論中職院校檔案特點(diǎn)及相應(yīng)的管理策略

朱有法

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

論中職院校檔案特點(diǎn)及相應(yīng)的管理策略

朱有法

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

中職院校檔案管理是整個(gè)中職院校管理工作不可缺少的重要組成部分，直接反映出這個(gè)學(xué)校的管理水平和辦學(xué)特色，在學(xué)校工作中有十分重要的地位。

一、中職院校檔案工作的特點(diǎn)

中職院校檔案管理是整個(gè)檔案學(xué)管理的一個(gè)門類，它在整個(gè)學(xué)校的管理中扮演著重要的角色。中職院校的檔案的特點(diǎn)是：內(nèi)容繁多，形式復(fù)雜，既具有一般檔案管理工作的共性，又同時(shí)具有中職院校自身管理工作的特點(diǎn)。

1.內(nèi)容繁多，來(lái)源廣泛

中職院校的部門多，各部門都有自己的工作及檔案材料，這就形成了檔案來(lái)源廣泛的特點(diǎn)。例如：黨務(wù)、組織、宣傳、工會(huì)、團(tuán)委、行政、人事、監(jiān)察、審計(jì)、保衛(wèi)、總務(wù)、圖書(shū)等眾多職能部門的工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示等，以及學(xué)校組織的各類教育活動(dòng)檔案材料。中職院校一方面在學(xué)科、招生、教學(xué)、教材建設(shè)等項(xiàng)工作中的規(guī)劃、制度、總結(jié)等會(huì)形成一定數(shù)量的文件材料，另一方面龐大的師資隊(duì)伍所從事的教學(xué)、科研等活動(dòng)同樣也會(huì)形成相當(dāng)數(shù)量的文件材料；中職院校各部門工作任務(wù)多，形成了大量的各具特色的文件材料，主要有：黨務(wù)檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案，還有出版物檔案、財(cái)會(huì)檔案等，因而形成了檔案材料內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。

2.形式多樣，規(guī)律性強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案材料主要是紙質(zhì)材料，隨著信息化技術(shù)的普及，自動(dòng)化辦公、多媒體和電子信息已成為取代紙質(zhì)辦公，中職院校內(nèi)使用紙質(zhì)檔案的局面正在逐步改變，以磁盤、磁帶、光盤為載體的檔案材料日益增多，不僅記錄檔案信息內(nèi)容的方式方法很多，而且內(nèi)容表達(dá)的方式也多種多樣。

中職院校檔案材料的形成過(guò)程與其記錄學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程是一致的，它客觀地反映了黨政管理工作的全過(guò)程。教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)、科研活動(dòng)以及個(gè)人參加各種教育活動(dòng)所形成的文件材料，反映了教學(xué)工作的全過(guò)程。因此，中職院校檔案較之其它單位的檔案，其過(guò)程都是分散而龐雜的，同時(shí)具有很強(qiáng)的規(guī)律性。

二、中職院校檔案的管理策略

中職院校檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，依據(jù)黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。

1.樹(shù)立依法建檔，依法歸檔的觀念意識(shí)

檔案工作者要以國(guó)家頒布實(shí)施的《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和其它有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，保證檔案材料得到充分收集。同時(shí)要組織學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，強(qiáng)化廣大教職工特別是基層檔案立卷部門工作人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到本部門在日常工作中形成的各類文件材料以及教職工個(gè)人所完成的科研成果、論文、專著等檔案材料的征集，自覺(jué)地配合管理人員做好學(xué)校檔案的立卷歸檔工作。

2.挖掘信息資源，搞好收集工作

檔案工作的三個(gè)主要環(huán)節(jié)是收集、整理和利用。其中收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。收集是管理和利用的前提，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案工作者要時(shí)刻關(guān)心和注意學(xué)校的總體活動(dòng)情況和部署，及時(shí)收集各項(xiàng)活動(dòng)所形成的檔案材料，同時(shí)，還要經(jīng)常深人到學(xué)校各職能部門，了解其工作開(kāi)展情況，積極主動(dòng)地做好檔案材料的收集立卷工作，并嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

3.檔案管理要遵循其形成過(guò)程中的規(guī)律性

中職院校檔案的形成有其規(guī)律性。檔案管理人員必須遵循檔案形成的規(guī)律性。例如：教研檔案是由教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究、總結(jié)鑒定、推廣應(yīng)用等各階段分散的文件材料，經(jīng)過(guò)整理、立卷、歸檔而轉(zhuǎn)化為檔案，它除了專業(yè)性這一特點(diǎn)外，還具有規(guī)律性的特點(diǎn)。在實(shí)際工作中，為了保證其規(guī)律性，應(yīng)該按項(xiàng)目、產(chǎn)品或課題組卷，在收集、整理、組卷、保管乃至提供利用上，均應(yīng)遵循原則，以免破壞其完整性。

4.檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

隨著多媒體技術(shù)與“信息高速公路”等現(xiàn)代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。中職院校主管部門在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門共同協(xié)商，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法等，制定統(tǒng)一的規(guī)劃，為科學(xué)管理和現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)的過(guò)程，使檔案工作在客觀上有共同的語(yǔ)言，共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)，共同的比較基礎(chǔ)，共同的協(xié)作依據(jù)，共同的協(xié)調(diào)保證。以便建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，走檔案信息資源共享之路。

[1]高潔.信息管理概論[M].北京：科學(xué)出版社，2002.

[2]柯友良.對(duì)復(fù)合檔案館及其發(fā)展的構(gòu)想[J].檔案學(xué)通訊，2005，（2）.

[3]紀(jì)曉群.信息服務(wù)中高校檔案館與圖書(shū)館的合作共建[J].檔案學(xué)研究，2006，（4）.

[4]惠芬.高等學(xué)校檔案和特點(diǎn)與管理[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（3）.

責(zé)任編輯：孫延波