試論高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

周建瓊

(懷化學(xué)院預(yù)科部,湖南懷化418008)

做好高校檔案管理工作,不斷地為教學(xué)和管理提供良好的支撐,就必須從思想深處樹立主人翁責(zé)任感,真心熱愛這份工作,在扎實(shí)完成各項(xiàng)日常任務(wù)的同時(shí),應(yīng)該力求創(chuàng)新,以提高效率,提升質(zhì)量。在這里,以筆者之淺陋,冒昧地提出了個(gè)人的幾點(diǎn)思考,以期能拋磚引玉,促進(jìn)思考和學(xué)習(xí)。

一、創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)工作的必要性

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力和源泉,高校檔案管理要想在當(dāng)下社會(huì)站穩(wěn)腳跟,跟上高等教育的發(fā)展節(jié)奏就必須更新觀念,樹立創(chuàng)新意識(shí),通過(guò)開發(fā)與利用信息資源、檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新,為高校的科研與教學(xué)服務(wù)。

(一)服務(wù)創(chuàng)新是高校檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)

高校檔案館是高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ),如果高校檔案館不能為學(xué)校的工作開展服務(wù),檔案館也就沒必要存在,也難以得到發(fā)展。我國(guó)的高校檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)都處在封閉的環(huán)境之中,工作也相對(duì)滯后,這些問(wèn)題的產(chǎn)生都跟檔案館的工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄有關(guān),隨著我國(guó)的各行業(yè)的快速發(fā)展,服務(wù)方式也日益發(fā)生轉(zhuǎn)變,高校檔案管理人員只有創(chuàng)新服務(wù),才能為學(xué)校工作的開展打下基礎(chǔ)。

(二)服務(wù)創(chuàng)新是高校檔案管理不斷發(fā)展的要求

隨著我國(guó)高校教育事業(yè)地不斷改革,檔案管理工作也融入到學(xué)校的管理和教學(xué)的過(guò)程中,檔案管理工作也面臨著許多新問(wèn)題。鑒于此種情況,檔案館的工作人員要將創(chuàng)新的觀念貫徹于檔案館管理工作的始終,這就必須打破傳統(tǒng)的思維定勢(shì),關(guān)注學(xué)校的科研工作以及教學(xué)體制改革,探索出管理檔案館的新途徑,時(shí)刻把握學(xué)校的短期工作和長(zhǎng)期目標(biāo),既為廣大師生服務(wù),又為領(lǐng)導(dǎo)作決策服務(wù)。

二、高校檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀和存在的不足

高校檔案管理工作直接關(guān)系著學(xué)校的整體風(fēng)貌,但是因?yàn)楦鞣N原因,我國(guó)目前的高校檔案管理工作并沒有在服務(wù)上有實(shí)質(zhì)性的創(chuàng)新,高校的檔案利用率并不高,珍貴的資料并沒有被有效利用,某些高校的史料檔案長(zhǎng)期被擱置,不能體現(xiàn)其價(jià)值。

(一)重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái),很多人都認(rèn)為檔案管理工作就只是收藏和保管資料,不能給學(xué)校帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,只要保證資料不丟失、不泄密、方便查檔和外調(diào)就可以了,因此學(xué)校很容易忽視學(xué)校的檔案管理工作,形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)狀。

(二)管理方式落后,管理力量不足

我國(guó)許多高校的檔案管理人員都沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn),沒有檔案管理的專業(yè)技能,對(duì)檔案管理的重要性、檔案材料如何收集、整理等業(yè)務(wù)并不熟悉,又因?yàn)閷?duì)檔案資料的辨別能力較差,往往因錯(cuò)過(guò)最佳的收集時(shí)間而流失重要的資料。

(三)投入檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,也應(yīng)加大對(duì)檔案館的資金投入,使檔案館的硬件設(shè)施滿足檔案館的需求,但是大部分高校對(duì)檔案館的經(jīng)費(fèi)投入明顯不足,檔案建設(shè)的資金十分有限,設(shè)備不能夠及時(shí)更新,這是高校檔案管理發(fā)展的重要制約條件。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的措施

(一)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

忽視對(duì)檔案館資源的開發(fā)與利用、輕視服務(wù)的重要性,導(dǎo)致檔案的功能不能完全被發(fā)揮出來(lái)。因此要想使高校檔案館發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值,就必須打破固有的思維模式,將新觀念、新思想用于高校檔案管理工作之中,促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。

1.首先,要轉(zhuǎn)變“你需要我提供什么”的被動(dòng)服務(wù)理念為“用戶至上、主動(dòng)服務(wù)”的理念,這就要求去了解學(xué)校各部門及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案的需求,對(duì)用戶需求進(jìn)行研究和分析,探索和發(fā)現(xiàn)檔案管理服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)的切入點(diǎn),為用戶提供方便的查詢環(huán)境與可靠的信息資料。

2.改變傳統(tǒng)的封閉意識(shí)為開放的服務(wù)意識(shí),檔案館不僅要和高校各部門加強(qiáng)聯(lián)系,同時(shí)還要與社會(huì)各領(lǐng)域緊密聯(lián)系,把檔案館的信息提供給社會(huì)廣大公眾。在彭群頤老師所撰寫的《高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的幾點(diǎn)思考》一文中,就曾有這樣的觀點(diǎn):[1]

檔案工作要上檔次、上水平、產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,必須搞好檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。因此,高校檔案部門應(yīng)將檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和檔案現(xiàn)代化管理方面轉(zhuǎn)移,積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和管理手段,培養(yǎng)和配備適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的專業(yè)技術(shù)人才,加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和多媒體技術(shù)的應(yīng)用,提高檔案管理的科技含量和科技創(chuàng)新能力,逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作主要從純手工操作的傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。

網(wǎng)絡(luò)的開放性和管理的科學(xué)性與便捷性,已經(jīng)極大地改變?nèi)藗儗?duì)于檔案管理模式的認(rèn)知方式。現(xiàn)在需要做的工作是,如何在已有資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化升級(jí),不斷適應(yīng)新形勢(shì)的需要。在前人已經(jīng)取得了豐碩成果的基礎(chǔ)上,推陳出新有難度,但推陳出新也最有力度,它能有效改變傳統(tǒng)封閉保守的形象,使檔案管理服務(wù)的水平邁上嶄新的臺(tái)階。

3.改變靠經(jīng)驗(yàn)服務(wù)的保守觀念,樹立新觀念,檔案館要根據(jù)職能的變化、服務(wù)對(duì)象的差別,不斷創(chuàng)新服務(wù)手段,尋找發(fā)展的新途徑,為社會(huì)公眾和高校各部門提供便捷的信息服務(wù)。

(二)加強(qiáng)管理

1.加強(qiáng)制度建設(shè)

高校檔案館要實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)創(chuàng)新,就必須有“法”可依,完善相關(guān)的管理制度,這是實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新的保障。

(1)完善資料收集制度。各單位收集相關(guān)檔案時(shí)要明確責(zé)任,同時(shí)要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督,保證高校各部門及時(shí)、完整地將資料歸檔于檔案館。

(2)完善業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度。要定期對(duì)檔案的收集和整理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo),保障材料歸檔的規(guī)范。

(3)建立健全檔案保管制度。由專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn),對(duì)檔案館的安全設(shè)施進(jìn)行維護(hù),消除消防隱患,使檔案處于最優(yōu)質(zhì)的保管狀態(tài)。

(4)完善借用和使用制度。根據(jù)檔案的特征,進(jìn)行不同的管理方式,一方面要簡(jiǎn)化借閱手續(xù),方便用戶使用;另一方面要注重部分檔案的保密工作。

2.使用現(xiàn)代化管理手段

關(guān)于這一點(diǎn),前面已經(jīng)有所討論,在這里再一次作強(qiáng)調(diào),以期問(wèn)題能進(jìn)一步的深化。當(dāng)然,更重要的還是要具體化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,使用現(xiàn)代化的管理手段使檔案管理工作的必然趨勢(shì)。高校檔案館應(yīng)采用先進(jìn)的管理手段,有效地提高檔案資料的收集、管理與應(yīng)用水平。

(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案管理中利用計(jì)算機(jī)、縮微、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)時(shí),需要相應(yīng)的軟硬件的支持。因此高校應(yīng)加大資金投入,為檔案館配備先進(jìn)的設(shè)備,并購(gòu)置先進(jìn)的管理軟件。

(2)加速檔案數(shù)字化進(jìn)程。在實(shí)現(xiàn)資料歸檔數(shù)字化與電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)之上,完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

(三)提高檔案人員的綜合素質(zhì)

隨著新技術(shù)新設(shè)備在檔案館中的應(yīng)用、檔案工作的深度和廣度地不斷拓展,對(duì)檔案人員的信息素養(yǎng)、創(chuàng)新能力提出了更高的要求,檔案館的工作人員要用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己,并在工作中對(duì)其有效運(yùn)用,創(chuàng)新檔案管理的手段和方式。關(guān)于這一點(diǎn),在肖春霞老師撰寫的《做好高校檔案管理工作改革的思考》一文中就有過(guò)很好的闡述:[2]

檔案工作部門要適應(yīng)高校新時(shí)代發(fā)展和新時(shí)期檔案工作的需要,成為部門的“中樞”,工作人員要具有較高的政治理論水平和政策水平,要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。勤奮無(wú)私的敬業(yè)精神,要能從全局角度觀察、思考,創(chuàng)造性地開展工作,提高貫徹黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作方針政策、法律法規(guī)的自覺性和堅(jiān)定性。要求他們不僅要深入學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí),而且要掌握檔案工作的原則方法。做到熟悉專業(yè)懂本行,開展工作不外行。

在此基礎(chǔ)上,筆者也形成了如下的幾點(diǎn)思考:

1.完善人才引進(jìn)機(jī)制,學(xué)校要吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才到檔案管理工作中,充實(shí)檔案管理隊(duì)伍,優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

2.完善業(yè)績(jī)考核制度,建立健全業(yè)績(jī)考核制度,對(duì)檔案管理員的工作水平、工作態(tài)度以及工作成效進(jìn)行考核。

3.健全激勵(lì)機(jī)制,采用物質(zhì)激勵(lì)以及精神激勵(lì)激發(fā)管理人員的責(zé)任心與進(jìn)取心,增強(qiáng)管理人員提高自身素質(zhì)的主動(dòng)性與積極性,最大程度地激發(fā)管理員的創(chuàng)造性,只有管理員的整體綜合素質(zhì)得以提高,高校檔案館的管理和服務(wù)才能相應(yīng)提高。

四、結(jié)語(yǔ)

由于高校檔案館過(guò)分注重檔案資料的保密性,致使高校檔案工作長(zhǎng)期處在比較封閉的環(huán)境之中,檔案管理人員的管理觀念相對(duì)陳舊、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄,檔案工作一般都停留在建檔、管檔以及查詢等階段,忽視了檔案資源的開發(fā)與利用。在此基礎(chǔ)上,高校應(yīng)重視檔案館的各項(xiàng)工作的創(chuàng)新,促進(jìn)檔案館在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下也能得到相應(yīng)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案館的自身價(jià)值。

[1]彭群頤.高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].懷化學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(7).

[2]肖春霞.做好高校檔案管理工作改革的思考[J].懷化學(xué)院學(xué)報(bào),2003,(1).