從內(nèi)控理論的角度淺談高職院校內(nèi)部控制

韋麗華

(山東商業(yè)職業(yè)技術學院，山東 濟南 250103)

高職院校內(nèi)部控制是為了保障教學、管理活動的有序高效運行，確保高職學院國有資產(chǎn)的安全和完整，防止、及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟上的錯誤與舞弊行為，保證會計資料的真實、合法完整，制定和實施的政策與程序。高職院校科學建立一整套切實可行的內(nèi)控體系，是加強高職院校規(guī)范化管理的重要機制。

一、內(nèi)部控制的著重點

內(nèi)部控制制度主要包括內(nèi)部牽制和內(nèi)部稽核兩大部分。內(nèi)部牽制主要著眼于業(yè)務流程中的職能分解和人員的職責分工，以便形成互相制衡、牽制的機制。內(nèi)部牽制的主要手段包括職責牽制、分權牽制、物理牽制和簿記牽制。職責牽制指的是合理劃清職責并進行適當分工，使組織中的每個職位都有專人負責，每一個人員都有明確的職責范圍。分權牽制指的是每一項業(yè)務乃至每一個環(huán)節(jié)中不相容的職能予以分離，由兩個或兩個以上的部門或人員分別掌管，以避免由一個部門或人員單獨處理某些業(yè)務的全部流程，造成舞弊的可乘之機。物理牽制是指將特定的管理職責與相應的專門程序或?qū)ｉT工具結合起來，以便落實管理責任，排除其他部門或人員單獨舞弊的可能性，出現(xiàn)舞弊行為時易于追查原因。簿記牽制是指利用處于不同加工處理階段或置于不同載體之上的會計信息之間的內(nèi)在聯(lián)系所進行的牽制。內(nèi)部稽核或稱內(nèi)部審查，是指在單位內(nèi)部設置專門的機構和人員，進行日常的查核和監(jiān)督。

(一)內(nèi)部控制的要點主要有:建立和健全分工負責制明確職權，落實責任

不相容職務嚴格分離，并實行回避，主要是不相容職務包括出納與費用、收入賬目登記，實物保管與相關的會計核算，業(yè)務授權、授權與核算，業(yè)務操作與審核等。建立崗位輪換制度，完善憑證、賬簿、報表的流程和規(guī)程。堅持財務審批制度，落實專人負責。會計部門嚴格復核、審批制度。對重要財物設置限制接近措施，并責成專人保管。設置內(nèi)部審查或稽核部門，并進行經(jīng)常性的查核、監(jiān)督工作。

(二)針對內(nèi)控的關鍵點表現(xiàn)在對高職院校資金預算、資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制方面

1.預算編制是預算管理的關鍵一環(huán)，各項基礎信息與數(shù)據(jù)要準確、完整，預算編細、編實、編準。預算編制實行“零基預算法”，對所有的支出逐項進行審核與評估，不合理的項目該砍掉砍掉，該暫緩的暫緩，必要的項目資金大力支持，嚴格開支。預算堅持統(tǒng)籌兼顧、保證重點。預算方案確定后，要嚴格執(zhí)行。實行預算執(zhí)行信息化管理，及時化解預算和財務風險，保障預算管理的實施。

2.完善資產(chǎn)管理制度，高職院校資產(chǎn)的管理要實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)撥原則。從合法性、合理性、真實性的角度出發(fā)，監(jiān)控資產(chǎn)購置經(jīng)費的運作情況。建立資產(chǎn)內(nèi)部控制體系，如資產(chǎn)的管理部門涵蓋采購、驗收、保管、財務職能要分開;固定資產(chǎn)購買和處置的授權、執(zhí)行分開;固定資產(chǎn)的驗收、使用和記錄分開;設置固定資產(chǎn)總賬、明細賬和登記卡，定期核對，保證賬賬和賬實相符;固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)出、報廢等要有審批程序;保證固定資產(chǎn)的真實性和完整性。通過不斷完善，對資產(chǎn)進行有效的檢測和控制，從而達到較好的監(jiān)督作用。

3.加強貨幣資金的控制管理。貨幣資金的流動性最強，因此應加強對貨幣資金的會計系統(tǒng)控制，保證資金的安全完整。首先實行崗位分工，不相容職務分離，內(nèi)部牽制制度。實行“收支兩條線管理”，對學費、資產(chǎn)處置、房屋租金、培訓、經(jīng)營活動等收入加強管理。嚴格執(zhí)行高職院校財務管理制度，嚴禁實行賬外賬，形成對資金定期盤點和報告制度，形成定期核對銀行存款制度。

4.加強基本建設和維修項目的控制。隨著招生規(guī)模的擴大，許多高職院校新校區(qū)建設、場館、設備等基礎建設投資大幅增長，在項目建設中，容易產(chǎn)生經(jīng)濟問題。因此高職院校應在立項、預算、招標、建設施工、工程監(jiān)理、竣工驗收和結算、資產(chǎn)移交等環(huán)節(jié)控制，確保工程進度和質(zhì)量，工程審計要及時跟進，進行跟蹤審計。

二、信息化下高職院校內(nèi)部控制規(guī)程

由于現(xiàn)代信息技術的普遍應用，高職院校的財務管理也多由財務軟件管理，高職院校運用信息化管理手段，建立新型的內(nèi)部會計控制，消除人為操作的因素，確保內(nèi)部控制的高效實施。

(一)崗位設置

電算化會計崗位的設置有會計主管、系統(tǒng)管理、初審制單、復核記賬、檔案管理、預決算管理等崗位。各崗位的管理權限和職責范圍既要相互聯(lián)系又要相互牽制。

(二)安全控制措施

1.硬件設備要負責到人，定期對設備進行保養(yǎng)和檢測，對重要的硬件設備應配備雙機和不間斷電源，防止因斷電造成數(shù)據(jù)丟失。計算機配置要高，有自檢功能。

2.軟件方面，要確保計算機資料的安全。設置三道密碼，即開機密碼，系統(tǒng)密碼，操作密碼，密碼設置也要復雜些。修改、刪除要留下操作日志，以便以后核查。重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份、存檔，以防發(fā)生故障時及時回復。系統(tǒng)應建立防火墻，不與外網(wǎng)連接，以最大限度保證系統(tǒng)安全。

3.會計信息的準確性。會計信息的正確與否取決于輸入數(shù)據(jù)的真實、準確以及對權限的控制，最后由專職的復核員對操作員輸入的數(shù)據(jù)進行復核。輸出控制同樣需要設置權限和口令，才能保證提供資料的正確性。

三、規(guī)范內(nèi)部審計的流程

(一)了解內(nèi)部控制實施情況

觀察被審計單位的業(yè)務活動和內(nèi)部控制的運行情況。選擇若干具有代表性的交易和事項進行穿行測試。比如有關內(nèi)部控制的規(guī)章制度、程序手冊、流程圖、原始憑證、會計科目表和會計記錄等，審查人員通過檢查這些書面資料和詢問被審查單位有關人員，對內(nèi)部控制獲得足夠的了解，以便充分計劃審查工作。

(二)運用內(nèi)部控制識別會計是否規(guī)范

內(nèi)部控制的方法通常有四種:調(diào)查法、文字表述、流程圖和核對表。

1.調(diào)查表就是將那些與保證會計記錄的正確性和可靠性以及與保證資產(chǎn)完整性有密切關系的事項列作調(diào)查對象，并設計好調(diào)查表，交由審查部門填寫或由審查人員根據(jù)調(diào)查結果自行填寫。調(diào)查表大多采用問答式，一般按調(diào)查對象分別設計。調(diào)查表的優(yōu)點是能對調(diào)查的部門提供一個簡括的說明，審查人員根據(jù)回答的情況作出評價，缺點是可能不太完整。

2.文字敘述是審查人員對被審查單位內(nèi)部控制健全程度和執(zhí)行情況的書面敘述。闡明審查對象內(nèi)控系統(tǒng)中的負責人、經(jīng)辦人以及由他們編寫和記錄的文件憑證等，適用于較簡單的經(jīng)濟業(yè)務部門，如各高職院校中二級學院，小的實體等。

3.流程圖是用符號和圖形來表示被審查單位內(nèi)部控制的概況，是審查人員進行內(nèi)部控制的有用工具，可以使人非常直觀看到內(nèi)部控制的運行情況，從而發(fā)現(xiàn)不足之處。缺點是很難用圖表述內(nèi)部控制弱點。

四、提高內(nèi)部審計工作質(zhì)量

加強內(nèi)審的獨立性，提高領導的重視已成為開展內(nèi)部審計工作的關鍵，審計人員應不斷創(chuàng)造成績，并給組織帶來直接或間接利益，以使組織領導特別是最高領導予以充分重視。同時，內(nèi)部審計的獨立性要求高職院校內(nèi)部審計人員應當獨立于他們所審查的活動之外，不能參與相關管理部門的職能活動。雖然內(nèi)部審計機構和內(nèi)部審計人員不可能像國家審計和社會審計那樣完全獨立于被審計的單位或部門，但如果能采用內(nèi)部審計人員委派制等形式，由高職院校的上級主管部門委派審計機構的負責人，就能使內(nèi)部審計人員在執(zhí)行審計業(yè)務時有盡量的獨立;另一方面，在面對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題時，內(nèi)部審計人員應當保持客觀公正的態(tài)度，以事實為依據(jù)以法律為準繩，真正做到不偏不倚。

建立健全內(nèi)部審計機構，是審計工作順利開展，逐步完善內(nèi)部審計制度的組織保障。為了提高內(nèi)部審計的獨立性，目前很多規(guī)模較大的本科院校已在嘗試建立由總審計師、外部審計師、獨立審計委員組成的審計委員會，審計委員會直接對校長負責，審計機構由審計委員會直接領導。這樣，自然大大提高了內(nèi)部審計機構的獨立性，但目前由于有些高職院校的發(fā)展規(guī)模不大，根據(jù)高職院校的實際情況，應逐步建立獨立的內(nèi)部審計機構，并由單位主要負責人——院長直接領導，在現(xiàn)有條件下最大限度地提高內(nèi)部審計的地位和獨立性，為內(nèi)部審計人員客觀、公正地開展工作、大膽地揭示問題營造良好的環(huán)境。

［1］鄭萍.高校內(nèi)部控制評價指標體系的構建［J］.會計之友，2010，(23).

［2］范儉.加強高校內(nèi)部控制審計［J］.管理學家，2012，(2).

［3］楊桂香.淺談高校財務的內(nèi)部控制［J］.商業(yè)會計，2012，(16).

［4］王恒斌.基于信息系統(tǒng)審計視角的高校內(nèi)控系統(tǒng)分析［J］.會計之友，2013，(5).