淺談醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療器械設(shè)備、基建工程、會計、統(tǒng)計等各項工作的歷史，是領(lǐng)導(dǎo)決策、制定工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實踐并協(xié)調(diào)各項工作正常運(yùn)行的參考資料?？茖W(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，可再現(xiàn)醫(yī)院工作業(yè)績和管理水平，對醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展具有重要意義。

1 提高意識，加大對醫(yī)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

醫(yī)院檔案部門要大力宣傳檔案工作，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案意識，尤其要求各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人增強(qiáng)法律觀念，使人們認(rèn)識到文件材料歸檔，也是各科室的職責(zé)范圍，是執(zhí)行國家法規(guī)的需要，從而增強(qiáng)依法治檔的積極性，使各部門在抓檔案工作中顧全大局，為檔案室的綜合管理提供資料，為豐富檔案室藏創(chuàng)造條件。檔案工作作為醫(yī)院工作的重要組成部分，雖然只是醫(yī)院主體業(yè)務(wù)部門管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療管理等各項工作所依據(jù)的重要信息。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實加強(qiáng)對醫(yī)院檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度，將其提上日程，納入醫(yī)院工作規(guī)劃、年度計劃、管理體系及崗位責(zé)任制，在組織上給予檔案工作有力的保障。

2 健全制度，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。公文制發(fā)是推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)得怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量。因此，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。文件歸檔要以本單位形成的文件為主，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)醫(yī)院檔案工作中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

3 轉(zhuǎn)變觀念，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理人工作的水平和成效。首先，醫(yī)院應(yīng)由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，把檔案工作同醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫，適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要。只有檔案管理人員的思想素質(zhì)跟上時代的節(jié)拍，開拓進(jìn)取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，檔案管理人員在日常工作中要刻苦學(xué)習(xí)專業(yè)知識，苦練基本功，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

4 權(quán)責(zé)明確，建立醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任負(fù)責(zé)、各科室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級管理模式。這種管理模式，有利于“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管”工作要求的貫徹執(zhí)行，有利于監(jiān)督醫(yī)院各職能部門檔案工作的進(jìn)展情況，有利于醫(yī)院檔案的收集、歸檔、利用等工作環(huán)節(jié)的過程控制，有利于解決醫(yī)院檔案工作在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等方面的問題。

5 注重實效，積極做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫(yī)院檔案部門要立足本職，調(diào)整服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變坐等上門提供為超前跟蹤服務(wù)，多途徑、多角度、多層次地開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院及社會公眾提供醫(yī)療信息。要實現(xiàn)醫(yī)院信息資源一體化管理加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的橫向聯(lián)系，通過對醫(yī)院檔案、病案、圖書資料、情報信息實行一體化管理，將準(zhǔn)確、翔實的信息綜合加工后，以供領(lǐng)導(dǎo)決策、臨床醫(yī)療、醫(yī)院管理、醫(yī)學(xué)科研使用。此外，還可以打破醫(yī)院之間的界限，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。檔案管理人員要積極主動地編制形式多樣，體系完整的檢索工具，為醫(yī)院文明檢查評比、等級醫(yī)院評審、“十佳”醫(yī)院評審和醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、黨務(wù)等工作提供真實可靠的檔案依據(jù)，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

6 加大投入，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必需的條件。一方面，要配備現(xiàn)代化的檔案保護(hù)設(shè)備，如檔案庫房外安裝密碼防盜門，庫房內(nèi)的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備等；另一方面，要配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)計算機(jī)管理系統(tǒng)，利用信息化平臺，使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

總之，隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案工作成了醫(yī)院各項工作不可缺少的組成部分，只有堅持改革創(chuàng)新，大膽實踐，勇于探索，創(chuàng)造性的開展工作，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會越來越快的發(fā)展勢頭，才能更好地為醫(yī)院以及社會提供資源，共創(chuàng)和諧醫(yī)患關(guān)系，努力創(chuàng)建和諧醫(yī)院。

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作者簡介

王淼（1979-），女，碩士研究生，館員，唐山市工人醫(yī)院。