論企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理與信息化發(fā)展

喬丹丹

摘 要：隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進(jìn)行檔案管理相當(dāng)于將各類知識進(jìn)行濃縮、融匯，是信息的傳承。認(rèn)識到檔案管理的重要性，并對其進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，可以達(dá)到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；重要性

檔案，可以說是人類文化與知識的結(jié)晶，對其進(jìn)行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進(jìn)行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。

1 對檔案信息進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障

我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進(jìn)行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發(fā)與利用檔案信息是企業(yè)求生存、求發(fā)展的需要。在市場經(jīng)濟(jì)的法則下，適者才能得到生存，與時俱進(jìn)的強(qiáng)者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進(jìn)則退。所以，高明的智者或聰慧的企業(yè)家都能做到與時俱進(jìn)，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。

1.1 檔案信息的生命力源于開發(fā)與利用

首先，要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，企業(yè)就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障企業(yè)與時俱進(jìn)的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應(yīng)用等各方面的信息持有，并從中進(jìn)行科學(xué)地整理、分類歸檔以及動用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行錄入，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。

其次，在信息的開發(fā)與利用的時候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進(jìn)而提高信息開發(fā)與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現(xiàn)實性強(qiáng)、參考價值大，就必然會引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個方面。

1.2 提供的檔案信息要及時準(zhǔn)確

信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應(yīng)以獵人般的敏銳嗅覺、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集。為了確保信息的及時與準(zhǔn)確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申報標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強(qiáng)，從而保證信息提供的時效性。

2 建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性

2.1 建立信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺

建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因為任何一個企業(yè)不能做到與時俱進(jìn)，就有可能被時代發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實力。為什么有的企業(yè)發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的企業(yè)可以發(fā)展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視信息開發(fā)利用的程度。運用網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享，其效能是顯而易見的。

2.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，做到信息共享，共同開發(fā)與利用

企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機(jī)管理就能使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，因為隨著社會經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運用計算機(jī)的管理功能，就能使檔案信息達(dá)到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參考及時的顯著優(yōu)勢。

2.3 建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺強(qiáng)化檔案管理功能的需要

作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優(yōu)勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當(dāng)多的信息。因此，要把信息的開發(fā)與利用納入現(xiàn)代化管理工作之中，并不斷強(qiáng)化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質(zhì)量。企業(yè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，就為企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò)獲得大量信息，對信息及時進(jìn)行分類開發(fā)編著。把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與檔案管理信息系統(tǒng)建立相關(guān)公開信息的鏈接就可以共享資源，在節(jié)約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發(fā)利用。企業(yè)各職能部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息進(jìn)行有效的利用與開發(fā)，從此提高其工作效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮職能部門的作用，為企業(yè)增創(chuàng)效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點，切實搞好跟蹤服務(wù)。對企業(yè)的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務(wù)，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標(biāo)準(zhǔn)及要求，事中進(jìn)行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進(jìn)行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業(yè)有價值的信息都應(yīng)為檔案收集的內(nèi)容，以保證館藏質(zhì)量。以此享有豐富的信息量，開發(fā)才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。檔案管理工作職能的加強(qiáng)，就在于把檔案開發(fā)利用的價值植于生產(chǎn)，科研的建設(shè)之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，從而獲得新的效益。

3 著力提高檔案工作者的素質(zhì)及信息開發(fā)與利用的能力

檔案的管理部門在認(rèn)清企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用的重要性同時，也理應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的科學(xué)性，信息開發(fā)與利用的價值性和獨特性進(jìn)入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應(yīng)及時地進(jìn)行分類、鑒別及收錄，為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質(zhì)與能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。為此，要強(qiáng)化五種意識：

3.1 強(qiáng)化學(xué)習(xí)與運用現(xiàn)代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力

檔案工作者有別于其他專業(yè)，不僅專業(yè)性強(qiáng)，也要求其涉獵現(xiàn)代化管理知識，科學(xué)技術(shù)知識以及與檔案管理相關(guān)的法律知識等。應(yīng)當(dāng)提供檔案管理工作人員進(jìn)修提高的機(jī)會，以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。

3.2 強(qiáng)化超前意識，豐富檔案信息

檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，了解企業(yè)產(chǎn)品更新與發(fā)展的動態(tài)，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標(biāo)準(zhǔn)。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細(xì)化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門，為理順企業(yè)管理服務(wù)。

3.3 強(qiáng)化精通業(yè)務(wù)意識，不斷吸納新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與要求

業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要融會貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識并適時地補(bǔ)充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發(fā)與利用

工作。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理質(zhì)量。因為這是檔案管理現(xiàn)代化的一個顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準(zhǔn)點，審時度勢地進(jìn)行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進(jìn)而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益得到顯著的提高。