高校行政管理信息化探討

王競(jìng)菲

（國(guó)立華僑大學(xué)公共管理學(xué)院，福建泉州，362021）

引言

目前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到人們生活及工作的各個(gè)方面，高校也不例外。信息技術(shù)使高校的管理工作發(fā)生很大變化，也對(duì)高校的行政管理提出了更高的要求。舊的高校行政管理模式主要靠手工實(shí)現(xiàn)，效率低。隨著高校的不斷擴(kuò)招，各種信息量劇增，需要在校內(nèi)各部門(mén)與校際間實(shí)現(xiàn)高效率的數(shù)據(jù)交換以及資源共享等，而舊的管理模式已很難適應(yīng)高校的發(fā)展要求。近幾年來(lái)，高校積極地引入計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使行政管理不斷呈現(xiàn)出電子化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，逐漸解決了諸多管理方面問(wèn)題。新方法的運(yùn)用改變了舊的行政管理模式，極大提高了效率，但與此同時(shí)，在行政管理中也遇到了一些新的問(wèn)題，例如，軟件沒(méi)有及時(shí)更新、信息化的管理意識(shí)淡薄等等，這些都需要管理者進(jìn)一步的思考。

一、當(dāng)前高校行政管理中存在的問(wèn)題

（一）信息管理意識(shí)比較淡薄，工作效率不高

管理人員不善于利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高工作效率，導(dǎo)致高校行政管理工作的信息化程度低。體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，高校的行政管理人員不太熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，缺乏使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理的意識(shí)。其次，行政管理人員不了解信息技術(shù)，不太懂得該如何更有效地利用信息技術(shù)為自己的工作服務(wù)，更不用說(shuō)提出相應(yīng)的具體需求。技術(shù)人員雖能熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，但對(duì)行政工作不熟悉，也就很難獨(dú)立地開(kāi)發(fā)出與實(shí)際需要相符的信息管理系統(tǒng)。再次，有些行政管理人員早已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的工作方式——使用紙張記錄信息，即便有信息管理系統(tǒng)，當(dāng)信息發(fā)生變化時(shí)，也還是習(xí)慣修改紙質(zhì)的記錄，而忽視了系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)的修改，由于沒(méi)有及時(shí)更新，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性就降低了。

（二）信息不夠暢通，數(shù)據(jù)共享率低

通常，高校中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作會(huì)涉及到學(xué)校中的許多部門(mén)，在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中，幾乎每個(gè)部門(mén)都需要用到其他部門(mén)的數(shù)據(jù)，然而，各部門(mén)依舊習(xí)慣立足自身考慮，較少?gòu)拇缶殖霭l(fā)，較少顧及其他部門(mén)的需要，這樣一來(lái)，既浪費(fèi)大量的人力物力，又造成部門(mén)之間溝通困難，數(shù)據(jù)共享率低，當(dāng)需要用到其他的部門(mén)信息時(shí)，又得采用最原始的手工操作，進(jìn)行再次地查閱和統(tǒng)計(jì)，如此一來(lái)，加大了工作量，降低速度，且高校的行政管理信息數(shù)量龐大，光靠手工查閱工作量很大，若想獲取學(xué)校內(nèi)其他部門(mén)的信息則需要耗費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。

（三）不夠重視數(shù)據(jù)保存和整理工作

高校的領(lǐng)導(dǎo)層一直以來(lái)都非常重視高校的領(lǐng)導(dǎo)與決策，這是高校行政管理的重要內(nèi)容，更是核心的問(wèn)題。在領(lǐng)導(dǎo)與決策的過(guò)程中，調(diào)查研究顯得尤為重要。舊決策的歷史數(shù)據(jù)對(duì)新的決策有一定的借鑒作用。但因?yàn)橐酝男姓芾砉ぷ餍畔⒒乃胶托畔⒐芾硪庾R(shí)不高，更多地采用紙質(zhì)保存數(shù)據(jù)，或者沒(méi)有很好地保存原始數(shù)據(jù)。紙質(zhì)材料容易丟失，歷史數(shù)據(jù)信息缺乏規(guī)范整理，不易進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和利用，從一定程度上也影響了領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策。

二、改善高校行政管理工作，提高信息化的幾點(diǎn)建議

（一）高校重視

高校行政管理的信息化，涉及行政管理人員、設(shè)備、學(xué)校管理體制等諸多方面?？梢哉f(shuō)，它是一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)系統(tǒng)。為了進(jìn)一步提高高校行政管理的信息化程度，應(yīng)將高校的管理信息系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合。校園網(wǎng)是一種特殊的內(nèi)部網(wǎng)，這需要運(yùn)用內(nèi)部網(wǎng)的技術(shù)、理念及方法，同時(shí)結(jié)合高校管理的具體特點(diǎn)來(lái)構(gòu)建管理信息的系統(tǒng)，拓展管理與服務(wù)的功能，大幅度地提升行政管理的水平與實(shí)力。

然而，從目前正在使用的學(xué)校管理信息系統(tǒng)看，多多少少都存在著重硬件、輕軟件的問(wèn)題，以至于信息系統(tǒng)的功能僅局限于提供基本的服務(wù)，尚難以實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能完善、實(shí)用簡(jiǎn)便的高校行政管理信息系統(tǒng)。對(duì)于各個(gè)部門(mén)之間信息的交換、共享、幫助也十分有限。為了充分保證高效管理信息系統(tǒng)正常的運(yùn)行和不斷的發(fā)展，首先高校需要建立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職技術(shù)人員和不斷投入的經(jīng)費(fèi)用于系統(tǒng)的連續(xù)建設(shè)，與此同時(shí)，還需調(diào)動(dòng)行政管理人員應(yīng)用的積極性。這些都需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，才能真正地落實(shí)好，也才能全面地實(shí)現(xiàn)行政管理的信息化。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

學(xué)校加大投入，培訓(xùn)行政管理人員，全方位提高他們?cè)谛畔⒁庾R(shí)、信息知識(shí)及信息能力等方面的素質(zhì)，提升信息化管理水平。行政管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。加強(qiáng)對(duì)行政管理人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)，因設(shè)備不斷升級(jí)和完善，管理人員對(duì)于操作系統(tǒng)的能力也需要有相應(yīng)的提高，才能夠適應(yīng)新工作的要求。通過(guò)培訓(xùn)，行政管理人員不斷地更新知識(shí)、更新觀念、提高素質(zhì)、增強(qiáng)能力，不斷培養(yǎng)管理人員的信息意識(shí)，提高他們進(jìn)行信息管理的能力，使他們能夠在日常的工作、學(xué)習(xí)和生活中熟練地使用信息技術(shù)，潛移默化地學(xué)會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)，及時(shí)地跟上信息高速發(fā)展的步伐。其中信息管理意識(shí)的培養(yǎng)尤為重要，這讓行政管理人員從不愿用到覺(jué)得方便、好用，并慢慢地從傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式中解脫出來(lái)，最后到主動(dòng)的地適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，將它運(yùn)用到各自的管理工作中。

1.增強(qiáng)信息意識(shí)

高校行政管理部門(mén)是各種信息匯集的場(chǎng)所，目前信息傳播便捷度和管理信息化水平不斷地提高，相應(yīng)地對(duì)管理人員在信息意識(shí)方面提出更高的要求，需要他們對(duì)日常中紛繁復(fù)雜的信息有更敏銳的洞察力，以便從大量的信息中捕捉到與本職工作有關(guān)的信息。培訓(xùn)中可以通過(guò)案例、文件、會(huì)議等各種形式，描述目前信息化發(fā)展趨勢(shì)和作用，以此增強(qiáng)高校行政管理者運(yùn)用信息技術(shù)的意識(shí)。

2.擴(kuò)充信息知識(shí)

這里提到的信息知識(shí)主要包括基本的信息知識(shí)以及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本常識(shí)，同時(shí)需要行政管理人員能夠了解信息的本質(zhì)和特性，了解計(jì)算機(jī)的基本組成原理，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等。這些可通過(guò)定期或不定期的培訓(xùn)，以及工作生活的實(shí)踐操作中逐步掌握。

3.提高信息能力

信息能力主要包括熟練運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，尤其是使用各種網(wǎng)絡(luò)工具（比如搜索引擎、網(wǎng)頁(yè)瀏覽器、下載工具等等），熟練運(yùn)用各種媒體（比如網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，電子郵件等），了解與本職工作有關(guān)的信息渠道。“工欲善其事,必先利其器”，這些技術(shù)熟練掌握了，才能更好地從各種信息中快捷準(zhǔn)確地獲取自身需要的信息，同時(shí)運(yùn)用相關(guān)知識(shí)進(jìn)行分析、篩選、加工、保存等等，從而達(dá)到高效地解決問(wèn)題，完成本職工作的目的。

（三）制定科學(xué)合理的可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃

高校的行政管理工作，有著自身發(fā)展規(guī)律，可從全局出發(fā)，制定適合其規(guī)律的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，并確保規(guī)劃的整體性。這主要出于以下三個(gè)方面考慮，第一、高效行政管理涉及到人事管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等諸多系統(tǒng)，信息化實(shí)施的過(guò)程中業(yè)務(wù)涉及面廣，需要考慮數(shù)據(jù)編碼和數(shù)據(jù)分類(lèi)的統(tǒng)一問(wèn)題，如果各個(gè)系統(tǒng)僅立足自身研發(fā)，使用各自的程序及數(shù)據(jù)，會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi)，工作重復(fù)且效率也不高，故必須保證規(guī)劃的整體性。第二，高校行政管理的信息化須通過(guò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，整個(gè)工作過(guò)程與技術(shù)和管理都有一定關(guān)系，業(yè)務(wù)涉及面又廣，涉及諸多職能部門(mén)。第三，隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境、社會(huì)文化及教育政策導(dǎo)向不斷地發(fā)生變化，高校的發(fā)展目標(biāo)也呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)變化的趨勢(shì)，所以高校行政管理信息化的工作也得隨著高校發(fā)展過(guò)程中不同階段的不同目標(biāo)的變化而做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，制定出可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

俗話(huà)說(shuō)：“巧婦難為無(wú)米之炊”，抓緊基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)于高校行政管理的信息化至關(guān)重要，需要加強(qiáng)與行政管理相關(guān)的信息化環(huán)境的建設(shè)。

1.加大硬件設(shè)施的投入

高校應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)所需要的硬件設(shè)施的投入，為提高行政管理的信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)高校的硬件設(shè)施建設(shè)方面也提出了更高的要求，高校應(yīng)該對(duì)行政管理相關(guān)的硬件設(shè)施不斷地進(jìn)行更新?lián)Q代，以滿(mǎn)足管理工作的更高需求。在搭建好硬件環(huán)境的前提下，安排人員對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行日常維護(hù)，防止硬件的故障和老化，對(duì)行政管理工作造成不必要的影響。

2.建設(shè)綜合信息管理系統(tǒng)

首先，利用數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，從高校行政管理工作全局的角度出發(fā)，考慮高校長(zhǎng)期發(fā)展的需要，做好各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范（如編碼標(biāo)準(zhǔn)和信息采集標(biāo)準(zhǔn)等），整體規(guī)劃、設(shè)計(jì)，建設(shè)高度集成的高校綜合信息管理系統(tǒng)；同時(shí)建立基于數(shù)據(jù)庫(kù)的決策支持系統(tǒng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策。這些不僅有助于為高校的行政管理提供統(tǒng)一的信息化服務(wù)，而且有助于推動(dòng)高校行政管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)。

通過(guò)把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到各項(xiàng)管理工作中，提高高校行政管理工作的有序性、便捷性和高效性。行政管理人員平時(shí)須注意多積累資料，隨時(shí)把相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)整理錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中資料和數(shù)據(jù)的適用性和永久性。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，特別是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘和聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)可解決歷史數(shù)據(jù)充分利用的問(wèn)題。科學(xué)準(zhǔn)確的信息可以通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)的挖掘和整理而獲得，為領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供重要依據(jù)。

高校行政管理部門(mén)可以通過(guò)綜合信息管理系統(tǒng)及時(shí)地將有關(guān)通知、決定、會(huì)議精神等傳達(dá)至相關(guān)學(xué)院或部門(mén)，打破時(shí)間空間限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，及時(shí)做好信息的收發(fā)、處理、發(fā)布及傳遞，提高信息的暢通性，進(jìn)行有效的信息服務(wù)，提高管理效能，保證高校行政管理工作有序、高效地進(jìn)行。

其次，逐步完善并改良系統(tǒng)，及時(shí)更新升級(jí)相應(yīng)的軟件

高校的行政管理系統(tǒng)需要不斷地建設(shè)開(kāi)發(fā)，逐步完善，才能滿(mǎn)足高校日新月異的發(fā)展要求。為了給行政管理人員提高很好的工作平臺(tái)及技術(shù)保障，需要不斷地改良和完善系統(tǒng)，及時(shí)更新升級(jí)相關(guān)的軟件，不斷增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，這樣才能提高數(shù)據(jù)處理能力，提高工作效率。

大多數(shù)高校都十分注重行政管理計(jì)算機(jī)信息化硬件方面的更新?lián)Q代，卻缺乏在信息技術(shù)軟件方面的升級(jí)考慮。如果軟件建設(shè)跟不上，高校行政管理水平的提高也會(huì)受到很大程度的影響。隨著高等學(xué)校的不斷發(fā)展，高校的合并和信息資源的整合，都在促進(jìn)行政管理流程發(fā)生變化，而一套行政管理流程對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)以及配套的軟件，一旦管理流程發(fā)生變化，信息系統(tǒng)都需要進(jìn)行相應(yīng)的改良，而配套的軟件也需要進(jìn)行升級(jí)，否則會(huì)從很大程度上降低行政管理的工作效率。同時(shí)，綜合管理信息系統(tǒng)的改良應(yīng)統(tǒng)籌考慮，注意新舊系統(tǒng)的兼容性，避免出現(xiàn)新舊系統(tǒng)沖突，影響系統(tǒng)的正常使用。

結(jié)語(yǔ)

隨著自動(dòng)化辦公、虛擬辦公等管理方式得到越來(lái)越廣的應(yīng)用，加快高校行政管理信息化的進(jìn)程，已成為高校發(fā)展過(guò)程的必然趨勢(shì)。在我國(guó)高校行政管理信息化發(fā)展和完善的進(jìn)程中，行政管理工作的手段和模式改善了，工作效率提高了，但與此同時(shí)，也仍存在一些問(wèn)題和不足，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的過(guò)程中，逐步地完善，尋找到最適合自身發(fā)展的新途徑和新對(duì)策，從而進(jìn)一步地加快我國(guó)高校行政管理信息化的進(jìn)程。

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