淺析電子檔案與紙質(zhì)檔案并存

□文/孫毓川 閆建勛 朱璐華

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.河北聯(lián)合大學(xué)冀唐學(xué)院信息中心 河北·唐山）

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各類信息處理技術(shù)和設(shè)備的大量運用，辦公自動化的普及，電子商務(wù)的廣泛開展，我國檔案管理打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)管理模式，電子檔案應(yīng)運而生，使檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化。國家檔案局局楊冬權(quán)在2012 年全國檔案局長館長會議上提出，在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃基礎(chǔ)上，到2020 年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)量要比2010 年翻兩番。如何使紙質(zhì)檔案與電子檔案更加合理地并存，成為檔案管理又一新興課題。

一、高速信息時代發(fā)展對檔案管理的影響

當(dāng)今社會已步入一個高速的信息時代，網(wǎng)絡(luò)與通信的飛速發(fā)展，各種新型信息處理技術(shù)、多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，已滲透到我們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕町?dāng)中，同時也影響到檔案的管理工作中，使現(xiàn)階段的檔案管理工作翻開了嶄新的一面。網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存現(xiàn)狀

在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時代，人們獲取知識與信息的習(xí)慣已經(jīng)發(fā)生根本性的變化，紙質(zhì)檔案的傳播雖然沒有電子檔案的方便、快捷。但紙質(zhì)檔案一旦形成，由紙張、字跡材料、字跡這三大構(gòu)成元素就將永遠(yuǎn)結(jié)合在一起。反之，電子檔案雖然速度快、效率高，但由于其真實性、可靠性方面存在風(fēng)險。

在實際檔案管理工作當(dāng)中，不僅要求有紙質(zhì)檔案，同時還要求有相應(yīng)的電子檔案，這就是我國目前檔案工作管理中的“雙軌制”。通過電腦生成電子文件，再通過打印形成紙質(zhì)文件，或者將紙質(zhì)文件掃描生成數(shù)字化進(jìn)行處理，形成相應(yīng)的電子版本。其產(chǎn)生，是基于電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的必然性

在各行業(yè)實際工作當(dāng)中，大量的會議記錄、手稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、原始數(shù)據(jù)等這些紙質(zhì)文件因為其重要性，還是以紙質(zhì)為載體實行紙質(zhì)檔案管理，對其進(jìn)行長期、穩(wěn)定的安全管理，可作為重要和可靠的依據(jù)憑證存在。而電子檔案的最大特點在于其占用空間小，存儲信息量大，利于保存，使使用者能夠隨時隨地檢索，并實現(xiàn)信息的共享。二者各有優(yōu)劣。從利于工作角度來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是必然的。

從其載體而言，對于紙質(zhì)檔案來說環(huán)境的變化、空間的要求、紙質(zhì)的質(zhì)量等都對其保存壽命上有很大的影響。相對電子檔案，其載體主要由光盤構(gòu)成，其構(gòu)成材料多為聚酯底基，其對外界因素，包括物理因素、磁性現(xiàn)象等，都是電子檔案的不利因素。從保管的角度而言都存在缺陷。但二者之間缺一不可。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段管理中存在的問題

1、認(rèn)識上不足。在日常的管理工作當(dāng)中，對于電子檔案的概念我們從其功能和作用上還沒有一個充分的認(rèn)識，尤其對于一些一線的檔案工作者，往往沒有及時轉(zhuǎn)變觀念，在工作當(dāng)中把更多的精力放在了紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式上，加之年齡層次、業(yè)務(wù)水平、學(xué)歷層次等諸多因素的影響，造成對電子文檔收集、歸類不齊全，管理上不規(guī)范、不完整，或者出現(xiàn)資源上的過度浪費。

2、檔案管理人員年齡、學(xué)歷層次分差大。檔案部門作為一個職能部門，一直以來是一個清閑養(yǎng)老的地方，得不到有效的重視。就目前來講，檔案管理人員年齡層次偏大，業(yè)務(wù)水平老年化非常嚴(yán)重，而許多年輕人又不愿意從事檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理得不到有效的銜接，出現(xiàn)管理落后、制度不健全等諸多弊病。

3、管制制度不健全。傳統(tǒng)的管理模式一直以紙質(zhì)檔案管理為主，從接收、整理、保管已構(gòu)成一套完整規(guī)范的體系，但相對于電子檔案還未有一個成熟的管理模式。各個檔案管理單位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

4、安全隱患。電子檔案自1998 年出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標(biāo)準(zhǔn)開始，已有10 多個年頭。由于電子檔案信息極易被篡改，且很難找到篡改痕跡，并且隨著高端電子技術(shù)的迅速發(fā)展，破壞檔案真實性的技術(shù)手段也更加先進(jìn)。其次，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，舊的存儲檔案內(nèi)容是否被未來新的高端設(shè)備準(zhǔn)確無誤的解讀？面對自然災(zāi)害時，電子檔案是否可完整復(fù)原等諸多問題。如何更行之有效地做好電子檔案的安全管理是我們當(dāng)前檔案管理的又一新興課題。

五、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理策略

由于行業(yè)不同，工作的性質(zhì)不同，紙質(zhì)檔案和電子檔案在各領(lǐng)域中都發(fā)揮著它們的重要作用。就目前來看，電子檔案在信息的存儲、處理、傳輸和共享方面更能行之有效地發(fā)揮作用?；趯崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)一步搞好檔案信息資源的合理開發(fā)利用這一角度來看，大力開發(fā)電子檔案就顯得非常必要。而紙質(zhì)檔案其表現(xiàn)出的原始性、直觀性、真實性，其重要作用也不容忽視。合理的將紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，相輔相成，共同發(fā)展是至關(guān)重要的。一要有創(chuàng)新理念，從其本身的性質(zhì)、特點、功能、屬性等多方面入手，從而擴大研究范圍；二要建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度和相應(yīng)的法律法規(guī)；三要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。對檔案管理人員結(jié)構(gòu)實行優(yōu)化組合，合理搭配人力資源。多方吸納檔案管理的高科技知識型人才；四要更新檔案管理設(shè)備，加大對陳舊檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，以確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全性?！?/p>