檔案保管期限表問(wèn)題及優(yōu)化策略探討

褚麗娜

摘 要：檔案保管期限表是我國(guó)檔案管理與保管工作中的重要指標(biāo)，其不僅具備一定的約束性，而且其在技術(shù)方面具備較強(qiáng)的針對(duì)性，例如：其可根據(jù)檔案的價(jià)值做好保管和鑒定的工作。目前檔案保管期限表在檔案管理的應(yīng)用中，暴露出諸多問(wèn)題，對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生制約，因此，本文通過(guò)對(duì)檔案保管期限表的問(wèn)題進(jìn)行研究，探討優(yōu)化的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理期限表；問(wèn)題研究；策略探討

檔案管理期限表本身即是一個(gè)系統(tǒng)性較強(qiáng)的概念，而且其在檔案管理工作中具有較高的指導(dǎo)功能，直接關(guān)系到檔案的趨向。我國(guó)在檔案管理的發(fā)展中，制定出多項(xiàng)檔案保管期限表，都存在實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題，但是其恰好證明了檔案管理的發(fā)展和改進(jìn)，在不斷進(jìn)步中，深化檔案保管期限表的管理作用，確保期限表在檔案管理中的地位。

1 檔案保管期限表的性質(zhì)

期限表在檔案保管中的使用具備明顯特性，依據(jù)主要特性發(fā)揮檔案保管期限表的意義，對(duì)期限表的性質(zhì)做以下分析：

操作性質(zhì)。操作性質(zhì)是檔案管理期限表特殊具備的，而且其可衡量檔案管理的水平，通過(guò)操作性質(zhì)，促使檔案管理期限表內(nèi)涉及的各項(xiàng)條款保持針對(duì)性，不僅要求其可適用于文書(shū)檔案，而且可明確提出檔案保管的屬性和類(lèi)別，利于保管人員鑒定。

權(quán)威性質(zhì)[1]。權(quán)威性質(zhì)主要是指在檔案管理中，期限表可產(chǎn)生一定的約束性，為檔案管理提供規(guī)范化的保障，同時(shí)檔案管理期限表通過(guò)權(quán)威性質(zhì)可強(qiáng)制執(zhí)行部分管理行為，明確規(guī)定檔案管理活動(dòng)中產(chǎn)生的責(zé)任，避免出現(xiàn)推卸、拒絕等類(lèi)型的問(wèn)題。

科學(xué)性質(zhì)?？茖W(xué)性質(zhì)作用在檔案管理的價(jià)值層面，通過(guò)檔案保管期限表為檔案管理活動(dòng)提供理論支持，進(jìn)而為檔案鑒定提出基礎(chǔ)保障，保障檔案管理的時(shí)效性，同時(shí)檔案保管期限表的科學(xué)特性通過(guò)檔案管理的條款、內(nèi)涵體現(xiàn)。

2 檔案保管期限表的現(xiàn)狀

檔案保管期限表的應(yīng)用可體現(xiàn)在檔案管理的多項(xiàng)工作中，例如：檔案鑒定、檔案期限等，不僅為檔案管理提供質(zhì)量保障，而且優(yōu)化檔案管理的資源配置，但是目前檔案保管期限表確實(shí)存在諸多問(wèn)題，具體分析如下：

2.1 檔案保管期限表的條款問(wèn)題

期限表中出現(xiàn)的條款問(wèn)題，主要是內(nèi)容太簡(jiǎn)單、條款不豐富。檔案保管期限表中的內(nèi)容偏重于檔案的大框，如來(lái)源、種類(lèi)，但實(shí)際檔案保管過(guò)程中，極其需要檔案保管期限表更偏重于案例和注解，保障信息多樣性[2]。檔案保管期限表的條款在多次修訂的過(guò)程中，基本是采取條款合并、條款刪除的模式，基本未涉及條款增加項(xiàng)目，導(dǎo)致期限表與檔案保管互相矛盾。

2.2 檔案保管中的尺度和檔次問(wèn)題

檔案保管期限表中的尺度和檔次問(wèn)題，是檔案保管的兩大衡量因素，首先尺度可以協(xié)助期限表衡量檔案保管的價(jià)值，不論是社會(huì)各個(gè)階層由于什么原因形成檔案，都可通過(guò)尺度對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，但是實(shí)際期限表無(wú)法將各級(jí)檔案分層次保管；檔案保管中的檔次問(wèn)題是指期限表無(wú)限制的延長(zhǎng)檔案的保存期限，導(dǎo)致檔案保管產(chǎn)生嚴(yán)重的依賴(lài)性，造成資源浪費(fèi)。

2.3 檔案保管期限表的不平衡問(wèn)題

我國(guó)檔案期限表過(guò)分注重典型檔案的保存，忽視了檔案保存的詳細(xì)性，造成不平衡的問(wèn)題管理，同時(shí)影響到我國(guó)科研工作對(duì)資料的需求度，不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的利用。

3 檔案保管期限表問(wèn)題的解決措施

針對(duì)我國(guó)檔案保管期限表中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行實(shí)質(zhì)性探討，結(jié)合檔案管理的要求，提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化策略，解決檔案保管期限表中存在的制約問(wèn)題：

3.1 檔案保管期限表中的條款優(yōu)化

對(duì)檔案保管期限表中的條款實(shí)行優(yōu)化處理，保障其具備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)性和知識(shí)性，可以保障其為檔案保管提供專(zhuān)指依據(jù)[3]。首先在條款中明確保管期限，不論是否屬于館內(nèi)保存的檔案，必須通過(guò)條款規(guī)定保存期限，明確各類(lèi)型檔案的保存期限，如果檔案到期，立即采取相關(guān)的處理措施，避免出現(xiàn)檔案保管無(wú)時(shí)限延長(zhǎng)，保障檔案保管始終處于流動(dòng)的狀態(tài)；其次通過(guò)條款細(xì)致劃分檔案保管的責(zé)任，例如：條款中對(duì)各種類(lèi)型的檔案設(shè)置相適應(yīng)的銷(xiāo)毀日期，利用條款規(guī)定保管員的責(zé)任，必須依據(jù)條款規(guī)定，將到期的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，避免檔案保管只進(jìn)不出的情況，只有通過(guò)檔案保管期限表嚴(yán)格控制檔案銷(xiāo)毀，才可防止檔案保管中出現(xiàn)持續(xù)不斷的問(wèn)題；最后實(shí)現(xiàn)檔案保管期限表中的條款與檔案之間相互對(duì)應(yīng)，保障兩者之間形成清晰的關(guān)系，例如：保持兩者之間對(duì)應(yīng)的關(guān)系，可提高期限表的操作性，進(jìn)而提高期限表的鑒定速率。

3.2 提升檔案保管期限表的衡量標(biāo)準(zhǔn)

促使檔案保管期限表提升衡量標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)明確檔案保管期限實(shí)現(xiàn)，在對(duì)檔案保管期限表進(jìn)行編制的過(guò)程中，必須著重體現(xiàn)操作、實(shí)用兩項(xiàng)因素，才可發(fā)揮檔案保管期限表的衡量作用。首先檔案保管期限表需構(gòu)建全面、清晰的體系，約束保管行為，保障期限表的范圍可容納所有需要保管的檔案，以便在對(duì)保管檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，能夠搜尋到符合實(shí)際情況的檔案保管期限表內(nèi)容；其次提高檔案保管期限表衡量的系統(tǒng)性，其主要是將期限表的尺度和檔次，構(gòu)建成一定的邏輯關(guān)系，保障此兩大因素與檔案管理遵循系統(tǒng)性的變化規(guī)律，進(jìn)而利用檔案保管期限表對(duì)檔案進(jìn)行整理，保障層次和調(diào)理，方面保管員管理，同時(shí)也便于使用；最后是保持檔案保管期限表衡量的準(zhǔn)確性，避免利用檔案保管期限表對(duì)檔案進(jìn)行衡量時(shí)，產(chǎn)生歧義，例如：盡量減少歧義詞的使用，如不可避免出現(xiàn)歧義詞，必須對(duì)其進(jìn)行正確解釋的備注，進(jìn)而杜絕檔案管理中出現(xiàn)過(guò)大的彈性，保障保管人員在使用檔案保管期限表時(shí)，可清晰、準(zhǔn)確的掌握保管的意圖和含義[4]。因此，提高檔案保管期限表的準(zhǔn)確性，對(duì)檔案保管具備深層次的指導(dǎo)意義，同時(shí)可保障檔案保管的規(guī)范化和條理性。

3.3 保障檔案保管期限表的整體性

通過(guò)有效的手段，保障檔案管理期限表的整體性，可體現(xiàn)期限表的價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的分層，畢竟我國(guó)相關(guān)部門(mén)在形成檔案時(shí)，既體現(xiàn)出不同層次檔案的差異，又體現(xiàn)出檔案的多樣性，綜合考量檔案保管的多層因素，必須系統(tǒng)的提高檔案保管期限表的整體性，才可實(shí)現(xiàn)檔案保管的平衡對(duì)待，首先為保障期限表的整體性和平衡性，必須時(shí)刻保持期限表的升級(jí)和改進(jìn)，如發(fā)現(xiàn)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案保管的內(nèi)容或條款，立即對(duì)其采取更換、調(diào)整措施，例如：我國(guó)部門(mén)機(jī)關(guān)單位的檔案保管，既不具備中央檔案保管的特點(diǎn)，又不同于基層檔案保管，對(duì)其可以國(guó)家檔案為背景，在單位上可實(shí)行留存處理，或者實(shí)行永久性保存，利用檔案保管期限表為機(jī)關(guān)檔案發(fā)掘合適的保管位置；其次為協(xié)調(diào)檔案保管期限表的整體性，對(duì)各級(jí)部門(mén)中的檔案實(shí)行層次性保管，如不同層次的檔案出現(xiàn)矛盾時(shí)，可按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，始終偏重高層或始終偏重基層，實(shí)現(xiàn)檔案保管的合理處理；最后根據(jù)保管檔案的價(jià)值，優(yōu)化檔案保管期限表中的類(lèi)型、級(jí)別規(guī)定，保障期限表中可實(shí)現(xiàn)各類(lèi)型檔案的優(yōu)質(zhì)保管，滿(mǎn)足社會(huì)各界以及國(guó)家各個(gè)部門(mén)的需求，形成合法、合理的檔案保管期限表。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)沿用統(tǒng)一的檔案管理期限表，促使我國(guó)檔案管理保持在統(tǒng)一的水平，進(jìn)而達(dá)到全國(guó)檔案管理的同步，雖然我國(guó)在檔案管理期限表的問(wèn)題上態(tài)度比較明確，但是還需對(duì)其采取改進(jìn)的措施，保障檔案保管期限表在完善的過(guò)程中，朝向更加專(zhuān)業(yè)、技術(shù)的方向發(fā)展，形成檔案管理的有效體系，深化檔案管理在文書(shū)檔案中的意義。

參考文獻(xiàn)

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[4] 陳艷.談如何做好《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》編制工作[J].北京檔案，2011（02）.