)碼照片檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

隨著擁有數(shù)碼相機(jī)的單位越來(lái)越多，形成的數(shù)碼照片種類日漸繁雜、數(shù)量飛速增長(zhǎng)，各預(yù)立卷單位職能活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片的管理已經(jīng)引起檔案部門的重視，數(shù)碼照片的收集、整理及歸檔情況不容樂(lè)觀，在管理過(guò)程中存在如下問(wèn)題：

1、無(wú)章可循，阻礙了數(shù)碼照片檔案的管理和發(fā)展。制度、規(guī)范是開(kāi)展工作的依據(jù)，到目前為止，還沒(méi)有正式的數(shù)碼照片檔案管理的方法，數(shù)碼照片檔案管理處于一種無(wú)序或各自為戰(zhàn)的狀態(tài)。各單位只是根據(jù)自身?xiàng)l件和業(yè)務(wù)實(shí)際，摸索管理，沒(méi)有形成系統(tǒng)、科學(xué)的管理系統(tǒng)。

2、設(shè)備依賴，影響了數(shù)碼照片檔案的完整性。數(shù)碼照片對(duì)設(shè)備的依賴性大，設(shè)備條件及設(shè)備故障均能影響數(shù)碼照片的安全，在數(shù)據(jù)安全沒(méi)有得到高度重視的情況下，數(shù)據(jù)備份工作不到位是數(shù)碼照片損失最主要的原因，所造成的后果具有毀滅性。另外由于保密工作的要求，辦公用的計(jì)算機(jī)不能直接連接數(shù)碼相機(jī)，有歸檔價(jià)值的數(shù)碼照片只有通過(guò)計(jì)算機(jī)信息擺渡才能移交綜合檔案室，這種設(shè)備條件的限制，導(dǎo)致照片形成者不能及時(shí)或懶于歸檔，影響了歸檔照片的完整性。

3、監(jiān)控不力，降低了數(shù)碼照片檔案的歸檔率。數(shù)碼照片形成的不易監(jiān)控性，造成了數(shù)碼照片形成了多少、都有哪些內(nèi)容，除了形成者自己清楚外，其他人不易了解真實(shí)狀況，導(dǎo)致數(shù)碼照片漏歸的情況。同時(shí)數(shù)碼照片的形成人員和管理人員沒(méi)有明確的責(zé)任分工，人員變動(dòng)造成一部分?jǐn)?shù)碼照片的流失。

4、數(shù)據(jù)不全，影響了數(shù)碼照片檔案的提供利用。數(shù)碼照片得不到系統(tǒng)整理，形成的數(shù)據(jù)不完整，不具備直接檢索條件。在利用未整理的數(shù)碼照片時(shí)，非拍攝者本人很難查找到所需要的數(shù)碼照片，即使是拍攝者本人使用這些數(shù)碼照片時(shí)，由于間隔時(shí)間較長(zhǎng)，拍攝者對(duì)拍攝的內(nèi)容等信息的記憶已經(jīng)模糊，導(dǎo)致數(shù)碼照片的利用也較困難。即使歸檔的數(shù)碼照片，由于沒(méi)有相應(yīng)的管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，檢索利用也比較麻煩。

2 數(shù)碼照片檔案管理模式

針對(duì)當(dāng)前數(shù)碼照片收集、整理和管理中的種種問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況，依據(jù)現(xiàn)有的規(guī)章制度，制訂和整理出適合各自的管理辦法和管理模式，以加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的管理。

1、建章立制，規(guī)范數(shù)碼照片檔案的管理。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），在膠片照片管理制度的基礎(chǔ)上，制訂符合單位特色的數(shù)碼照片管理制度，用以指導(dǎo)數(shù)碼照片檔案的收集、整理、歸檔和提供利用。數(shù)碼照片規(guī)章制度的建立迫在眉睫，只有建立了相應(yīng)的管理制度才能指導(dǎo)工作的開(kāi)展，才能做到有法可依、有章可循。

2、推行新的管理模式，提升數(shù)碼照片檔案的管理水平。數(shù)碼照片的管理模式應(yīng)不斷變化，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。筆者推薦的新的管理模式是：計(jì)算機(jī)預(yù)覽-光盤存儲(chǔ)管理模式。這是目前在不借助專業(yè)管理軟件情況下，最簡(jiǎn)單便捷、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的管理模式。下面介紹這種管理模式的具體做法。

（1）照片收集。把預(yù)立卷單位移交和收集上來(lái)的數(shù)碼照片，按照“年度-類別-照片名稱”的順序建立相應(yīng)的文件夾，把照片存儲(chǔ)在檔案管理員的計(jì)算機(jī)里。

（2）價(jià)值鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

（3）屬性配置。把鑒定后的數(shù)碼照片重新命名、規(guī)范格式。收集和移交上來(lái)的數(shù)碼照片的名稱一般是相機(jī)里的流水號(hào)，歸檔時(shí)需要重新命名。重新命名工作應(yīng)由照片提供者和檔案管理員共同完成，名稱應(yīng)盡量簡(jiǎn)化，并能涵蓋較多的信息，把照片的大概內(nèi)容寫詳細(xì)，便于將來(lái)檢索利用。

（4）數(shù)據(jù)刻錄。將歸檔的數(shù)碼照片按照管理員計(jì)算機(jī)保存數(shù)據(jù)的形式刻錄在不可擦寫的CD或DVD光盤上，備保存和借閱使用。數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。光盤的封面要打印上所保存內(nèi)容的相關(guān)屬性，以便查找。

（5）數(shù)據(jù)修改。修改保存在管理員計(jì)算機(jī)里的數(shù)碼照片文件大小，以便節(jié)省保存空間。具體方法是：右鍵點(diǎn)擊照片，打開(kāi)方式選擇畫圖方式，在畫圖軟件里點(diǎn)擊圖像下的拉伸和扭曲健，在拉伸選擇區(qū)中分別填入10，然后保存即可。修改后的照片是原來(lái)照片大小的10%，一張3-4M的圖片修改后的容量在30-40KB左右。修改后的圖片僅供檢索預(yù)覽用。1G的硬盤大概能存儲(chǔ)3萬(wàn)張左右的照片，大大縮小了硬盤的保存空間。

（6）提供利用。數(shù)碼照片檔案提供利用時(shí)，首先由利用者提供利用需求，先在檔案管理員的計(jì)算機(jī)內(nèi)檢索所需要的照片，預(yù)覽圖片，把需要的照片檔號(hào)記下，根據(jù)檔號(hào)取出相應(yīng)的光盤，然后拷貝所需的照片提供給利用者。

在數(shù)碼照片檔案新的管理模式過(guò)程中，刻錄光盤中所保存的數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，僅為提供利用，而管理員計(jì)算機(jī)里的數(shù)據(jù)是修改后的數(shù)據(jù)，僅供查找瀏覽。兩者即互相對(duì)應(yīng)，又各司其職，即能保存好數(shù)據(jù)，又能節(jié)省存儲(chǔ)空間。

3 數(shù)碼照片檔案管理的幾點(diǎn)建議

在數(shù)碼照片檔案管理過(guò)程中，只要抓住主要矛盾，解決好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就能理順各種關(guān)系，管好、用好數(shù)碼照片檔案。

1、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提升管理水平。由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)碼照片檔案的管理屬于各自為政、孤軍奮戰(zhàn)的狀態(tài)。建議由集團(tuán)公司或院統(tǒng)一推廣專業(yè)的管理軟件或制訂、執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)章制度，這樣有利于進(jìn)一步提高管理水平，推動(dòng)檔案數(shù)字化和信息化的進(jìn)程，更好地適應(yīng)改革調(diào)整的需要。

2、建立數(shù)碼照片檔案收集制度，實(shí)施前端控制。數(shù)碼照片檔案的特性使數(shù)碼檔案的收集比傳統(tǒng)照片檔案的收集更為復(fù)雜，收集好這一新載體形式的照片檔案難度也更大。有些數(shù)碼照片從生成到歸檔跨越了好多部門，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的歸檔制度，理順檔案管理與各預(yù)立卷部門的關(guān)系，在檔案管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，完成對(duì)數(shù)碼檔案照片的生成、積累、歸檔保管等項(xiàng)工作，并配備相應(yīng)的電腦和刻錄設(shè)備，以保證這一新的載體形式檔案收集、歸檔、保管工作的可能性和連續(xù)性。擴(kuò)大數(shù)碼照片的收集范圍，廣泛宣傳，開(kāi)通多方面收集數(shù)碼照片的渠道。只要對(duì)單位發(fā)展有利，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片都應(yīng)該及時(shí)移交檔案室組卷歸檔，豐富照片檔案的多面性和系統(tǒng)性。

3、維護(hù)數(shù)據(jù)的原始性。從維護(hù)檔案原貌的角度來(lái)說(shuō)，數(shù)碼照片歸檔前不建議技術(shù)處理，只要照片拍攝的構(gòu)圖合理、畫面清晰、嚴(yán)肅活波就可以歸檔，確保數(shù)碼照片的原始性、客觀性、真實(shí)性。歸檔后的照片在利用時(shí)由利用者根據(jù)需要自行進(jìn)行后期處理。

4、數(shù)碼照片歸檔前的鑒定要求。歸檔前的鑒定工作，主要是鑒別它的檔案價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已積累但無(wú)保存價(jià)值的數(shù)碼照片。包括對(duì)歸檔照片質(zhì)量、原始性、真實(shí)性的鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰，畫面完整、末加修飾剪裁等特點(diǎn)。

5、數(shù)碼照片不建議沖洗或打印后歸檔。直接將數(shù)碼照片移交歸檔，載體統(tǒng)一，方便檢索和提供利用。

6、及時(shí)歸檔，最好隨時(shí)歸檔。做到及時(shí)歸檔，由照片提供者把相關(guān)的照片信息填寫完整，就能保證歸檔的完整性?；顒?dòng)結(jié)束后及時(shí)將拍攝的照片提交綜合檔案室，由檔案管理人員分類組卷歸檔。

本文僅探索了數(shù)碼照片的管理模式，管理中的其它問(wèn)題沒(méi)有一一列舉，比如檔號(hào)的編制、照片的保存格式、數(shù)碼照片的保管、數(shù)碼照片光盤管理等等。

數(shù)碼照片檔案是航天檔案中不可缺少的重要一類，能夠比較真實(shí)形象的反映航天科研管理工作中的方方面面，管理好數(shù)碼照片刻不容緩。隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的發(fā)展和檔案行政管理制度的不斷完善，數(shù)碼照片檔案的管理理念與管理手段也會(huì)進(jìn)一步豐富與提高。檔案管理工作者要用科學(xué)的發(fā)展觀來(lái)指導(dǎo)自身的實(shí)踐，不斷研究新情況、新問(wèn)題，使數(shù)碼照片檔案的科學(xué)保管和有效利用取得新的進(jìn)展。

作者簡(jiǎn)介

谷全心，男，副研究館員。