淺談如何做好房產(chǎn)檔案管理

摘 要：房產(chǎn)檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分，檔案是各種信息的載體，是一種資源。它對政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)信息的儲存、傳遞、交流起到了工具的作用，具有生產(chǎn)力的要素。房產(chǎn)檔案管理隨著社會實(shí)踐的需要而產(chǎn)生、存在和發(fā)展，它是社會進(jìn)步的標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；地位；系統(tǒng)；抗風(fēng)險(xiǎn)能力

1 房產(chǎn)檔案管理的幾個(gè)特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案管理包括產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理兩部分。房產(chǎn)檔案管理具有其自身的特殊性。

1.1 房產(chǎn)檔案管理具有法律依據(jù)性

房產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行業(yè)為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房產(chǎn)檔案是重要的法律依據(jù)。

1.2 房產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性

造成房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性主要有兩個(gè)方面的原因：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化。例如房屋的狀態(tài)變動(dòng)，房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產(chǎn)檔案的變化。包括房產(chǎn)測量方法的變化，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等。

1.3 房產(chǎn)檔案管理具有區(qū)域壟斷性

房產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房產(chǎn)管理的過程中處于對本地區(qū)房產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房產(chǎn)業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的穩(wěn)定。

2 房產(chǎn)檔案的地位和作用

房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)政策性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，搞好房產(chǎn)檔案管理工作，對城市建設(shè)和管理有著重要的作用。

2.1 房產(chǎn)檔案管理為政府政策的制定提供參考材料

隨著社會的發(fā)展，無論是對重大問題的戰(zhàn)略決策，還是對一般問題的具體研究，都力求萬無一失。而要做到?jīng)Q策準(zhǔn)確、科學(xué)都需要大量的信息作基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案主要保存著城市房屋的布局、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、數(shù)量、用途和建設(shè)密度等內(nèi)容的檔案資料，是一種不斷累積、永續(xù)不絕的信息庫，其中蘊(yùn)藏著極為豐富的歷史經(jīng)驗(yàn)信息，可以為政府制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃和城市規(guī)劃建設(shè)、管理等方面的決策提供可靠依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策必不可少的條件之一。可以說房產(chǎn)檔案是政府進(jìn)行房產(chǎn)決策的得力助手和重要條件。

2.2 房產(chǎn)檔案管理是提高房產(chǎn)工作效益的必要條件，為城市房產(chǎn)建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)

房產(chǎn)檔案記錄了歷史上大量房地產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍方面的信息，位房產(chǎn)業(yè)其他工作提供了極大的方便，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)和無效勞動(dòng)；它還記錄了大量的房屋建筑方面的數(shù)據(jù)，為房產(chǎn)業(yè)的日常管理及房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、分割拍賣、交換、改建、擴(kuò)建、新建等產(chǎn)權(quán)異動(dòng)和房屋結(jié)構(gòu)狀況的變更提供了科學(xué)依據(jù)。

2.3 房產(chǎn)檔案工作是維護(hù)房地產(chǎn)業(yè)真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作

房產(chǎn)檔案工作把房地產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的全部檔案，按其本來面目完整、系統(tǒng)地保存下來。使其不遭到自然的和人為的破壞，不容許任何人歪曲篡改，使人們從這些檔案中能全面、真實(shí)地看到某些房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的過程，既維護(hù)了檔案的完整與安全，又維護(hù)了房地產(chǎn)業(yè)的真實(shí)面貌，并能體現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)的立足之本——誠信。假如不建立房地產(chǎn)檔案工作或建立不健全。必然會造成檔案的雜亂殘缺，要維護(hù)檔案的完整是不可能的，這勢必給房地產(chǎn)業(yè)乃至子孫后代帶來難以彌補(bǔ)的損失。

3 房產(chǎn)檔案管理的開發(fā)與利用

3.1 做好房產(chǎn)的檔案、資料收集、整理工作，做好收集及時(shí)、整理完整

房地產(chǎn)檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內(nèi)容。圖，是指房地產(chǎn)平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權(quán)屬范圍，形象直觀；檔，是指產(chǎn)權(quán)文字檔案，反映產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，詳盡細(xì)致，真實(shí)可靠；卡，是指房地產(chǎn)卡片，包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，它概括了檔案的內(nèi)容，彌補(bǔ)了圖的不足，反映產(chǎn)權(quán)簡潔明白。冊，即房地產(chǎn)登記薄冊，包括登記收件薄、發(fā)證記錄薄、房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)證審批總冊等，是根據(jù)房屋所有權(quán)登記成果和分類管理需要而填制的，是產(chǎn)權(quán)狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結(jié)合，才能真正把產(chǎn)權(quán)反映準(zhǔn)確。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)的提高，加強(qiáng)經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)

對于檔案管理人員的使用要嚴(yán)格。一要讓其對檔案工作有明確的認(rèn)識，懂得檔案工作的重要意義，喜歡并熱愛這份工作；二要對組織檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷豐富其檔案理論知識，以提高實(shí)踐業(yè)務(wù)水平；三要了解社會各個(gè)方面對檔案信息資源的需求及事實(shí)發(fā)展情況，提高檔案的查準(zhǔn)率和查全率，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，發(fā)揮好檔案管理工作的社會效益。

3.3 提高房地產(chǎn)檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，需要不斷調(diào)高認(rèn)識。從政府層面來說，必須充分研究房產(chǎn)檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，東莞市房產(chǎn)局已將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，使其能基本完成產(chǎn)權(quán)登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。并開發(fā)一個(gè)包括房產(chǎn)檔案管理在內(nèi)的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。能夠容納包括產(chǎn)權(quán)檔案接收、抵押檔案接收、檔案管理、檔案入庫及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作流程。實(shí)行聯(lián)網(wǎng)辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產(chǎn)權(quán)管理規(guī)律和房產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)管理工作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、程序化和信息化。

如圖1所示，本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)由兩部分構(gòu)成，即內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)為房產(chǎn)局內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)房產(chǎn)數(shù)據(jù)及圖形的錄入、檢索、修改以及統(tǒng)計(jì)、打印，是房產(chǎn)管理系統(tǒng)的核心。外網(wǎng)主要完成房產(chǎn)信息的對外發(fā)布及查詢。

本系統(tǒng)的運(yùn)行模式采用C/S（客戶/服務(wù)器）模式與B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式相結(jié)合的混合模式。對于房產(chǎn)局內(nèi)部的用戶，采用C/S模式，可降低系統(tǒng)開發(fā)難度，提高信息安全性；對于房產(chǎn)局外部的外部采用B/S模式，充分利用internet和internet的便捷，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地提供服務(wù)，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱有關(guān)房產(chǎn)檔案的信息。

（四）建立健全房產(chǎn)的檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。房產(chǎn)檔案管理制度也要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展，所以建立健全必要的規(guī)章制度是十分重要的。有了適當(dāng)?shù)囊?guī)章制度，檔案管理工作才有章可循、才能健康發(fā)展、才能逐步形成制度化、規(guī)范化、科學(xué)化；才能使利用者自覺地按制度進(jìn)行利用。

總之，管理好房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)業(yè)的重要工作之一，也是進(jìn)行其他房產(chǎn)業(yè)務(wù)必要的前提條件，是房地產(chǎn)工作不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。房產(chǎn)檔案不容忽視，優(yōu)化管理刻不容緩。

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作者簡介

祝樂詩（1983—），女，東莞市麻涌鎮(zhèn)規(guī)劃房產(chǎn)管理所