對企業(yè)檔案管理工作的探討

何曉影 哈爾濱光宇蓄電池股份有限公司

檔案可以記錄古今的經(jīng)濟、政治、文化以及科學(xué)等各方面的知識。隨著我國社會生活的發(fā)展與進步，我國的檔案工作的范圍也在逐步的擴大。企業(yè)的檔案是一種信息的資源，同時也是企業(yè)各種信息和載體的統(tǒng)一體。如何有效的加強企業(yè)的檔案管理工作，對于企業(yè)具有十分重要的作用。

一、企業(yè)檔案管理工作的概述

1.企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

隨著企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作的范圍也逐步的擴大。要想做好企業(yè)的檔案管理工作，首要問題是掌握檔案管理工作的主要內(nèi)容。包括利用科學(xué)的方法對各種類型的檔案進行歸類以及整理，同時收集企業(yè)的各種信息、整理信息并鑒定信息，并對收集的各類信息進行整編，達到有效利用并統(tǒng)計信息的目的。檔案管理中的重要環(huán)節(jié)是檔案的編研工作。企業(yè)的檔案的管理工作可以有效地促進企業(yè)信息的交流與建設(shè)，可以推進我國現(xiàn)代化企業(yè)的建設(shè)。

2.企業(yè)的檔案管理記載企業(yè)的發(fā)展進程

企業(yè)檔案的檔案是指與企業(yè)發(fā)展活動相關(guān)的各種文字資料以及媒體形式的資料等。其中包括各種圖紙，技術(shù)標準、規(guī)范、文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等所有企業(yè)相關(guān)的憑據(jù)以及原始資料和數(shù)據(jù)等等。對企業(yè)的所有有價值的資料進行整理和歸檔，可以保證企業(yè)中各種原始資料的完整性、歷史性以及可追溯性，同時也可以為企業(yè)的良性發(fā)展提供有價值的依據(jù)。

3.企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

檔案管理工作的建設(shè)是國家信息化工作中的重要組成部分。豐富的企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的基礎(chǔ)，而檔案信息的數(shù)字化的建設(shè)是企業(yè)檔案建設(shè)創(chuàng)新的核心內(nèi)容，做好企業(yè)檔案管理的工作對于促進企業(yè)經(jīng)濟的全面發(fā)展具有非常重要的意義，通過對企業(yè)檔案的管理工作，把與企業(yè)發(fā)展的有用信息進行匯總，并為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展和社會的發(fā)展提供依據(jù)并提供服務(wù)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.從事企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

企業(yè)檔案的管理人員的素質(zhì)是檔案編研工作的重要因素。檔案的管理工作要求檔案管理人員掌握一定的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，同時還要有檔案管理的基本常識，有捕捉檔案管理信息的能力，同時也要有鑒定的檔案信息的能力。而在實際的工作中，很多企業(yè)中從事企業(yè)檔案管理的人員的專業(yè)水平以及日常的工作態(tài)度有所欠缺，或者有些管理者對企業(yè)檔案的工作認識不到位，缺乏創(chuàng)新的精神和現(xiàn)代化的管理設(shè)備等，跟不上時代發(fā)展的要求。此外，在企業(yè)檔案的成果編研的過程中，需要查閱很多的檔案資料，沒有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員將會影響到檔案管理工作的質(zhì)量。

2.企業(yè)檔案的分類結(jié)構(gòu)不合理

雖然現(xiàn)階段很多企業(yè)重視了檔案工作，并進行了檔案編研工作，但是仍然存在著一些分類上的問題，包括企業(yè)收集的檔案門類不夠多、檔桿結(jié)構(gòu)不夠合理，以及檔案質(zhì)量不高等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象嚴重的影響了企業(yè)檔案的編研和整理工作。此外，很多企業(yè)的檔案部門缺乏編研的經(jīng)費，沒辦法及時的出版檔案編研的成果，這也就影響了對企業(yè)信息研究的時效性與推廣性，同時也影響了檔案編研的成果的廣泛利用。

3.企業(yè)檔案的利用率較低

由于企業(yè)的檔案關(guān)系的企業(yè)的各個時期的歷史以及發(fā)展狀態(tài)，因此具有一定的保密性。只是專門的為企業(yè)的研究者提供相關(guān)的服務(wù)，這也導(dǎo)致了企業(yè)檔案所編研成果的利用率較窄，編研成果不會被大量的出版。此外，有些企業(yè)的檔案部門對各種載體以及不同類型的文件歸檔率都不高，檔案保管的措施不到位等，也最終導(dǎo)致了企業(yè)檔案的壽命被縮短，甚至出現(xiàn)了丟失和損壞的危險。

三、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.推進企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作

企業(yè)的檔案是企業(yè)信息的資源，可以為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)工作提供信息和保障，同時也可以宣傳企業(yè)的業(yè)務(wù)等提供信息的保障。企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源的存儲區(qū)域，要實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理工作就要加強數(shù)據(jù)庫信息的建設(shè)。尤其加強文件目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，開展企業(yè)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，同時建設(shè)高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫。企業(yè)的檔案工作部門要及時的抓住企業(yè)檔案信息化建設(shè)的大好時機，全面開發(fā)檔案信息資源的利用工作，推進檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，積極探索新信息時代企業(yè)檔案管理的工作思路，開創(chuàng)檔案工作的新局面。在管理工作中，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段來整理檔案，可以降低企業(yè)檔案整理和歸檔的工作量，減少工作人員的手工操作，為提高企業(yè)檔案管理工作的效率而起到重要的作用。

2.企業(yè)檔案信息化設(shè)備建設(shè)工作

要使企業(yè)的檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，首先就要對企業(yè)的檔案進行信息化的管理工作。要加強企業(yè)檔案庫房的建設(shè)、檔案檢索工具的改造，同時也要進行企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度的建設(shè)。尤其要加強且檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使企業(yè)的檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)的軟件進行管理，并推進計算機管理的檔案的進程，最終達到提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。除了檔案信息化的建設(shè)，還通過軟件系統(tǒng)對企業(yè)所有的檔案進行收集、整理、以及鑒定和統(tǒng)計工作，實現(xiàn)檔案工作的自動化。此外，更要加強企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，以檔案部門為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)。

3.在企業(yè)檔案管理的服務(wù)方式上創(chuàng)新

企業(yè)檔案的管理條件和方法隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用在逐步的改善，而且利用的范圍越來越廣，與此同時還要注意檔案管理的服務(wù)方式的改變和創(chuàng)新。要讓企業(yè)的員工熟悉并了解檔案工作，加大宣傳的力度，擴大檔案工作的知名度，宣傳檔案管理意識，逐步建立起互聯(lián)網(wǎng)的檔案服務(wù)體系，實現(xiàn)多渠道和多途徑的服務(wù)。要對企業(yè)中的各種檔案信息資源加以分類和分析，做到準確而及時地滿足人們對檔案信息的需求，通過服務(wù)上的創(chuàng)新來挖掘出企業(yè)檔案信息的資源，以提高檔案工作服務(wù)的及時性。

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