淺析高校人事檔案管理問題與對策

李 麗

(黃岡師范學(xué)院人事處，湖北黃岡438000)

一、高校人事檔案管理存在的問題

(一)管理體制與制度的不完善 高校人事檔案管理體制一般定義為高校人事檔案管理工作的組織制度。根據(jù)我國人事檔案管理理論的分類方法，高等學(xué)校的人事檔案分為干部檔案、職工檔案以及學(xué)生檔案三種。近年來，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校教職工人員劇增，人員結(jié)構(gòu)更趨復(fù)雜，人事管理體制和制度不完善，嚴(yán)重地制約了高校管理效能和持續(xù)發(fā)展。因此，制定并完善高校人事檔案管理體制，確保人事檔案的真實性、完整性、安全性和有效性，是高校人事檔案管理亟須解決的問題。

(二)人事檔案管理信息化程度偏低 目前，很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。紙質(zhì)檔案管理有許多弊端，首先，紙質(zhì)檔案不容易保存;其次，紙質(zhì)檔案消耗資源，第三，紙質(zhì)檔案更新困難，尤其是學(xué)生檔案更換很快，要耗費(fèi)大量的人力物力。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平低，導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)，嚴(yán)重地制約高校人事制度改革與發(fā)展。

(三)人員的流動快與人事檔案更新慢的矛盾 高校人員流動性較強(qiáng)，個人信息變化較快，與這種情況形成對比，人事檔案更新速度較慢，信息滯后，影響了高校人事檔案管理的真實性和實時性。

(四)檔案管理人員的技術(shù)水平不高 由于種種原因，人事檔案管理的專業(yè)人員極度缺乏，不能滿足檔案管理的需求。目前，許多高校的人事管理人員管理工作基本上都是其他專業(yè)的人員通過臨時、簡單的培訓(xùn)轉(zhuǎn)崗而來，甚至有些管理人員完全沒有接受過培訓(xùn)。大量的不具備人事檔案管理資質(zhì)的人員從事著事關(guān)所有人“身家性命”的檔案管理，難免增加失誤的風(fēng)險。而一旦出現(xiàn)失誤，后果可能很嚴(yán)重，輕則影響檔案的真實性，重則影響立檔人的一生命運(yùn)。

二、高校人事檔案有效管理的對策

(一)積極促進(jìn)管理制度的改革與完善 要建立健全并認(rèn)真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務(wù)新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實際，進(jìn)一步完善各項相關(guān)制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)要做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。要遵循具體情況具體分析原則，對于不同類型的檔案，確定其各自的管理主體，采用分層管理原則，保證主次分明。就當(dāng)前高校而言，主要分為三個階層:管理層、教職工層、高校學(xué)生。對于管理階層，其材料的更新和變化應(yīng)該有特定的人員，同時對其人事材料的使用權(quán)限加以限制;對于教職工階層，主要要求工作經(jīng)歷和個人經(jīng)歷的真實性，要建立嚴(yán)格的人事檔案鑒別制度;對于高校學(xué)生，要規(guī)范學(xué)生信息登記的標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的檔案信息登記制度，保證信息的完整性和規(guī)范性。

(二)構(gòu)建高校人事檔案信息化系統(tǒng)，利用計算機(jī)信息技術(shù)來輔助人事檔案管理，最大限度發(fā)揮人事檔案管理的作用 第一，要建立一套完整的人事檔案管理系統(tǒng)，改變以往儲存模式，把以前用紙質(zhì)檔案儲存的材料電子化、數(shù)字化、信息化，這不僅節(jié)約空間也有利于檔案資料的保存。第二，建立區(qū)域化的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)區(qū)域的資源信息共享，方便管理階層全方位地了解相關(guān)人事信息;方便人員流動時檔案的更新和變化，減少時空等自然或人為制約。第三，建立電子目錄以及搜索系統(tǒng)，方便對于檔案的查詢利用。管理者通過搜尋人名，即可查詢到與之相關(guān)的信息，包括工作經(jīng)歷、個人能力、家庭狀況等，使其在人員的任命和調(diào)用方面更為科學(xué)和合理。

(三)提高管理人員的綜合素質(zhì) 作為人事檔案管理人員，必須認(rèn)識到人事檔案的特殊性、嚴(yán)密性、保密性和重要性。首先，人事檔案管理人員應(yīng)該了解到人事檔案不同于與一般性檔案材料，必須嚴(yán)格按照建檔人員的真實信息和真實情況來記錄，不能產(chǎn)生任何細(xì)小方面的差別和失誤，這要求人事檔案管理人員應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，及時核對信息，保證檔案材料的真實性和可靠性;其次，人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)，恪守職業(yè)道德，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定來收集、分類、整理以及建檔，不隨意捏造檔案信息，對于人事檔案的申請利用嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)流程辦理，以防止人事檔案被不法分子利用致使被利用人的權(quán)益受到損害。另外，管理人員不僅要增強(qiáng)自身的專業(yè)知識，同時也要不斷地學(xué)習(xí)現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)和一些信息技術(shù)，以適應(yīng)社會需求，做好人事檔案管理的工作。

高校管理者要積極聽取人事檔案工作人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(四)加強(qiáng)人事檔案的宣傳教育工作，切實增強(qiáng)廣大教職工的人事檔案意識 人事檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳力度，要使廣大教職工真正從思想上對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領(lǐng)導(dǎo)也要高度重視，切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問題，在組織、制度、人力、物力、財力上給予保證，使人事檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。人事檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。