檔案信息自動化管理探析

喬利玲

【摘 要】檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。

【關鍵詞】檔案；信息化；管理

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算 機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術基礎和重要手段。

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于應用。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

1.檔案信息自動化管理建設要立求高起點

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

2.檔案信息自動化管理應從基礎工作抓起

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重 影響 了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.充分發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的技術優(yōu)勢

信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展對檔案管理工作產(chǎn)生了深遠的影響。網(wǎng)絡技術的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使 經(jīng)濟 效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

4.不斷完善檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫建設

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

5.強化檔案信息系統(tǒng)的集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，這也是 研究 自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前 我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設起步較晚有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

6.加強檔案信息自動化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展

當前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進 現(xiàn)代 化進程結合起來，正確領導和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行性、人財物力的可能性、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析 。要加強檔案信息自動化建設的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作，審定系統(tǒng)建設的階段目標、技術路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

7.重視培養(yǎng)檔案信息管理的高精人才

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育 ，造就一大批檔案管理的復合型人才，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是檔案管理隊伍，其素質(zhì)水平直接 影響檔案管理自動化水平的提高。當前有些單位的檔案隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。檔案管理人員的計算機技術培養(yǎng)教育是一個重要課題，要有針對性地對他們進行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強檔案管理人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。