水利工程檔案管理存在的問題及對策研究

（華北水利水電學(xué)院 保衛(wèi)處，河南 鄭州 450011）

科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供可利用的資料，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值的重要渠道，也是檔案工作的根本目的，因此，加強水利工程檔案管理就顯得尤為重要。

一 水利工程檔案管理存在的問題

我國對重點工程項目的檔案管理出臺了相關(guān)的規(guī)定和辦法，這對于檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對檔案管理要求不斷出現(xiàn)新政策，水利工程質(zhì)量管理工作的不斷規(guī)范、管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案的管理仍然存在著諸多問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理意識淡薄，投入不足

水利工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作，應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，但在現(xiàn)實中有些單位領(lǐng)導(dǎo)卻忽視水利工程檔案的重要性，在水利工程的實施階段，往往將心思放在工程的進(jìn)度和質(zhì)量控制上，很少問津工程檔案的管理工作。有的不愿配備專業(yè)檔案工作人員或?qū)Ｂ毴藛T來管理檔案，認(rèn)為檔案的管理人員就是在看守文件，不需要專業(yè)或?qū)Ｂ毴藛T來管理，誰都能干，只要不會弄錯或弄亂就行。由于重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員疏忽大意，平時不注重工程檔案資料的整理和歸類，直到工程項目建設(shè)的后期，工作人員才開始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作，致使檔案資料復(fù)印件多、原件少。由于投入不足，設(shè)備落后，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這樣的管理方法既影響檔案工作質(zhì)量，又不能及時有效的將資料完整無誤地歸檔，給管理上帶來重大的影響。

2.缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，對檔案專業(yè)知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數(shù)職，在收集、整理、分編檔案資料時不規(guī)范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規(guī)范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業(yè)精神，對深入收集和整理工作視而不見，導(dǎo)致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負(fù)責(zé)的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護(hù)管理帶來很大影響。

3.檔案管理制度不健全

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理的要求。

二 加強水利工程檔案管理的對策

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，落實好崗位責(zé)任制，加強檢查指導(dǎo)與監(jiān)督，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求，針對存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下幾點對策。

1.健全制度，進(jìn)一步強化對水利工程檔案的管理

要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制，并制訂相應(yīng)的措施，把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化，層層加以落實，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責(zé)分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責(zé)。三是要對項目檔案的驗收要嚴(yán)格把關(guān)，歸檔時應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四是要充化利用計算機和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù)，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

2.通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作上臺階

檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，才能正真體現(xiàn)它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關(guān)資料時，能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。

3.加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為信息的重要組成部分，在管理中起著重要的作用?，F(xiàn)代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入，增加新的設(shè)施設(shè)備，在保管條件、載體材料、翻拍、復(fù)印和裝訂手段等方面實現(xiàn)現(xiàn)代化，做到咨詢業(yè)務(wù)的智能化，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報送、傳遞，可滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。

總之，隨著社會的不斷發(fā)展，對水利工作也提出了更高的要求，這給傳統(tǒng)的水利工程檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)，面對新形勢，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，本著對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的宗旨，注意檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷總結(jié)和完善檔案管理的經(jīng)驗，促進(jìn)水利工程檔案管理工作健康發(fā)展。

[1]崔愛君 水利工程檔案管理的問題和對策探討 黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報2011（1）.

[2]王文華論水利工程檔案的管理人力資源管理學(xué)，2009（6）.