新建本科院校檔案工作規(guī)范化管理芻議

劉憬遐，王佳偉，閆桂蓮

（1.河北民族師范學院 黨政辦公室，河北 承德 0670002.河北旅游職業(yè)學院 黨政辦公室，河北 承德 067000）

新建本科院校大多由單一專科院校升格或由多個院校合并，在其升本的發(fā)展歷程中，須經歷全方位的調整，建設合格本科院校要求其在辦學定位、人才培養(yǎng)、教學管理、學科建設及專業(yè)建設、科研建設、學生管理及學生創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)管理等方面提高，既要保留原有院?；A的優(yōu)良傳統(tǒng)，又要以創(chuàng)新發(fā)展的態(tài)度尋找新建本科院校的科學定位，力克以往單一發(fā)展的模式，尋求科學合理轉型。新建本科院校多為地方高校，因此依托地方優(yōu)勢，謀求應用型本科發(fā)展道路，構建特色發(fā)展模式成為新建本科院校在激烈的高等教育競爭中生存發(fā)展的必由之路。

一、新建本科院校檔案管理規(guī)范化的必要性

高校檔案管理指的是高校在管理及實踐過程中形成的文字、圖表、聲像等各種具有保存價值的載體。檔案具有歷史傳承性和現實價值性，它記錄學校行政管理、教學管理、科研管理、學生管理等的點滴過往，是高校校史的真實反映，發(fā)展軌跡的真實展現，同時成為高校進一步發(fā)展壯大的寶貴財富。

新建本科院校的“新建”含義指其特定的發(fā)展階段，即未達到合格本科院校層次，處于建設期、發(fā)展期，因此面臨著教育部本科教學評估，這成為提升新建本科院校突破原有?？瓢l(fā)展瓶頸，向合格本科院校邁進的機遇。因此加強新建本科院校檔案管理，使其符合合格本科院校的發(fā)展要求，達到規(guī)范化管理具有十分重要的理論與實踐意義。

二、新建本科院校檔案規(guī)范化管理對策

（一）檔案規(guī)范化管理的含義

在貫徹《高等學校檔案管理辦法》的基礎上，建立完善的檔案管理組織體系，對檔案管理的領導權責、組織架構、運行機制、保障措施、歸檔范圍等都做出明確規(guī)定，保證檔案管理工作有章可循，有法可依。

（二）新建本科院校檔案管理的現狀

基于新建本科院校的發(fā)展理念，作為重要職能部門之一的檔案管理部門面臨著機遇及挑戰(zhàn)，檔案管理工作面臨以下問題：

1.檔案管理復雜，頭緒萬千

新建本科院校大都經合并形成新的學校，合并前的院校的檔案管理模式各異，整合各個學校的檔案需要花費大量的人力物力，按照合格本科院校的檔案管理模式重新對原有檔案進行標準化歸檔需要花費巨大代價，且原有檔案形式不一，既有原始紙質檔案材料，也有個別形成電子檔案材料，這樣一來使得檔案管理頭緒眾多，需要分門別類進行整理。

2.檔案管理重要性認識不夠，知行不一

新建本科院校各項工作千頭萬緒，而檔案管理工作內隱性較強，不具有迅速形成顯性價值的特點，因此，對于檔案管理工作，大多數新建本科院校抱著“騰”、“等”的心態(tài)，往往在教育部評估工作進入緊張備戰(zhàn)狀態(tài)時才開始著手整理，使檔案管理工作限于尷尬的“中間地帶”，“知行不一”的情況長期存在。

3.檔案管理人員素質偏低，良莠不齊

新建本科院校經合并后，檔案管理人員構成較為復雜，檔案管理人員普遍存在學歷水平偏低、專業(yè)背景不一，年齡結構老化的問題。同時，由于檔案管理工作的受重視程度低，使得具有檔案學、檔案管理學專業(yè)背景的青年管理工作者往往存在“過往”心態(tài)，職業(yè)效能感較低，崗位流動較快，“良才”苦無定所，檔案管理部門長期居于人才劣勢。

4.檔案管理的技術手段落后，流于形式

新建本科院校在力爭向合格本科院校過渡過程中大都提出了高?！靶畔⒒苯ㄔO的目標，然而檔案管理信息化建設僅停留在形式上，絕大多數檔案為未經整理歸檔的原始紙質檔案，光盤、圖表、聲像等現代科技手段的運用十分有限，檔案管理基本上未能跳出“手動”時代，仍然停留在人工編目立卷、入庫、查閱調卷等，使得部分檔案的價值得不到有效的挖掘，與此同時，各種檔案的規(guī)格、形式不一，紙質檔案經過長久貯藏或經反復查閱造成磨損及毀壞，原始檔案的保存難度日益加強，而由于人力、物力、財力的劣勢使檔案信息化的進程緩慢，根本不能適應新時期檔案建設的需要。

（三）新建本科院校檔案管理規(guī)范化途徑探析

根據前述檔案管理規(guī)范化含義，應從以下幾方面加強新建本科院校檔案管理工作：

1.制定檔案管理的制度規(guī)范

檔案管理的制度規(guī)范是檔案管理工作人員日常應有的行為準則和工作依據，新建本科院校應根據學校升本后的新的發(fā)展方向、發(fā)展要求、發(fā)展理念制定符合合格本科院校條件的檔案管理規(guī)章制度，力求將規(guī)范化的制度貫徹到實際管理工作當中，使檔案管理能夠體現目標兼具科學性及合理性，內容凸顯具體性及明確性，在實際工作過程中操作性強的特點，在制度上保障專職、兼職檔案管理人員具有同等的待遇，建立健全檔案管理檢查、評比、考核制度，與職務晉升及評優(yōu)有機結合，激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，確保檔案管理工作在科學化、規(guī)范化管理中更加凸顯“人本”特色，保障檔案管理建設工作有序進行。

2.構建檔案管理的領導權責規(guī)范

是否具有檔案管理意識是主管及分管檔案管理工作的領導能否帶領其檔案管理隊伍做好工作的關鍵，因此，主管及分管領導在實際工作過程中應具有權責意識，應加強領導，身先士卒，認真貫徹國家關于檔案管理工作的大政方針，制定并執(zhí)行學校檔案管理的規(guī)章制度，把檔案管理列入領導議事日程，構建規(guī)范化的權責體系。切實解決在檔案管理實際工作中的困難和問題。

3.形成檔案管理的運行機制

形成主管領導對于各部門檔案管理工作的指導與督促、成立檔案管理中心，由主管領導定期帶隊到全校各立卷單位走訪督查，與部門分管領導和兼職檔案管理工作者進行座談。推行部門立卷工作制，形成檔案管理中心指導制，深入基層檔案管理部門進行具體指導，及時解決工作中存在的問題。

4.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)隊伍

打造一支檔案管理的專業(yè)隊伍，適應檔案管理工作規(guī)范化及現代化的要求，可以通過內部擇優(yōu)調動，校外人才引進等方式，選擇學歷水平高、具有檔案學、檔案管理學專業(yè)背景的青年管理干部充實檔案管理隊伍，加強檔案管理專業(yè)隊伍的業(yè)務培訓，校際交流、校社交流，對于積極參加業(yè)務培訓且取得較好工作業(yè)績的青年管理工作者予以表彰，對于兼職檔案管理人員也應納入全校性檔案管理規(guī)范化培訓計劃，打造一支專業(yè)素質優(yōu)良的檔案管理專業(yè)隊伍。

5.提升檔案管理工作的信息化水平

信息化及科技化是新時期高校各項工作的重中之重，檔案管理工作的信息化建設起步晚，層次低，需進一步發(fā)展的物質基礎及智力支持。因此，應對檔案管理部門進行信息化的設施配備，包括倉儲、信息處理設備等的更新換代，同時，需要培養(yǎng)具有嫻熟信息化技術水平的檔案管理工作者，這就要求在構建檔案管理專業(yè)隊伍過程中以信息化、科技化帶動其專業(yè)化，使其良好的專業(yè)檔案學、檔案管理學知識能夠結合信息化技術，帶動檔案管理工作整體水平的提升。

結語

在新建本科院校向合格本科院校的發(fā)展過程中，檔案管理工作的規(guī)范化是學校走向科學發(fā)展的重要組成部分，一所新建本科院校是在承傳其原有歷史文化積淀的基礎上，邁向嶄新發(fā)展的征程，而檔案管理因其傳承校史，既往開來，與時俱進的時代特色需要在新的發(fā)展征程中繼續(xù)發(fā)揮其“記錄”、“保存”、“再現”的功能，展現其經久不變的魅力。

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