會(huì)計(jì)電算化中的“日期”設(shè)置探索

胡殿霞

會(huì)計(jì)行業(yè)是個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，它滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，不管是制造業(yè)、商貿(mào)業(yè)，還是服務(wù)業(yè)都需要會(huì)計(jì)人才。會(huì)計(jì)電算化在各行業(yè)的企業(yè)和會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)管理、財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)監(jiān)督中被普遍運(yùn)用。通過(guò)會(huì)計(jì)電算化學(xué)習(xí)能正確確認(rèn)、計(jì)量企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和提供高質(zhì)量會(huì)計(jì)信息，能規(guī)范管理日常會(huì)計(jì)核算工作。

在會(huì)計(jì)電算化學(xué)習(xí)中多處會(huì)涉及“日期”問(wèn)題，而一般教程中沒(méi)有提及“日期”的具體設(shè)置。初學(xué)者在學(xué)習(xí)的過(guò)程中往往不能分清各個(gè)“日期”問(wèn)的聯(lián)系以致操作錯(cuò)誤甚至無(wú)法進(jìn)行下去。會(huì)計(jì)電算化軟件尤以UF最為普遍，下面我們就以UF中創(chuàng)建帳套時(shí)“日期”設(shè)置為例，探索會(huì)計(jì)電算化中“日期”問(wèn)的聯(lián)系及設(shè)置，希望給初學(xué)者一些借鑒，做到舉一反三。值得說(shuō)明的是在實(shí)際會(huì)計(jì)應(yīng)用中各個(gè)“日期”設(shè)置和教學(xué)中略有不同，如果你領(lǐng)會(huì)了教學(xué)中的各個(gè)“日期”的關(guān)系及設(shè)置，相信你在會(huì)計(jì)應(yīng)用中也能正確使用。在初建帳套時(shí)常常遇到以下幾個(gè)“日期”。

1 自然日期：即實(shí)際日期。它是程序應(yīng)用中所有日期設(shè)置的參照。

2 系統(tǒng)日期：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置日期。一般情況下它是和計(jì)算機(jī)的時(shí)鐘一致，和自然日期一致。有時(shí)根據(jù)需要可以自定義設(shè)置。

3 系統(tǒng)管理員登錄日期：用友系統(tǒng)管理員的管理日期，也就是admin的注冊(cè)日期。一般和計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期一致，該日期和具體帳套中日期沒(méi)多大關(guān)系。

4 啟用會(huì)計(jì)期：即新建帳套被啟用的日期。例如：2010年3月。該日期的默認(rèn)值為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期。要根據(jù)創(chuàng)建帳套的數(shù)據(jù)需要設(shè)置。該日期和所創(chuàng)建帳套的業(yè)務(wù)日期相關(guān)。帳套操作員操作帳套的所有日期和帳套中業(yè)務(wù)所有日期必須在該期間后。

5 會(huì)計(jì)期間設(shè)置：會(huì)計(jì)期間設(shè)置為上述帳套會(huì)計(jì)啟用期之后的核算年度期間。該期間的設(shè)置和上述啟用會(huì)計(jì)期一致，也可在會(huì)計(jì)月歷建帳中設(shè)置并重新設(shè)置啟用會(huì)計(jì)期。帳套操作員操作帳套的日期和帳套業(yè)務(wù)的日期必須在該期間內(nèi)進(jìn)行。在會(huì)計(jì)電算化中有多個(gè)日期可以通過(guò)如圖1中的會(huì)計(jì)日歷進(jìn)行設(shè)置，如操作員登錄日期，系統(tǒng)模塊啟用日期，會(huì)計(jì)期間設(shè)置、會(huì)計(jì)啟用期等等。

6 系統(tǒng)模塊啟用日期：在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中我們必須要啟用的是GL（總帳）系統(tǒng)。該啟用期要在上述啟用日期之后并且要在會(huì)計(jì)期間之內(nèi)。其默認(rèn)值為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期也可通過(guò)會(huì)計(jì)日歷設(shè)置啟用期。

7 企業(yè)門(mén)戶(hù)的注冊(cè)日期：即具有帳套權(quán)限的帳套操作員的操作日期。該日期的設(shè)置要在帳套設(shè)置的會(huì)計(jì)期間內(nèi)，否則會(huì)報(bào)錯(cuò)為“不存在的年度”，如果是日期錯(cuò)誤則為“不是有效的會(huì)計(jì)日期”。該日期的默認(rèn)值為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期，如果系統(tǒng)日期不在帳套的有效會(huì)計(jì)日期則可通過(guò)會(huì)計(jì)日歷設(shè)置。打開(kāi)企業(yè)門(mén)戶(hù)后，該日期會(huì)顯示在如下圖中窗格的下方。

8 帳套文件生成日期。最后帳套數(shù)據(jù)輸出后形成備份文件，該文件的“修改日期”顯示會(huì)提示你數(shù)據(jù)文件是否有效。在學(xué)習(xí)過(guò)程中有些學(xué)生往往找不清哪個(gè)是自己需要的備份帳套。將鼠標(biāo)放置文件圖標(biāo)上，這時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示該文件的修改日期，可以幫助你找到你需要的備份帳套文件。

在會(huì)計(jì)電算化學(xué)習(xí)的過(guò)程中有多處需要進(jìn)行“日期”的設(shè)置并且“日期”設(shè)置的正確與否嚴(yán)重影響操作。例如日常業(yè)務(wù)的憑證處理時(shí)進(jìn)行的“日期”設(shè)置有：業(yè)務(wù)發(fā)生日期、制單日期、簽字日期、審核日期、記帳日期等，很顯然它們的相互關(guān)系是：制單日期要大于業(yè)務(wù)發(fā)生日期；簽字日期和審核日期要大于或等于制單日期；記帳日期要大于或等于審核日期等。在期末銀行對(duì)帳時(shí)，銀行對(duì)帳單的啟用日期要在銀行對(duì)帳日期有效期內(nèi)，并和單位日記帳的有效期一致，還要和業(yè)務(wù)處理的日期和業(yè)務(wù)相符合。

總之，會(huì)計(jì)電算化中日期的設(shè)置既要符合會(huì)計(jì)程序又要按照要求，根據(jù)相關(guān)“日期”之間的聯(lián)系設(shè)置它們的大小和數(shù)值。會(huì)計(jì)電算化中有許多需要設(shè)置“日期”的地方，我們?cè)谝院蟮膶W(xué)習(xí)過(guò)程中進(jìn)一步探討。希望這些給初學(xué)者帶來(lái)一些幫助。