關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

李秀云

(鶴壁煤電股份有限公司 化工分公司，河南 鶴壁 458000)

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 產(chǎn)權(quán)變動(dòng)導(dǎo)致檔案管理方式改變

檔案作為產(chǎn)權(quán)的重要承載體，其承載體的轉(zhuǎn)變必然導(dǎo)致檔案隨之變化，從而引發(fā)檔案管理形式的改變。而實(shí)際上我國(guó)的眾多國(guó)有企業(yè)的產(chǎn)權(quán)并未發(fā)生根本的變動(dòng)，無論是國(guó)有企業(yè)的重組還是兼并，實(shí)際產(chǎn)權(quán)并未變動(dòng)，甚至連經(jīng)營(yíng)權(quán)也沒獲得。同時(shí)伴隨著企業(yè)的改革，絕大部分的檔案管理機(jī)構(gòu)被撤銷、降格或者是并入其它部門，從而導(dǎo)致無主管部門監(jiān)督、企業(yè)部門問津的虛職部門。由于處于空置轉(zhuǎn)型期的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)的檔案流向與歸屬很難定奪，只有個(gè)別單位的檔案保存完整，粗此之外均屬于不知所歸或者是無人管理的狀態(tài)，導(dǎo)致了檔案的缺損或者丟失。為此急需強(qiáng)化對(duì)于產(chǎn)權(quán)變動(dòng)企業(yè)的檔案管理。

1.2 企業(yè)外部管理體制的環(huán)境發(fā)生變化

首先企業(yè)外部管理體制環(huán)境的轉(zhuǎn)變使得企業(yè)不再依附于政府，轉(zhuǎn)而成為自我發(fā)展、自負(fù)盈虧、自主經(jīng)營(yíng)的獨(dú)立實(shí)體。而政府的各個(gè)職能部門在經(jīng)過改革后，機(jī)關(guān)相對(duì)精簡(jiǎn)，從而相對(duì)削弱了專業(yè)主管部門對(duì)企事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督與管理;其次企業(yè)集團(tuán)與二級(jí)企業(yè)的關(guān)系逐漸從原來的上下級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)閮H由資產(chǎn)連接起來的簡(jiǎn)單關(guān)系，從而使得企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的行政管理，致使行政管理部門的行政管理職能進(jìn)一步削弱。

改革前的政府管理企業(yè)檔案工作中涉及到行政干預(yù)，企業(yè)主管部門與檔案行政管理部門借助行政規(guī)章進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部檔案的管理。而國(guó)企改革的重點(diǎn)就是大幅減少政府的干預(yù)，從而將行政手段為主轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)自主管理。但是從實(shí)際情況看，主義改革并未充分的扭轉(zhuǎn)以上局面，政府、缺位、越位以及錯(cuò)位的現(xiàn)象依然存在。

同時(shí)由于撤消了企業(yè)主管部門，為此使得現(xiàn)行的政府管理企業(yè)檔案工作更為艱難。隨著改革的開展，原有的專管企業(yè)的行政管理部門被撤銷或者發(fā)生了智能轉(zhuǎn)換，從而削弱了政府管理企業(yè)檔案的基礎(chǔ)。由于企業(yè)主管部門的消失，傳統(tǒng)的檔案行政部門與企業(yè)主管部門結(jié)合的情況不復(fù)存在，為此改革政府管理企業(yè)檔案工作體制成為當(dāng)務(wù)之急。

1.3 企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)及方式轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，眾多的企業(yè)進(jìn)行了重組，企業(yè)也由原來的單一法人轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾ㄈ似髽I(yè)集團(tuán)，從而導(dǎo)致了產(chǎn)權(quán)出資主題的多元化。在此基礎(chǔ)上企業(yè)內(nèi)部管理方式不能再簡(jiǎn)單的依照政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，如果此時(shí)依然沿用原有的單一集中管理體制必然導(dǎo)致企業(yè)檔案管理面臨新的困難。

同時(shí)現(xiàn)代企業(yè)較之傳統(tǒng)的企業(yè)規(guī)模更大，同時(shí)涉及到的成員自身情況存在巨大差異，為此檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同、管理處于不同環(huán)境，同時(shí)加之組織形式可能存在差異，從而導(dǎo)致集團(tuán)內(nèi)部各成員企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)自我封閉情況。為此在現(xiàn)代企業(yè)制度下需要建立統(tǒng)一的檔案管理，在不同成員間建立聯(lián)系，從而便于集團(tuán)檔案的統(tǒng)一管理。

此外由于企業(yè)集團(tuán)的邊界具有一定的開放性，尤其是外圍成員企業(yè)可以相對(duì)自由的出入集團(tuán)，加之緊密層與半緊密層企業(yè)和集團(tuán)外部企業(yè)的重新組合導(dǎo)致集團(tuán)檔案管理組織的邊界不穩(wěn)定。為此要注重強(qiáng)化對(duì)邊界結(jié)構(gòu)、人員的變動(dòng)的監(jiān)督指導(dǎo)。

2 完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制的措施

2.1 政府定位準(zhǔn)確

政府要逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)中解脫，理清與企業(yè)的關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)政企分開，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)自主管理，為企業(yè)注入新的活力。為了實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)引導(dǎo)企業(yè)、政府調(diào)控市場(chǎng)、企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)的具體目標(biāo)，國(guó)家檔案行政管理部門要突破傳統(tǒng)的直接管理企業(yè)檔案的工作思想及制度約束。政府不再管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)，同時(shí)檔案行政管理部門也要盡快的分解職能，不自愛贛榆企業(yè)的具體檔案管理工作。總之，檔案行政管理部門要以宏觀調(diào)控為主，通過制定相關(guān)的政策、法規(guī)來統(tǒng)一調(diào)控全國(guó)的企業(yè)檔案工作，建工作重心轉(zhuǎn)變?yōu)閳?zhí)法監(jiān)督、完善立法計(jì)劃協(xié)助等方面。而地方檔案行政管理部門要依據(jù)國(guó)家的有關(guān)政策對(duì)地區(qū)檔案工作進(jìn)行管理，同時(shí)也要依據(jù)企業(yè)的特色，有重點(diǎn)、分類別的做好企業(yè)檔案管理工作。

其次隨著企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的行政管理被削弱，檔案行政管理部門可以實(shí)施屬地管理，從而強(qiáng)化了自身職能。同時(shí)檔案行政管理部門也要在新形勢(shì)下改變管理方式，將傳統(tǒng)的靜態(tài)、命令、直接的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、服務(wù)以及間接的方式。

2.2 認(rèn)真實(shí)施“依法治檔”

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也需要逐漸步入法制化軌道。檔案行政管理部門在實(shí)施宏觀管理的過程中主要依靠法規(guī)的制定以及執(zhí)法監(jiān)督實(shí)現(xiàn)。同時(shí)要積極地貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)檔案管理工作，并對(duì)法規(guī)、規(guī)章的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，從而達(dá)到規(guī)范企業(yè)檔案工作及行為、維護(hù)自身利益的目的。

在構(gòu)建完善制度體系的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代企業(yè)要制定一套行之有效的過程控制方法來促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作整體協(xié)調(diào)發(fā)展。首先要確定檔案管理目標(biāo)，包括總體目標(biāo)與具體目標(biāo)，從而在管理中起到規(guī)范性與導(dǎo)向性的作用;其次要對(duì)重點(diǎn)工作實(shí)施項(xiàng)目管理，選取實(shí)力強(qiáng)的單位承辦，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并在全系統(tǒng)推廣;建立動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，通過動(dòng)態(tài)跟蹤及時(shí)掌握檔案管理工作狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)了檢查、監(jiān)督與指導(dǎo);積極開展業(yè)務(wù)員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化業(yè)務(wù)員素質(zhì);最后還要注重協(xié)同工作，以提升工作質(zhì)量及效率，充分的發(fā)揮系統(tǒng)整體功能。

此外還要充分依靠現(xiàn)有行業(yè)部門及成立民間組織，例如建立企業(yè)檔案協(xié)會(huì)、成立檔案咨詢及服務(wù)中心、引導(dǎo)社會(huì)服務(wù)組織形式為企業(yè)檔案提供服務(wù)。國(guó)家檔案行政管理部門也要從政策、信息引導(dǎo)方面來促進(jìn)以上社會(huì)化組織的形成與發(fā)展，從而為國(guó)企的檔案管理工作服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立為檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為其發(fā)展開辟了新的空間。檔案的管理工作要在遵守相關(guān)法規(guī)的基礎(chǔ)上，以效益優(yōu)先為原則，不斷地探索適應(yīng)于本企業(yè)的最優(yōu)檔案管理方法，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展最貢獻(xiàn)。

［1］馬素萍.國(guó)有企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展演變及特點(diǎn)［J］.檔案學(xué)通訊.1998年第1期.

［2］宮曉東.企業(yè)檔案管理學(xué)［M］.高等教育出版社1999年版.