如何選擇適合企業(yè)需要的會計(jì)軟件

王曦東

一、會計(jì)軟件的三種形式

會計(jì)軟件是以會計(jì)理論和會計(jì)方法為核心，以會計(jì)法規(guī)和會計(jì)制度為依據(jù)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)為技術(shù)基礎(chǔ)，以會計(jì)數(shù)據(jù)為處理對象，以會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理為經(jīng)營管理提供信息為目標(biāo)，用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)的應(yīng)用軟件。

隨著會計(jì)電算化的發(fā)展，會計(jì)軟件有通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)軟件相結(jié)合的會計(jì)軟件等三種形式。

二、商品化軟件的選擇

1.會計(jì)軟件所需的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

目前商品化會計(jì)軟件品種繁多，不同軟件廠家生產(chǎn)的會計(jì)軟件對計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的要求不盡相同。但從應(yīng)用上講可分為兩種，一種是傳統(tǒng)會計(jì)軟件；另一種是企業(yè)級財(cái)務(wù)軟件。傳統(tǒng)會計(jì)軟件是站在財(cái)會部門角度設(shè)計(jì)的軟件，一切以財(cái)會部門為中心，僅滿足財(cái)務(wù)管理需要，不考慮和其他職能部門的銜接，不對其他部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。這類軟件大多基于Windows平臺開發(fā)，采用Access或Foxpro等小型數(shù)據(jù)庫。而企業(yè)級財(cái)務(wù)軟件則是站在整個(gè)企業(yè)管理的角度上設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過程，充分考慮和企業(yè)其他職能部門的銜接，是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分。這類軟件基于C/S結(jié)構(gòu)或B/S結(jié)構(gòu)開發(fā)，采用SQLServer、Oracle等大型數(shù)據(jù)庫，面向大中型企業(yè)和集團(tuán)公司的應(yīng)用，在海量數(shù)據(jù)處理、遠(yuǎn)程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無法比擬的優(yōu)勢。

2.會計(jì)軟件的合法性和功能

合法性是指商品化會計(jì)軟件是否符合國家統(tǒng)一要求，是否已通過省級以上（含省級）財(cái)政部門的評審。同時(shí)，會計(jì)軟件應(yīng)必須符合新《會計(jì)法》規(guī)定：“使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其軟件及其生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定”。但是不同的會計(jì)軟件在滿足基本功能的基礎(chǔ)上，還有其特有的功能和特點(diǎn)，因此我們必須了解會計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu)。

所謂會計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu)，就是指會計(jì)軟件由哪些子系統(tǒng)組成，每個(gè)子系統(tǒng)完成哪些功能，各子系統(tǒng)之間相互關(guān)系如何。會計(jì)軟件的功能結(jié)構(gòu)主要是隨著企業(yè)需求的不斷發(fā)展而逐步完善的，主要可以劃分為三個(gè)層次：核算型軟件、管理型軟件和決策型軟件。目前，國內(nèi)絕大多數(shù)企業(yè)使用的是核算型和管理型會計(jì)軟件，并逐步由核算型向管理型過渡。

管理型會計(jì)軟件一般集財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)于一體，這種軟件可以跨部門使用，使企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)活動信息可以充分共享，盡可能消除企業(yè)各部門的信息孤立現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，可以有效地實(shí)現(xiàn)對資金使用和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制，提供比較充分的財(cái)務(wù)分析信息，因而管理型會計(jì)軟件為企業(yè)真正實(shí)施ERP系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。

3.會計(jì)軟件的操作方便性

（1）會計(jì)軟件的操作是否方便于學(xué)習(xí)。對所選會計(jì)軟件進(jìn)行考查，評價(jià)會計(jì)軟件的各種屏幕輸入格式是否簡潔明了，是否有各種操作提示，各種提示用語是否表達(dá)準(zhǔn)確并符合會計(jì)人員的習(xí)慣，各種自定義功能是否便于學(xué)習(xí)等。

（2）會計(jì)軟件的操作是否簡單方便。對備選會計(jì)軟件進(jìn)行實(shí)際操作，評價(jià)會計(jì)軟件的操作過程是否簡單方便，是否符合會計(jì)人員的習(xí)慣或易于被會計(jì)人員接受。各種自定義功能是否便于操作和使用等。

4.會計(jì)軟件的安全可靠性

安全可靠的會計(jì)軟件對保證會計(jì)核算工作的正常運(yùn)行尤為重要，在選擇會計(jì)軟件時(shí)要對會計(jì)軟件的安全可靠性進(jìn)行認(rèn)真的考查。因此，考查會計(jì)軟件的安全可靠性主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

第一會計(jì)軟件安全可靠性措施的完備性。會計(jì)軟件是由若干個(gè)功能模塊組成，每個(gè)功能模塊都應(yīng)有相應(yīng)的安全可靠性措施，確保會計(jì)信息的合法性、正確性和完整性。因此，可以通過閱讀會計(jì)軟件使用手冊和實(shí)際操作軟件，仔細(xì)考查會計(jì)軟件是否具備各種安全可靠性措施。

第二會計(jì)軟件安全可靠性措施的有效性。一些會計(jì)軟件雖然有各種安全性措施，但是其實(shí)際并沒有達(dá)到預(yù)期的目的。因此，必須對會計(jì)軟件盼安全可靠性措施是否有效進(jìn)行考查。

（1）考查初始設(shè)置的安全可靠性措施是否有效。如仔細(xì)考查會計(jì)軟件是否能夠防止非指定人員擅自使用功能；是否對指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制；是否對所裝入的初始余額的正確性進(jìn)行試算平衡和正確性檢查等。

（2）考查會計(jì)數(shù)據(jù)輸入和輸出的安全可靠性措施是否有效。如仔細(xì)考查是否能夠防止非法會計(jì)科目的輸入；是否能夠?qū)σ粡垜{證的借貸平衡進(jìn)行控制；是否能夠正確地輸出用戶所需的各種信息等。

（3）考查會計(jì)數(shù)據(jù)處理和存儲的安全可靠性措施是否有效。如仔細(xì)考查當(dāng)記賬不成功時(shí)，是否能由計(jì)算機(jī)自動恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)；是否能防止非法篡改數(shù)據(jù)；一旦發(fā)現(xiàn)程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)被篡改，是否能夠利用標(biāo)準(zhǔn)程序和備份數(shù)據(jù)恢復(fù)會計(jì)軟件的運(yùn)行等。

第三會計(jì)軟件安全可靠性措施的合理性和實(shí)用性。不同的會計(jì)軟件其安全性可靠性措施的合理性和有效性是不同的。合理和有效的安全性措施將會給會計(jì)軟件的安全有效使用帶來便利。因此，在對會計(jì)軟件的安全可靠措施的完備性和有效性考查之后，還必須對會計(jì)軟件的安全可靠性措施是否合理和實(shí)用進(jìn)行考查。

5.會計(jì)軟件使用手冊通俗易懂性

在購買會計(jì)軟件前，還需對會計(jì)軟件使用手冊通俗易懂性進(jìn)行評價(jià)時(shí)主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：內(nèi)容是否完整；手冊是否實(shí)用；各種功能的用法解釋是否清楚；手冊中的范例是否實(shí)用。會計(jì)軟件廠家是否提供通俗易懂的會計(jì)軟件使用手冊，也是選擇會計(jì)軟件所要考慮的重要因素之一。

6.會計(jì)軟件售后服務(wù)的可靠性

售后服務(wù)包括：會計(jì)軟件的日常維護(hù)、用戶培訓(xùn)、二次開發(fā)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級換代。目前，會計(jì)人員的計(jì)算機(jī)使用水平還不高，自身的能力無法排除會計(jì)軟件運(yùn)行中出現(xiàn)的全部故障，所以，還需要會計(jì)軟件公司派出人員加以解決。如果拖延，會計(jì)核算工作就會被迫停止。要了解的內(nèi)容、方式是否可行；維修服務(wù)人員是否充足；二次開發(fā)的方式是否具有版本升級是否及時(shí)等。會計(jì)軟件售后服務(wù)的可靠性對用戶來說是至關(guān)重要的，會計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)連續(xù)運(yùn)行的系統(tǒng)，任何時(shí)候均不能間斷。因此，詳細(xì)考查會計(jì)軟件售后服務(wù)情況，對企事業(yè)單位選擇會計(jì)軟件是十分重要的。

[1]王珠強(qiáng).會計(jì)電算化[M].大連：大連出版社，2011.

[2]張洪波.會計(jì)信息化[M].高等教育出版社，2011.

[3]石道元.會計(jì)電算化實(shí)務(wù)[M].電子工業(yè)出版社，2011.