鴨河口水庫(kù)科技檔案規(guī)范化管理初探

□李 亞（南陽(yáng)市鴨河口水庫(kù)工程管理局）

鴨河口水庫(kù)始建于1958年，位于長(zhǎng)江流域漢江支流的白河上游，是一座以防洪、灌溉為主，兼顧供水、發(fā)電、養(yǎng)殖等綜合效益的大型水利工程。建庫(kù)50多年來(lái)，科技檔案室從無(wú)到有、從無(wú)專人管理到配備專職檔案員，從分散、手工管理到綜合、現(xiàn)代化管理，一步一個(gè)腳印，圍繞中心，注重服務(wù)，強(qiáng)化管理，狠抓規(guī)范，使科技檔案為水庫(kù)各項(xiàng)工程建設(shè)及庫(kù)區(qū)周邊地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮了重要的不可替代的作用。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),把檔案管理工作納入本單位目標(biāo)管理中

由于種種原因，剛建庫(kù)時(shí)，科技資料無(wú)專人管理，沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的分類整理。近20多年來(lái)，水庫(kù)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，采取多種措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。配備了專職的檔案員，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中。使責(zé)任到人，有分管領(lǐng)導(dǎo)，有具體落實(shí)科室，有具體承擔(dān)人員，并要在年終進(jìn)行嚴(yán)格考核、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于檔案資料管理全過(guò)程，確保檔案管理工作在各項(xiàng)環(huán)節(jié)上都不掉鏈子，形成了全局一盤棋，齊抓共管的良好局面，為檔案工作的規(guī)范化管理營(yíng)造了好的群眾基礎(chǔ)。

2.建章立制,確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

為規(guī)范科技檔案的管理，在全體干群中形成規(guī)范建檔、科學(xué)管檔、按章用檔的良好習(xí)慣意識(shí)，我們根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《保密法》及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī),并結(jié)合本單位實(shí)際，詳細(xì)制訂了《檔案員崗位職責(zé)》、《檔案保管制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度》、《科技圖紙修改補(bǔ)充制度》等十多項(xiàng)規(guī)章制度,對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、利用及安全保密等各個(gè)方面都作了嚴(yán)格周密的規(guī)定，使檔案室各項(xiàng)工作都有章可依、有規(guī)可循，為實(shí)現(xiàn)檔案工作收集、整理、編目、保管、利用相關(guān)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)性、完整性奠定了基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

由于檔案種類和載體的多樣化，設(shè)備的現(xiàn)代化，管理方法也要不斷創(chuàng)新，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、管理操作能力等方面都提出了更高要求，科技檔案管理人員既要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，熟練掌握整理檔案的業(yè)務(wù)技能，還要學(xué)習(xí)水利工程專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要熟悉計(jì)算機(jī)操作技能，以適應(yīng)新的形勢(shì)。因此，要高度重視檔案人員的繼續(xù)教育，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法,派專職檔案管理人員赴其他單位學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，到檔案局參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),并請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、幫助建檔立冊(cè)。通過(guò)學(xué)習(xí)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理能力有了很大的提高。

4.完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案完整與安全

為改善檔案保管條件,要注重加強(qiáng)檔案庫(kù)房的建設(shè),安裝了防盜門、防護(hù)網(wǎng)，配備了鐵制檔案分節(jié)柜、底圖柜、滅火器、吸塵器、空調(diào)、溫濕度計(jì)、裝訂機(jī)、遮光窗簾等一系列設(shè)施設(shè)備,每年更換防蟲防霉藥，保證檔案管理達(dá)到防盜、防火、防蟲等十防要求。同時(shí),還配備了計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備,基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化。庫(kù)房?jī)?nèi)各類檔案資料類目清楚、存放有序、管理規(guī)范、檢索快捷,從未有檔案損壞、泄密、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

5.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，確保案卷質(zhì)量

遵循水利科技檔案的自然形成規(guī)律和材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，編制了《科技檔案分類方案》、《科技檔案保管期限表》，按照分類方案和保管期限進(jìn)行整理的每一份資料從收集、鑒定、分類、整理、歸檔、組卷、擬寫標(biāo)題、編目、打印、裝訂到入盒入柜保管，需十幾道工序，都嚴(yán)格按照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并且做到檔案裝具規(guī)格統(tǒng)一，柜架排列整齊，排列符合要求，確保了案卷質(zhì)量。2003年檔案達(dá)標(biāo)晉升國(guó)家二級(jí)工作中，將2000年以前的科技檔案按新標(biāo)準(zhǔn)重新整理，所有不規(guī)范檔案裝具全部換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)無(wú)酸卷盒。

6.用活檔案,發(fā)揮檔案作用

保管檔案的最終目是為了檔案的開發(fā)利用。為了技術(shù)人員查閱方便，要根據(jù)水庫(kù)工程管理實(shí)際情況及檔案工作狀況，編制了一系列完善的科技檔案檢索工具，以滿足利用者需要。主要有科技檔案案卷分類目錄、卷內(nèi)目錄、底圖目錄、科技圖書目錄等。這些目錄中，紙質(zhì)目錄各兩套，并有相應(yīng)的電子檔案目錄，查找檔案方便快捷。另外還編寫了歷年主要統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、科技檔案借閱和利用效果登記、水庫(kù)工程簡(jiǎn)介、水庫(kù)工程基本數(shù)據(jù)匯集等編研材料。

2009年除險(xiǎn)加固工程開工建設(shè)以后,增加了許多新的檔案材料,同時(shí)查詢、借閱、復(fù)制檔案資料的明顯增多。開工幾年來(lái)，圍繞工程施工、建設(shè),檔案管理人員廣泛收集資料,盡力提供資料,注意用活檔案,讓檔案從工程建設(shè)中來(lái),再服務(wù)于工程建設(shè)中去。在工作中,做到腿勤、口勤、手勤,服務(wù)中熱心、細(xì)心、耐心。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般技術(shù)人員查閱檔案資料,都熱情服務(wù),不僅提供直接材料,還根據(jù)需要提供相關(guān)材料;不僅提供文字材料,還盡量提供圖片、錄像等直觀材料。在嚴(yán)格履行審批手續(xù),切實(shí)做好安全保密工作的同時(shí),注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能,在服務(wù)中收集、完善檔案，使水利科技檔案在工程建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

7.今后努力的方向

水利科技檔案管理工作離檔案規(guī)范化管理要求還有一定的差距，科技檔案主要以紙質(zhì)載體為主，電子檔案較少，需在今后的工作中加以完善提高。2012年隨著鴨河口水庫(kù)第二次除險(xiǎn)加固工程的竣工，科技檔案數(shù)量不斷增多，內(nèi)容更加豐富。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲(chǔ)、加工量，對(duì)水利科技檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，不斷提高水利科技檔案的管理和利用水平。