淺議加強檔案信息化建設(shè)若干問題

孫海杰

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當今社會，檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項具有全局性和戰(zhàn)略性的重大工作。筆者就如何進一步加強檔案信息化建設(shè)若干問題進行了分析研究。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息化管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程。檔案信息化建設(shè)是國家信息化工作的一部分，在國民經(jīng)濟和社會信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需要，以檔案信息化建設(shè)為契機，利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源的合理配置。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。這是信息時代的必然趨勢，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構(gòu)變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護館藏歷史檔案，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益等方面都具有重要的意義。

1.1 有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。

1.2 有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提供便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。

1.3 有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術(shù)的進步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，檔案信息化建設(shè)，有利于滿足這一多樣化需求。

2 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，為此要進一步增強對檔案信息化建設(shè)的重視和支持，加大投入，購置設(shè)備。主要加強庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等。尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

2.2 檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

加強檔案資源的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的另一個重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點應(yīng)放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件又要切實實現(xiàn)與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)；檔案館要根據(jù)檔案管理的要求，加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化。

2.3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

通過軟件系統(tǒng)對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等各個方面能夠?qū)嵭杏嬎銠C的有效管理、控制，實現(xiàn)檔案工作自動化。該系統(tǒng)是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)。

2.4 檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字檔案館必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計算機檢索系統(tǒng)實用化，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化。使檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。

2.5 檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。

3 檔案信息化建設(shè)的保障措施

3.1 加強與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)標準體系的建設(shè)

檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標準體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標準。

3.2 制定信息化標準體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標準，統(tǒng)一的工作規(guī)程。

3.3 加強檔案信息安全保障體系建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運行，要依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行安全。

3.4 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強人材隊伍建設(shè)

培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項長期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認識檔案信息化建設(shè)的重大意義，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，加快推進檔案的信息化建設(shè)步伐，促進檔案工作邁向新的臺階，為新時期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻。

參考文獻

1.崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當代經(jīng)理人》，2006年第6期

2.周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

3.江微. 淺談電子檔案的保管與利用[J]. 辦公自動化， 2010，（6）.

4.路玲. 電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J]. 河南科技， 2009，（10上）.