簡論加強高校院系資料室建設(shè)

孟姍姍

高校院系資料室作為本校圖書文獻資料服務(wù)工作的基層機構(gòu)，與圖書館共同構(gòu)成學校的文獻信息中心，同是為教學和科研服務(wù)的學術(shù)性機構(gòu)。但不少院系資料室服務(wù)功能遠遠不能適應(yīng)教學科研日益增大的文獻信息服務(wù)需求。如何加強院系資料室建設(shè)，是一個亟需解決的問題。本文就此作一些初步探討。

院系資料室的現(xiàn)狀

隨著高校的迅速發(fā)展，教學科研對文獻信息服務(wù)的需求越來越大。多數(shù)院系資料室在為教學、科研提供圖書資料信息服務(wù)方面付出了大量辛勤勞動，作出了應(yīng)有的貢獻。但為數(shù)不少的院系資料室存在的問題較多，難以把為教學科研服務(wù)工作做得更好，無法滿足服務(wù)對象日益增長的服務(wù)需求。出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，主要有：

一是人員結(jié)構(gòu)不合理的問題比較普遍。不少高校院系資料室一方面人浮于事，另一方面缺乏圖書館管理專業(yè)人員，這種人員結(jié)構(gòu)不合理的結(jié)果，導致管理服務(wù)混亂，使文獻信息服務(wù)水平難以適應(yīng)教學科研的需要，有的相關(guān)服務(wù)甚至基本上處于架空狀態(tài)。

二是管理制度不健全的問題比較突出。不少資料室正是因為缺乏制度保障，導致了一系列本來可以避免的混亂現(xiàn)象：人力資源管理方面，人員編制、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置，缺乏嚴格、明確的規(guī)范，造成人員配置與相應(yīng)的工作需要脫節(jié)。圖書資料信息管理方面，購進、借出登記制度不健全或雖有制度但未能嚴格執(zhí)行，造成一些圖書資料損壞、丟。

三是缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展圖書資料信息服務(wù)，是強化院系資料室服務(wù)功能、提高服務(wù)水平的必然途徑。而多數(shù)院系資料室至今缺乏相關(guān)設(shè)施、設(shè)備，有的甚至沒有設(shè)置信息技術(shù)工作崗位的這個設(shè)想。

四是所需資金缺乏保障。校圖書館經(jīng)費是納入學校開支計劃的，一般都有比較可靠的保障。而院系資料室經(jīng)費是“自主投入”的，由于缺少資金，文獻資料添置、必要的設(shè)施建設(shè)和設(shè)備購置無法得到保障，創(chuàng)新服務(wù)方式、滿足服務(wù)需求基本停留在口頭上。

存在以上問題的主要原因

首先，從主觀上看，一些學校和院系領(lǐng)導對資料室建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視。校領(lǐng)導對圖書館的關(guān)心支持比較到位，而對院系所屬的資料室的建設(shè)與發(fā)展情況院則很少關(guān)注。其次，在傳統(tǒng)的圖書館和資料室管理體制下，一些管理方式不利于資料室的發(fā)展。通過對多數(shù)資料室存在問題的原因加以分析，筆者以為這種管理體制方面的一些問題值得探究。比如，圖書館的經(jīng)費來源主要是學校統(tǒng)籌安排、保障所需，這是《普通高等學校圖書館規(guī)程（修訂）》（以下簡稱《規(guī)程》）明確規(guī)定了的。而資料室的經(jīng)費，則由院系“自主投入”，院系在經(jīng)費緊缺的時候，“自主投入”資料室的經(jīng)費就失去了保障。

關(guān)于加強院系資料室建設(shè)的幾點建議

院系資料室需要加強和改進的問題是多方面的，筆者僅就以下問題談幾點建議。

1.關(guān)于管理體制改革問題

加強資料室建設(shè)是院系師生和科研人員共同關(guān)心、重視的一件事情，更有不少人參與了深入探討，提出了寶貴的建議。概括起來主要有兩種意見：

第一種意見是將高校圖書館改為圖書總館，將院系資料室改為分館，由總館直接領(lǐng)導管理，仍承擔直接為院系服務(wù)的職責。認為這樣有利于加強管理，促進資料室提高管理水平。這個意見存在的主要問題一是經(jīng)濟條件好的院系資料室因分館是總館的分支機構(gòu)，受總館領(lǐng)導可能“受制于人”而不樂意改為分館，其所屬人員也會因個人收入可能減少而未必愿意納入校圖書總館。勉強將其納入總館系列，可能會引發(fā)一些新的矛盾。二是將資料室改為分館后脫離院系領(lǐng)導而直接由圖書館管理，使資料室和院系的關(guān)系由密切變?yōu)槭柽h，會產(chǎn)生弱化院系服務(wù)的問題。三是按照《規(guī)程》的規(guī)定，設(shè)立分館僅限于“規(guī)模大、院系多或校園分散的高等學?！?而不適用于所有高校。

第二種意見是“實行一體化”。即建立以高校圖書館為主導，各院系資料室共同參與的校園資料協(xié)作系統(tǒng)。所謂協(xié)作系統(tǒng)，是指參照類似上海市文獻資源共建共享協(xié)作網(wǎng)和全國范圍的CALIS文獻保障系統(tǒng)建立的校園資料共建共享系統(tǒng)。協(xié)作網(wǎng)成員單位和參建單位可以開展館際互借、館際文獻傳遞、通用閱覽證等資源共享服務(wù)。這種更大范圍內(nèi)的共享，有利于減輕會員館或參建單位的服務(wù)壓力，提高服務(wù)效率。這種區(qū)域性甚至全國性的協(xié)作網(wǎng)或文獻保障系統(tǒng)的創(chuàng)立已取得成功，是高校資源共享的一個重大創(chuàng)新，受到普遍歡迎。

筆者認為以上兩種意見各有其長，特別是第二種意見：建立以高校圖書館為主導、各院系資料室共同參與的校園資料協(xié)作系統(tǒng)，有利于擴大信息共享范圍、提高信息服務(wù)工作效率，具有廣闊的發(fā)展前景。但各個高校的情況不同，不論哪種意見，都難以作為普遍通行的圖書機構(gòu)管理模式推行。筆者認為，資料室管理體制改革不管采取哪種做法，都應(yīng)從本校圖書館和院系資料室的實際情況出發(fā)，按照《規(guī)程》關(guān)于完善職責、健全制度，加強管理，強化服務(wù)功能的要求，在此基礎(chǔ)上爭取加入?yún)^(qū)域性或全國性的協(xié)作網(wǎng)，獲得更廣闊的文獻信息共享權(quán)，有利于把信息服務(wù)工作提升到更高更新的水平。

2.關(guān)于缺乏資金和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施的問題

資料室資金短缺，主要是建設(shè)和發(fā)展（設(shè)備購置、設(shè)施建設(shè)、大批量圖書資料添置）所需的大筆資金沒有保障。這一部分資金由院系“自主投入”的做法，筆者認為是不妥的。根據(jù)《規(guī)程》第三十三條關(guān)于“高等學校應(yīng)保證圖書館正常運行和持續(xù)發(fā)展所必需的經(jīng)費和物質(zhì)條件”和第三十四條關(guān)于“高等學校圖書館的經(jīng)費列入學校預(yù)算”的規(guī)定，資料室的經(jīng)費應(yīng)包括在“高等學校圖書館的經(jīng)費”之中，共同由學校管理。因為第八條關(guān)于：“高等學校的院系（所）資料室是全校文獻保障體系的組成部分”的規(guī)定，已經(jīng)明確了資料室與圖書館是同一個序列的，既然同屬一個序列，經(jīng)費就應(yīng)當由學校像“保證圖書館正常運行和持續(xù)發(fā)展所必需的經(jīng)費和物質(zhì)條件”一樣統(tǒng)籌安排，而不應(yīng)當由院系“自主投入”。這樣既有利于資料室的資金保障，也有利于學校加強對院系的財務(wù)監(jiān)督，避免院系占用資料室資金。

3.關(guān)于加強專業(yè)隊伍建設(shè)的問題

為了提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，改變隊伍結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀，必須采取得力措施：

①建立嚴格、科學的用人制度，為加強隊伍建設(shè)提供制度保障。糾正“安置性”用人，避免“人浮于事”和缺乏專業(yè)人員的現(xiàn)象的長期延續(xù)。

②選用人員注重素質(zhì)。在考察思想素質(zhì)的同時，必須重視其文化程度和圖書管理專業(yè)知識及能力的考察，擇優(yōu)選用。

③確定合理的人員結(jié)構(gòu)比例，有計劃地聘任多種學科的專業(yè)人員，形成以專業(yè)人員為核心的骨干隊伍，為強化服務(wù)功能、提高服務(wù)水平提供專業(yè)人才資源保障。

④建立完善培訓機制，采取多種方式和途徑培養(yǎng)、提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

⑤建立完善激勵機制，鼓勵隊伍的進取精神。

4.關(guān)于健全制度的問題

按照《規(guī)程》關(guān)于“高等學校圖書館應(yīng)以讀者第一，服務(wù)育人為宗旨，健全服務(wù)體系，做好服務(wù)工作”的規(guī)定健全和完善圖書資料的信息服務(wù)工作制度。首先要突出服務(wù)觀念。所謂“讀者第一”，應(yīng)當以急讀者之所急的意念和作風，用快捷便利的方式最大限度地滿足教學科研的需求。尤其是學生的需求，還應(yīng)當從他們對圖書資料信息缺乏了解的實際出發(fā)，建立相關(guān)的圖書信息介紹等輔導制度。與此同時，對現(xiàn)有的制度進行必要的完善，不論是對資料室自身還是對服務(wù)對象，相關(guān)制度都應(yīng)當做到權(quán)利與義務(wù)對稱，糾正重視管理忽視服務(wù)的現(xiàn)象。對違反制度的行為，必須按照校紀、法規(guī)予以處理。不能擅自擬定處罰條款，對一些重大問題的處理決定，應(yīng)當告知當事人不服處理決定有申訴的權(quán)利。

參考資料：

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