用法律意識(shí)做好企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)和員工利益的重要保障

李東廣?劉瑩瑩

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基本建設(shè)以及各項(xiàng)管理等活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌、合法權(quán)益的歷史憑證，是企業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，同時(shí)也是在企業(yè)處理各種糾紛的重要法律依據(jù)。因此，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。所以作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)和職工利益的重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；法制意識(shí)；檔案工作；勞動(dòng)關(guān)系；改制企業(yè)；合法權(quán)益

1 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

隨著目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了深刻的變化，一些國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、重組、兼并或轉(zhuǎn)制，民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外商、個(gè)體工商戶等新的經(jīng)濟(jì)組織逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，和職工就業(yè)的主題。然而在國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)和兼并重組等過(guò)程中，企業(yè)身份轉(zhuǎn)變和檔案管理問(wèn)題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，經(jīng)過(guò)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制的國(guó)有企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現(xiàn)象。更有甚是，一些新的經(jīng)濟(jì)組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時(shí)更新、補(bǔ)充新產(chǎn)生的職工的個(gè)人材料，導(dǎo)致職工的檔案不準(zhǔn)確、不完善。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。部分國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)后職工被分流，但是職工檔案沒(méi)有被帶走，一些民營(yíng)企業(yè)或外資企業(yè)只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一起交由綜合企業(yè)管理部門或破產(chǎn)企業(yè)的主管部門保管?？傊?，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個(gè)人檔案，導(dǎo)致職工個(gè)人履歷斷檔，不能完整反映職工個(gè)人工作經(jīng)歷。三是部分企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范、保管存在安全隱患。有些企業(yè)職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉(cāng)庫(kù)角落，既沒(méi)有防火、防潮措施更沒(méi)有防盜設(shè)備，檔案丟失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。四是借閱和傳遞手續(xù)不規(guī)范。部分單位和企業(yè)在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規(guī)范的現(xiàn)象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無(wú)借條，調(diào)轉(zhuǎn)無(wú)手續(xù)和回執(zhí)，有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)檔案管理的缺失或錯(cuò)誤，直接導(dǎo)致職工在辦理退休、養(yǎng)老、住房公積金等事宜時(shí)無(wú)法提供完整的法律依據(jù)，致使職工或企業(yè)利益受損，或有甚是導(dǎo)致企業(yè)和職工對(duì)簿公堂。

2 檔案是企業(yè)法律舉證的重要依據(jù)

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多，做好企業(yè)檔案管理它將為企業(yè)各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。企業(yè)要想順利發(fā)展減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時(shí)的企業(yè)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致的保存好，既有時(shí)效性又有真實(shí)性，較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案，才能在各種經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。而我國(guó)現(xiàn)行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”。然對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對(duì)證據(jù)的確認(rèn)，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過(guò)程中，誰(shuí)能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對(duì)原告來(lái)說(shuō)是維權(quán)的重要手段，對(duì)被告來(lái)說(shuō)是有力的抗?fàn)?，?duì)法官來(lái)說(shuō)是尋求公正判決的合理支點(diǎn)，一經(jīng)采信證據(jù)，就會(huì)依據(jù)法判決。所以，企業(yè)在應(yīng)對(duì)各種有關(guān)經(jīng)濟(jì)和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，特別是有關(guān)文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實(shí)真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護(hù)權(quán)益、討回公道。因此，從某方面來(lái)說(shuō)做好企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)的檔案管理，對(duì)維護(hù)企業(yè)和員工的利益來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，同時(shí)還是法律舉證的重要依據(jù)之一。

3 用法制意識(shí)搞好企業(yè)檔案管理

3.1 企業(yè)檔案管理融入法制意識(shí)的重要性和方法

既然企業(yè)檔案是企業(yè)處理各種糾紛的重要法律依據(jù)，因此企業(yè)檔案管理人員就要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)要求妥善做好企業(yè)檔案管理，在形成檔案之初就要樹(shù)立法制意識(shí)，本著實(shí)事求是的態(tài)度和證據(jù)的角度進(jìn)行收集、整理、管理企業(yè)檔案。但企業(yè)管理千頭萬(wàn)緒怎么從法律證據(jù)的角度管理企業(yè)檔案呢？這就要求企業(yè)檔案管理人員要弄清楚證據(jù)存在的基本要素。企業(yè)管理雖然表面非常發(fā)雜，但萬(wàn)變不離其宗，不論業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)資金，企業(yè)文化、企地關(guān)系等等，都離不開(kāi)企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。所以取證、索證無(wú)時(shí)不有，就看從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工有沒(méi)有法制意識(shí)與覺(jué)悟。所以企業(yè)機(jī)關(guān)文秘人員特別是檔案管理人員要對(duì)身邊的小事、碎事留個(gè)心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項(xiàng)要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習(xí)慣；要有程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據(jù)等等這些都是證據(jù)的基本要素，一句話：證據(jù)要的是原汁原味，這是最關(guān)鍵要素。

3.2 做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定，健全檔案管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期參加地方檔案行政部門組織知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德和愛(ài)崗敬業(yè)教育，使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)企業(yè)需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障

為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動(dòng)人事保障部門應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個(gè)企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?jiàn)，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對(duì)轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查，對(duì)職工檔案達(dá)不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟，不走過(guò)場(chǎng)，以法辦事。

4 案例分析說(shuō)明

勞動(dòng)爭(zhēng)議案。安陽(yáng)市某煤炭企業(yè)始建于1969年，李某自建礦初被招進(jìn)該企業(yè)工作，并任該企業(yè)工會(huì)副主席職務(wù)。該企業(yè)規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)干部到達(dá)53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴(yán)，為了拖延退居二線日期，李某托關(guān)系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實(shí)年齡。按照身份證真實(shí)年齡2011年李某該退居二線，但是李某說(shuō)自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結(jié)果，該煤炭企業(yè)按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據(jù)檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業(yè)告上了法庭。法院經(jīng)過(guò)調(diào)查取證一審認(rèn)為：該員工省份證年齡到達(dá)該煤炭企業(yè)規(guī)定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時(shí)，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認(rèn)證和物證，請(qǐng)求法庭支持。二審認(rèn)定舉證事實(shí)有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理關(guān)系到企業(yè)和員工的根本利益，所以用科學(xué)積極的態(tài)度去搞好企業(yè)檔案管理，并將法制意識(shí)融入到企業(yè)檔案管理中，是全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、實(shí)現(xiàn)以人為本、維護(hù)企業(yè)利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻(xiàn)

[1]《中國(guó)檔案》 2010第4期；

[2]中國(guó)管理科學(xué)文獻(xiàn) 《企業(yè)職工檔案管理》2008年版；

[3]《企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策》山西檔案2011 S1期。