高校圖書館全面推行項目管理的實踐探索

徐坤忠

(山東輕工業(yè)學(xué)院圖書館，山東濟(jì)南250353)

作為一門新興的科學(xué)，項目管理是指在特定的時間內(nèi)，為了完成一個既定的、特殊的任務(wù)目標(biāo)，通過縱橫相結(jié)合的運(yùn)行機(jī)制，達(dá)到對企業(yè)有限資源進(jìn)行有效的計劃、組織、控制的一種系統(tǒng)管理方法［1］。近幾年來，伴隨著現(xiàn)代技術(shù)在圖書館界的應(yīng)用與發(fā)展，項目管理的理念已經(jīng)從企業(yè)界滲透到圖書館領(lǐng)域，解決了某些諸如回溯建庫、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等“專題”問題。其實圖書館的每一項工作，小到舉辦一個講座、籌備一次展覽，大到資源建設(shè)和讀者服務(wù)，甚至整個圖書館工作都可以作為一個大項目來做。筆者結(jié)合本校圖書館全面施行項目管理的工作實踐，對高校圖書館全面推行項目管理等有關(guān)問題作進(jìn)一步的探討，供同仁參考。

1 項目管理模型的構(gòu)建

圖書館工作頭緒繁多，但是歸納起來，我們認(rèn)為主要包括資源建設(shè)、讀者服務(wù)、效益提升和運(yùn)行保障等四方面的工作，圍繞這“四個主題”，本著“優(yōu)質(zhì)”、“高效”和“創(chuàng)新”的原則，我們構(gòu)建出如下管理模型(如圖1所示):

圖1 圖書館項目管理模型

管理模型的設(shè)計可分為三層:(1)頂層:是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其考核領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)圖書館宏觀項目的制定、項目年度考核和任期內(nèi)項目主管的任免工作。參與部門包括學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃處、組織部、人事處和科研處等部門，其中發(fā)展規(guī)劃處是圖書館宏觀項目的定義者。(2)第二層:是項目管理人員，包括項目主管和項目助理，是圖書館宏觀項目的再定義者、計劃者、控制者。其職能是，首先把學(xué)校下達(dá)的宏觀項目分解成各子項目，例如，資源建設(shè)項目可以分解為圖書采購子項目、期刊采購子項目、電子文獻(xiàn)采購子項目、資源評價子項目、資源加工子項目和動態(tài)典藏子項目等。然后是制定各子項目的目標(biāo)任務(wù)，能量化的任務(wù)要制定出指標(biāo)參數(shù)，不能量化的任務(wù)要做出定性標(biāo)準(zhǔn)。(3)第三層:是具體的項目小組，主要由各個子項目和項目成員組成，其中項目成員是項目的具體執(zhí)行者。項目管理人員與館員之間是通過各個具體的子項目聯(lián)系在一起，一名館員可以參與一個子項目，也可以同時在多個子項目中兼職，或主要負(fù)責(zé)，或輔助參與，項目之間相互交錯、相互借鑒、相互補(bǔ)充，形成了蛛網(wǎng)狀的工作關(guān)系，即為蛛網(wǎng)型的項目管理模式(item manager)［2］。項目主管負(fù)責(zé)考核轄管的項目助理和項目成員，根據(jù)項目驗收結(jié)果，享有任用或解聘權(quán)力。

2 項目管理的內(nèi)容

我們把圖書館的所有工作作為一個具體的大項目來對待，歸納起來，圖書館的項目可分常規(guī)項目、專題項目和拓展項目三大類。其中，常規(guī)項目是指保障圖書館運(yùn)行的基礎(chǔ)性項目，主要是通過各個具體的項目指標(biāo)來體現(xiàn)的，如年采購量、年借閱量、年接待讀者人次、電子文獻(xiàn)年閱讀量和下載量等等;專題項目亦即主題項目，是指利用常規(guī)項目資源，圍繞某一個特定的專題(或主題)而開展的項目，如館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化項目、某學(xué)科館藏文獻(xiàn)調(diào)查、某學(xué)科數(shù)據(jù)庫建設(shè)等;拓展項目是指獨立于專題項目以外，能夠填補(bǔ)本館業(yè)務(wù)空白的創(chuàng)新性項目，通常是以申報課題來完成的，如各類系統(tǒng)的研制項目、申報各類科研課題等。

項目指標(biāo)的設(shè)置因館而已，但總的來說，起始指標(biāo)設(shè)置一般較低，經(jīng)過一段時間的探索，在積累一定實踐經(jīng)驗的情況下，再制定出適合本館的項目指標(biāo)，之后，對能量化的指標(biāo)逐年提升，對定性的指標(biāo)逐年優(yōu)化，最終達(dá)到追求卓越、推動圖書館事業(yè)發(fā)展的目的。針對我們圖書館的特點，制定了各項目主管的項目指標(biāo)(如表1所示)。

表1 項目內(nèi)容和指標(biāo)體系［3］

其中，效益提升項目主管主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項目主管的關(guān)系和資源效益提升工作;運(yùn)行保障項目承擔(dān)圖書館內(nèi)所有項目的監(jiān)督，協(xié)助學(xué)校項目考核領(lǐng)導(dǎo)小組完成圖書館項目驗收工作;資源建設(shè)項目主管負(fù)責(zé)所有家具、設(shè)備和各種文獻(xiàn)資源的采集、加工、分配以及技術(shù)引進(jìn)等工作，同時承擔(dān)了人力資源的培訓(xùn)工作;讀者服務(wù)項目涵蓋了流通部、期刊部、參考咨詢部和技術(shù)部系統(tǒng)運(yùn)行等工作。從上表不難看出，在整個項目的實施過程中，各項目主管的項目內(nèi)容不交叉、不重復(fù)，各項目主管之間是平等的項目合作關(guān)系。

3 項目管理的特點

與基于部門管理的傳統(tǒng)管理模式不同，從宏觀上講，任何一個項目的實施，都要經(jīng)過項目定義、計劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束四個過程(如圖2所示)，其中，(1)項目定義，包括確定項目計劃、項目成員和項目界限，確定項目初始階段的總結(jié)和評審;(2)項目計劃過程，包括確認(rèn)項目流程、詳細(xì)計劃、計劃評審及批準(zhǔn)等;(3)項目執(zhí)行和控制過程，包括執(zhí)行項目計劃、管理項目、控制項目計劃及完成情況、項目變更控制、項目進(jìn)程評審等;(4)項目結(jié)束過程，包括完成項目移交準(zhǔn)備工作、完成項目結(jié)束和移交工作計劃、結(jié)束項目和完成項目等［4］。與傳統(tǒng)管理模式相比，項目管理存在許多特點(如表2所示):

圖2 項目管理過程

表2 項目管理與傳統(tǒng)管理模式對照表［5］

4 項目管理的實踐與體會

隨著“追求卓越，創(chuàng)新發(fā)展”計劃的實施，我們圖書館在全館范圍內(nèi)實施了項目管理，至今已近兩年的時間。分析這兩年的發(fā)展歷程，圖書館管理更加科學(xué)化、規(guī)范化并逐步從傳統(tǒng)的管理模式過渡到項目管理模式，其主要做法和體會是:

4.1 更新觀念是前提

任何一種管理模式的出臺和應(yīng)用，人們必須解放思想，轉(zhuǎn)變管理理念。比如，傳統(tǒng)的管理模式，是把館員分配到各個部門內(nèi)部，強(qiáng)化的是部門職能，但是項目管理是以項目為中心，是把館員分配到各子項目中去，突出的是項目職能。為此，學(xué)校多次舉辦各類現(xiàn)場講座，開通國家行政學(xué)院的網(wǎng)站，為項目主管進(jìn)行“洗腦”，同時在全館范圍內(nèi)進(jìn)行了大量宣傳和鼓動工作，為實施項目管理做了充分的準(zhǔn)備工作。

4.2 傳承發(fā)展是關(guān)鍵

在實施項目管理的同時，我們沒有否定傳統(tǒng)管理模式中那些行之有效的做法，而是淡化了傳統(tǒng)管理模式。也就是說，我們把傳統(tǒng)的基于部門管理模式下的所有工作指標(biāo)都?xì)w并到項目管理中的常規(guī)項目中，這是繼承了傳統(tǒng)管理模式中基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的組成成分。除此之外，項目管理模式還增加了專題項目和拓展項目兩部分內(nèi)容，例如，特色文獻(xiàn)建設(shè)模式研究就是資源建設(shè)項目中的專題項目，讀者素養(yǎng)提升指標(biāo)體系研究就是讀者服務(wù)項目中的拓展項目等。所以我們說圖書館全面推行項目管理模式為推動圖書館事業(yè)的發(fā)展注入新的生機(jī)和活力，是對傳統(tǒng)管理模式的繼承和發(fā)展。

4.3 激勵創(chuàng)新是根本

在項目主管的項目書中，涵蓋了常規(guī)項目、專題項目和拓展項目三類項目內(nèi)容，而且都是經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由學(xué)校發(fā)展規(guī)劃處下達(dá)的。各項目主管與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽訂了項目書，三年為一屆，屆滿由學(xué)校有關(guān)部門量化考核，達(dá)到量化標(biāo)準(zhǔn)的項目主管可以繼續(xù)留任，否則被解聘。做好本職工作就可以完成常規(guī)的項目指標(biāo)，但是要完成專題項目和拓展項目，卻不是輕而易舉的事情，是需要一點“真功夫”的，因此項目主管的壓力非常大。壓力大，動力也大。隨著項目管理在圖書館內(nèi)的全面實施，圖書館掀起了一股學(xué)習(xí)熱潮，寫論文和申報科研項目的人明顯增多，每個人都在為完成項目指標(biāo)而努力，使得學(xué)習(xí)、工作、科研融為一體。據(jù)不完全統(tǒng)計，與往年同期相比，全館多申報課題6項，其中省部級項目一項，多發(fā)表論文30余篇。

我們認(rèn)為，項目管理推動了館員的學(xué)習(xí)熱情，濃厚了項目小組的科研風(fēng)氣，對營建學(xué)習(xí)型組織非常有益。我們?nèi)嫱菩许椖抗芾淼哪康?，就是要培養(yǎng)高素質(zhì)、高質(zhì)量的優(yōu)秀館員，使他(她)們盡快轉(zhuǎn)變?yōu)轫椖拷M成員，成為項目的研發(fā)者、創(chuàng)新者和成果的分享者，有效地推動了學(xué)習(xí)型組織的形成、發(fā)展和壯大。項目管理者不再是傳統(tǒng)管理模式下的權(quán)力制約者和領(lǐng)導(dǎo)者，其主要任務(wù)就是要通過一個個的項目營造學(xué)習(xí)團(tuán)隊，盡力培養(yǎng)和發(fā)掘每個項目成員的創(chuàng)新能力;其主要活動就是為項目清除障礙、開發(fā)資源、開展學(xué)術(shù)研究和提供參考咨詢，成為獲得項目成果的支持者、協(xié)調(diào)者、分配者和監(jiān)督者［6］。

5 結(jié)語

高校圖書館全面推行項目管理實際上是完成了從基于部門和崗位的管理，過渡到基于項目和學(xué)習(xí)型團(tuán)隊的管理。對于館員的管理，不再是過去簡單的人員分配，而是對人力資源的開發(fā)和利用。項目管理者需要針對每個項目成員的特長、學(xué)識和能力，提供及時的時間、資金、項目選擇和管理支持，圖書館也由此形成了新的角色意識和行為模式，創(chuàng)建新的評價機(jī)制、新的人才培養(yǎng)模式和新的激勵機(jī)制，這樣才能調(diào)動項目成員的積極性，充分發(fā)揮個人在團(tuán)隊中的作用，達(dá)到推動圖書館事業(yè)步入科學(xué)、快速發(fā)展軌道的目的。綜上所述，不難看出，圖書館全面實施項目管理模式具有傳統(tǒng)管理模式無法比擬的優(yōu)勢，圖書館全面推行項目管理模式勢在必行。

〔1〕 紀(jì)建悅.跟我學(xué)做項目主管［M］.北京:北京工業(yè)大學(xué)出版社，2004.7

〔2〕 李德榮.新領(lǐng)導(dǎo)模式［M］.北京:九州出版社，2001.9

〔3〕 山東輕工業(yè)學(xué)院編.山東輕工業(yè)學(xué)院2011-2013年任期項目管理方案，2011(8)

〔4〕 蔚林巍.項目管理的最新進(jìn)展［J］.管理工程學(xué)報，2000(3)

〔5〕 繆國琴，吳建中.探索與反思:圖情一體化管理之路［M］.上海:上?？茖W(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2002.7

〔6〕 曹志梅.圖書館構(gòu)建新型管理模式及研究［J］.中國圖書館學(xué)報，2003(6)