淺析校園辦公系統(tǒng)OA

段鑫

摘 要：本文主要介紹了基于工作流技術(shù)的校園辦公系統(tǒng)OA的發(fā)展現(xiàn)狀、系統(tǒng)需求以及各種應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：校園；辦公自動(dòng)化；OA

1 OA與工作流技術(shù)

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動(dòng)化。在校園里，自然成了校園辦公系統(tǒng)OA。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

工作流技術(shù)（Workflow）就是工作流程的計(jì)算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計(jì)算機(jī)以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示，并對(duì)其實(shí)施計(jì)算。工作流要解決的主要問(wèn)題是：為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個(gè)參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或是任務(wù)。工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System，WfMS）的主要功能是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過(guò)程中中國(guó)之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2 現(xiàn)狀

2.1 初級(jí)階段

以結(jié)構(gòu)化模塊數(shù)據(jù)處理為主要核心組成部分?；陉P(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和文件系統(tǒng)以及簡(jiǎn)易日常辦公信息技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。

2.2 中級(jí)階段

隨校園規(guī)模不斷擴(kuò)大，校園OA“超越時(shí)空”的應(yīng)用需求強(qiáng)烈。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)性技術(shù)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了各種在線辦公等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了辦公人員的工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營(yíng)效率。此階段工作流技術(shù)得到了應(yīng)用。

2.3 高級(jí)階段

OA應(yīng)用發(fā)展越來(lái)越成熟，已經(jīng)深入到校園內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為校園數(shù)字信息化的一個(gè)重要組成部分。校園各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為辦公人員提供高效的協(xié)同工作環(huán)境。

3 需求分析

目前很多校園處于手工落伍式工作模式，隨著校園信息化深入，少數(shù)組織部門開發(fā)適用于本的信息管理系統(tǒng)，但是各部門只是各自處理獨(dú)立的業(yè)務(wù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的高效協(xié)同工作。

3.1 協(xié)同工作模式（基于工作流）

協(xié)同工作就是指多個(gè)人共同完成一件或者多件事項(xiàng)。齊心協(xié)力、共同工作。協(xié)調(diào)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體，協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過(guò)程或能力。校園OA提供具有工作流性質(zhì)的處理過(guò)程和監(jiān)督功能，解決多部門協(xié)作問(wèn)題，推動(dòng)部門間的高效率協(xié)作。

工作流（Workflow），就是“業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過(guò)程自動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。

基于工作流協(xié)同工作模式，采用工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型和工作流技術(shù)中的工作流引擎，利用其基本構(gòu)件以及這些基本部件之間的接口：流程定義、調(diào)用、管理監(jiān)控等可以使整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有交互性，同時(shí)也能夠極大的降低系統(tǒng)重新開發(fā)的成本。

3.2 集成化辦公

集成化辦公的環(huán)境是一個(gè)以信息處理為內(nèi)容的綜合性的通用系統(tǒng)，采用客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，核心為信息發(fā)布和信息管理兩個(gè)主要部分，為用戶提供從信息發(fā)布、傳送到管理、檢索的一體化服務(wù)。

創(chuàng)造一個(gè)集成化的辦公環(huán)境，為工作人員提供多功能的桌面辦公環(huán)境，解決辦公人員處理不同事務(wù)需要使用不同工作環(huán)境的問(wèn)題。提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺(tái)，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過(guò)程相分割的問(wèn)題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性。

3.3 無(wú)紙化辦公

利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。支持信息傳遞，解決由人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)工作效率和可靠性的有效提高。

具有部分功能子系統(tǒng)，如圖所示：

4 總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是數(shù)字校園系列軟件的重要組成部分，緊密結(jié)合校園業(yè)務(wù)，全面貫通高校內(nèi)部經(jīng)脈，通過(guò)對(duì)校園各部門辦公要素的整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)旨在為校園內(nèi)部各級(jí)組織部門之間建立起一種開放的、網(wǎng)絡(luò)化的、高效的辦公新環(huán)境，以一套完善的支持群體協(xié)作、流程控制、信息發(fā)布及控制功能的應(yīng)用軟件，為校園內(nèi)部管理和外部交流提供全面信息的傳遞、處理渠道。

實(shí)施校園辦公自動(dòng)化，是校園辦公管理工作的一場(chǎng)革命，是校園走向教育現(xiàn)代的必然選擇，它不僅改變了傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣、方式和方法，更是對(duì)校園行政管理和教職工的工作提出更高、更嚴(yán)格的要求；實(shí)施校園辦公自動(dòng)化，是運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和方法，把大量的日常辦公管理工作實(shí)行電子化，從而使過(guò)去許多能做做不好，想做不能做的事情在校園辦公自動(dòng)化管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)；實(shí)施校園辦公自動(dòng)化，是希望通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的集成運(yùn)用，將校園的管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)完成，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作流程的順暢流通，超越時(shí)間、空間和部門分隔的制約，提高單位信息透明度和單位工作效率；實(shí)施校園辦公自動(dòng)化，是希望通過(guò)這個(gè)過(guò)程建立新型的教育教學(xué)管理機(jī)制，進(jìn)一步提高校園的管理效能。

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