淺談如何做好企業(yè)辦公室工作

張玉平

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，辦公室是一個企業(yè)不可缺少的重要部門，辦公室，發(fā)揮著越來重要的作用，同時，社會和企業(yè)發(fā)展的新形勢、新問題，對做好辦公室工作又提出了新要求。

一、正確認識企業(yè)辦公室的職能、作用和地位

辦公室擔負著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、后勤保障，以及對處交往和服務員工的繁重工作，是公司的信息中心、參謀中心、協(xié)調(diào)中心、形象中心和服務中心。企業(yè)辦公室工作相對于行政事業(yè)單位辦公室工作來說，職能范圍更廣，對能力素質(zhì)的要求也更高，在做好辦公室日常工作的基礎上，還具有了解和參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等職責，工作面對的對象也較廣泛，有內(nèi)部管理人員，也有企業(yè)一線員工，還有上級、下級和平級相關單位的人員，工作任務更加繁重。因此，辦公室人員要有較高的敏銳性、較強的預見性和工作的超前性，無論是辦文、辦會、辦事，還是管理、服務、協(xié)調(diào)，任何一環(huán)節(jié)出了問題，都會造成很大的影響，甚至給整個企業(yè)的工作帶來被動或損失。正所謂“辦公室工作無小事”，辦公室工作開展的如何，直接制約和影響著整個企業(yè)工作的開展和任務完成情況。

二、辦公室人員要處理好工作中的“三個關系”

一是是處理好“專”與“博”的關系。辦公室人員既要成為自身業(yè)務的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝。企業(yè)辦公室人員業(yè)務能力要“?！?，在公文寫作、黨政事務、文檔統(tǒng)計、人才管理等方面應是相對的專家，應在本單位起主導和咨詢中心的作用。說“博”，是指在與企業(yè)事務有關的其它方面的知識，諸如企業(yè)文化、大政方針、經(jīng)營管理、財經(jīng)商貿(mào)、法律政策等，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當門外漢。二是處理好“動”與“靜”的關系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)認真做好每一件事，更要注意事后的反思和總結(jié)。誰都知道辦公室事務性工作多，其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪，但要忙而不亂、動中有靜，要分清工作主次，加強工作的預見性，要保持清醒的頭腦，不能因為“忙”而亂了頭緒，導致一事無成。三是處理好“虛”與“實”的關系，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西。許多企業(yè)辦公室還承擔黨務、精神文明建設、工會、組織開展有關活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得黨員和員職工的理解、支持、參與。作為企業(yè)行政辦事機構，面對企業(yè)管理上的實事，要學會從中總結(jié)出規(guī)律性的東西。

三、辦公室人員應具備的素質(zhì)和能力

（1）要有較強的敬業(yè)精神。工作要認真負責，任勞任怨，干一行，愛一行，專一行，特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)，雷厲風行的工作作風，這是做好辦公室工作的前提條件。（2）辦事穩(wěn)妥，處事嚴謹。辦公室是企業(yè)對內(nèi)、對外的窗口，不公文要嚴于律己，寬以待人，更要模范帶頭，身體力行。遇事不要魯莽，要“三思而后行”，沉著應對，冷靜分析，認真處理。這是做好辦公室工作的基本保證。（3）思想活躍，敢于創(chuàng)新。要堅持解放思想、敢于創(chuàng)新的優(yōu)良作風，接受新事物要快。要善于學習，善于出謀劃策；有超前的意識，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，在工作中充分發(fā)揮主動能動性，創(chuàng)新工作思路和服務方式，努力提升工作水平。（4）做人要誠實正派，要有高尚的品德，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”，就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，堂堂正正做人，踏踏實實做事。所謂“樸實”，盡管人的能力有大小、水平有高低，但只有努力去干，把能力和水平充分發(fā)揮出來，就會有工作成績。所謂“公正”，就要處理事情要“大事講原則，小事講風格”，在原則問題上不能裝糊涂，不能做“墻頭草”，要嚴格遵守和執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度。（5）慎于權力。辦公室事務“繁瑣”，離領導也近，但千萬不能“近水樓臺先得月”，濫用職權，對人對事要一視同仁，出了問題要勇于承擔責任，有了成績要歸于大家。（6）不能幫“倒忙”。辦公室是一面鏡子，有時發(fā)揮著領導“代言人”的角色，不可避免的要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，辦公室人員的言行舉止代表著領導形象，稍有不慎，就有可能影響公司和領導的形象和聲譽。因此，辦公室人員一定要慎行。

四、發(fā)揮參謀、服務職能，正確與領導溝通

辦公室人員位居領導身邊，直接為領導服務，為部門服務，為基層服務，是領導的助手，因此建立正確的溝通語言十分重要：一是正確把握和理解領導的意圖和初衷，即解決“聽懂”的問題，隨時向領導提供最需要和最關心的問題。二是要重視工作情況的反饋，辦公室肩負著督促、跟蹤領導指示的貫徹落實和隨時掌握工作進度的重任，隨時向領導匯報工作進度情況和落實情況。三是發(fā)揮”參謀長”作用，想領導之所想，急領導之所急，不能只是坐等指示，奉命辦事，被動工作，而是應緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營開展工作，貼近領導意圖，積極配合領導決策。

總之，辦公室工作的服務性、復雜性，決定了辦公室人員應具備較強的工作能力和素質(zhì)，應結(jié)合自身的工作職責，準確把握工作標準和要求，充分發(fā)揮好辦公室的各項職能，為企業(yè)發(fā)展做出積極的貢獻。