淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口計(jì)生檔案管理存在的問題及對(duì)策

張純鑫

【摘 要】檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然。本文主要說明了檔案管理現(xiàn)代化是先進(jìn)的科學(xué)手段和科學(xué)管理方法的有機(jī)結(jié)合。我們要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理方法，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；發(fā)展管理；對(duì)策

1.檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然要求

管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規(guī)律性問題，使管理工作更趨于完善。

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)、大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進(jìn)展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.1檔案管理現(xiàn)代化是解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路

目前，在檔案工作發(fā)展過程中，面臨著許多實(shí)際問題，其中突出的有：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護(hù)檔案，以及如何適應(yīng)利用檔案的社會(huì)需求發(fā)生的變化。這些問題強(qiáng)烈地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應(yīng)不了檔案數(shù)量劇增和利用檔案數(shù)量范圍的迅猛擴(kuò)大的需求。二是它囿于管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的范圍，而對(duì)新型檔案，顯得無計(jì)可施，更加適應(yīng)不了需要。在這種情況下，檔案管理現(xiàn)代化便自然提到日程上來，成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。

1.2檔案管理現(xiàn)代化是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求

首先，它承擔(dān)收藏和保護(hù)我國(guó)歷史上各個(gè)時(shí)期形成的檔案的任務(wù)，這是負(fù)責(zé)管理國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富的重任，是造福于子孫后代的長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)。其次它擔(dān)負(fù)提供檔案，直接為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的任務(wù)。檔案是開展各項(xiàng)工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。特別是實(shí)施鄧小平同志提出的“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的科學(xué)論斷，開發(fā)利用好作為科技儲(chǔ)備形式的科技檔案，對(duì)于建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義。

1.3檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

在過去的三十年中，現(xiàn)代管理技術(shù)和現(xiàn)代科學(xué)取得了驚人的發(fā)展。一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)、生產(chǎn)和社會(huì)管理活動(dòng)的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增。另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息處理技術(shù)也日臻完善和成熟，可以引進(jìn)和消化運(yùn)用于檔案管理之中。

在現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用中，首先當(dāng)屬電子計(jì)算機(jī)，它已成為檔案館興衰成敗的關(guān)鍵。應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護(hù)技術(shù)，也已成為檔案部門的共識(shí)和一致行動(dòng)。檔案部門采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息處理，建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫等，有效地推進(jìn)了檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展。

1.4檔案管理現(xiàn)代化將會(huì)提高檔案工作的整體水平，推進(jìn)全面建設(shè)

（1）提高貯存、收藏能力?？s微技術(shù)、光盤技術(shù)等行動(dòng)技術(shù)的采用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲(chǔ)和管理提出有效的解決途徑，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會(huì)存貯回溯性信息的基地。

（2）提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析等。在這些業(yè)務(wù)中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和服務(wù)水平。

（3）提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。

2.檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對(duì)策

2.1貫徹實(shí)用原則問題

實(shí)用，就是從本企業(yè)、本單位的實(shí)際需要出發(fā)，選擇那些應(yīng)用計(jì)算機(jī)后確實(shí)能夠獲得比手工勞動(dòng)優(yōu)越實(shí)效的項(xiàng)目。離開實(shí)用原則，就會(huì)使計(jì)算機(jī)的應(yīng)用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些企業(yè)檔案管理部門為迎接檔案管理升級(jí)的考核，草率地建立了計(jì)算機(jī)檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級(jí)之后計(jì)算機(jī)便被閑置起來，造成極大的浪費(fèi)。要從實(shí)際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應(yīng)用系統(tǒng)研制成功，就要及時(shí)投入使用，不應(yīng)閑置。

2.2軟件開發(fā)應(yīng)用問題

目前我國(guó)各地檔案部門已建立的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復(fù)，是一種浪費(fèi)。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時(shí)封鎖一技之長(zhǎng)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴(kuò)充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、集眾家所長(zhǎng)，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。

2.3計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識(shí)的結(jié)合問題

在應(yīng)用計(jì)算機(jī)的開發(fā)試驗(yàn)中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員去研制，因?yàn)樗麄儗?duì)檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實(shí)用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對(duì)改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)與應(yīng)用，既要重視計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴(kuò)大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識(shí)的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動(dòng)進(jìn)取精神。

2.4檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案工作人員的要求

（1）增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，就是在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，大膽探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)。

（2）調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握多種技能。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員相應(yīng)的調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成一支有較高的知識(shí)化和專業(yè)化水平的隊(duì)伍。建造多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)，尤其是電子計(jì)算機(jī)、光學(xué)等學(xué)科知識(shí)，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。

（3）開展計(jì)算機(jī)普及教育。鑒于信息時(shí)代檔案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不可分割的關(guān)系，檔案部門內(nèi)部工作人員都會(huì)與計(jì)算機(jī)發(fā)生不同程度的聯(lián)系，因此在檔案工作人員中普及計(jì)算機(jī)知識(shí)顯得尤為重要。通過有針對(duì)性和實(shí)用性的計(jì)算機(jī)知識(shí)普及教育，較好的促進(jìn)檔案工作人員工作能力和業(yè)務(wù)水平的提高。

隨著我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，通過借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)步成果，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，抓住計(jì)算機(jī)技術(shù)革命帶來的良好機(jī)遇，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。