物業(yè)公司的檔案管理與創(chuàng)新模式

王慧娜

（伊春市湯旺河區(qū)物業(yè)公司，黑龍江 伊春 153037）

湯旺河區(qū)位于黑龍江東北部，小興安嶺頂峰，橫跨南北坡，系伊春市所屬政企合一單位，成立于1958 年，自2008 年被國家環(huán)保部和國家旅游局授予國家公園試點單位，在此之前，湯旺河區(qū)沒有物業(yè)公司，物業(yè)公司的工作由區(qū)公用事業(yè)局、房建處、建設(shè)局及街道辦事處分別負責(zé)，湯旺河區(qū)成立物業(yè)公司后，對物業(yè)公司的檔案進行了重新歸檔、重新整理，目前主要是紙質(zhì)文字檔案、照片檔案，下一步我們將逐步完善成為聲像及電子檔案。

湯旺河物業(yè)公司檔案是湯旺河物業(yè)公司在從事物業(yè)管理活動時形成的各種上級文件、文字材料、、照片、圖冊、聲音、圖像等不同形式的歷史記載。隨著湯旺河區(qū)物業(yè)公司物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善壯大，物業(yè)公司的檔案的種類也不斷增多，但總體來看，湯旺河物業(yè)公司的檔案基本上可以分為兩個大部分：一是普通類型的檔案，是由湯旺河物業(yè)公司作為一個基層單位正常運作而形成的檔案，主要包括黨政、工會、群眾團體即物業(yè)公司黨群管理工作形成的文件材料檔案、物業(yè)公司行政管理工作形成的文件材料檔案、物業(yè)公司基本建設(shè)工作形成的文件材料檔案。二是專業(yè)類型的檔案，是物業(yè)公司特有的專業(yè)檔案，由湯旺河物業(yè)公司在物業(yè)管理活動中日常運作形成的物業(yè)公司黨群管理工作形成的文件材料檔案，主要包括物業(yè)公司設(shè)備儀器管理形成的文件材料檔案、物業(yè)公司的財務(wù)及會計檔案物業(yè)管理工作形成的專業(yè)文件材料檔案。

一 湯旺河物業(yè)公司檔案特點

1、部分檔案陳舊老化。在區(qū)政府成立物業(yè)公司之前的檔案是由原區(qū)公用事業(yè)局、房建處、建設(shè)局及街道辦事處分轉(zhuǎn)過來的檔案，很多檔案都年代久遠，加之保管不善，造成檔案破損嚴重，尤其是基建檔案和設(shè)備檔案，現(xiàn)我單位正在對這部分檔案進行修復(fù)和核對，確保檔案的利用價值。

2、新的湯旺河區(qū)物業(yè)公司檔案逐步完善、趨于完美。隨著湯旺河國家公園的建設(shè)，黑龍江省旅游名鎮(zhèn)的發(fā)展，以及國家棚戶區(qū)改造的政策，我區(qū)加大了建設(shè)力度，新的小區(qū)建設(shè)生機勃勃，我單位從源頭抓起，物業(yè)公司檔案健全、清晰，改善了過去檔案的陳舊凌亂面貌。

二 湯旺河物業(yè)公司檔案的主要內(nèi)容

1、物業(yè)公司黨群管理工作形成的文件材料檔案。是湯旺河物業(yè)公司開展黨委、工會、團委、婦聯(lián)工作時形成的各類文件材料。

2、物業(yè)公司行政管理工作形成的文件材料檔案。是湯旺河區(qū)物業(yè)公司在日常公務(wù)活動、內(nèi)部管理工作及開展物業(yè)經(jīng)營活動中形成的檔案。

3、物業(yè)公司基本建設(shè)工作形成的文件材料檔案。是湯旺河區(qū)在本區(qū)施工的建筑物、地上以及地下部分的管線等本區(qū)基本的建設(shè)工程的規(guī)劃時期、設(shè)計時期、施工時期和使用維修及修復(fù)活動中形成的各種科技檔案。對湯旺河區(qū)物業(yè)公司來說，主要是指在接管驗收開發(fā)商以及建設(shè)單位移交給湯旺河區(qū)物業(yè)公司的新建物業(yè)或接管驗收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時所收到的文件、圖紙材料，以及在以后的物業(yè)管理活動中進行的修復(fù)、改造所形成的圖紙以及文字材料。

4、物業(yè)公司設(shè)備儀器管理形成的文件材料檔案。是指湯旺河物業(yè)公司所擁有的固定資產(chǎn)，機器裝備、相關(guān)的儀器和相關(guān)的儀表及其他物品的保存檔案。包括湯旺河區(qū)物業(yè)公司的現(xiàn)有的辦公設(shè)備，使用中的車輛、通信及復(fù)印打字設(shè)備、所能使用說明書、安裝維修記錄的文字材料和使用的圖紙等相關(guān)材料。

5、物業(yè)公司的財務(wù)及會計檔案。是湯旺河區(qū)物業(yè)公司在日常的經(jīng)營管理活動中所形成的文字材料。包括物業(yè)公司的會計憑證、物業(yè)公司的會計決算、物業(yè)公司的會計賬簿、物業(yè)公司的年度財務(wù)報告、物業(yè)公司的年度會計報表等。

6、物業(yè)公司職工人事檔案。是湯旺河區(qū)物業(yè)公司記錄本單位人員，包括干部和職工個人記錄方面的檔案。

7、物業(yè)管理工作形成的專業(yè)文件材料檔案。是湯旺河區(qū)物業(yè)公司在開展具體的本單位的物業(yè)管理活動中形成的文字材料，是反映湯旺河區(qū)物業(yè)公司的基本狀況、所管轄的居民業(yè)主和廣大的居民搬遷以及區(qū)物業(yè)公司管理部門的正常管理、經(jīng)營活動情況，具有非常有用的利用價值，具有湯旺河區(qū)物業(yè)公司的專業(yè)性質(zhì)的各種形式的文字方面的材料。

8、其他方面的檔案。

比如實物類方面的檔案，聲像類方面的檔案，也可以叫做特殊類型的檔案。湯旺河物業(yè)公司檔案管理制度及注意事項如下：

一是建立健全完善的檔案管理制度。要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《物業(yè)管理條例》、《湯旺河區(qū)檔案管理條例》的規(guī)定，結(jié)合我區(qū)實際，建立健全檔案管理規(guī)定、各類文件材料的方面的歸檔制度、檔案的開發(fā)和利用制度、檔案的安全和保密制度、檔案的貯存和保管制度、檔案的鑒定以及銷毀的制度和檔案人員崗位責(zé)任制。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，切實保證檔案資料收集齊全、真實準(zhǔn)確、安全保管和方便利用。

二是物業(yè)檔案整理要及時、規(guī)范，方便檢索。文件材料辦理完畢后按照要求及時歸檔，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范整理，并編制檢索工具，方便利用。逐步實現(xiàn)計算機管理檔案，進一步提高檔案管理水平。同時要保守檔案機密，維護物業(yè)公司檔案材料的完整，防止材料破損，更要方便于檔案文字材料的使用。保管與利用是密切相關(guān)和緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。建立健全保管制度是湯旺河區(qū)物業(yè)公司進行有效保管的關(guān)鍵部分。其基本內(nèi)容大致包括五部分：文字材料方面的歸檔制度。要對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；檢查以及核對方面的制度。檢查的內(nèi)容是多方面的，要對物業(yè)檔案材料本身進行檢查，查看有無霉?fàn)€、變色、蟲蛀等，有沒有其他存放方面的錯誤等；轉(zhuǎn)遞方面的制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

湯旺河區(qū)物業(yè)公司的檔案管理是我區(qū)的新生事物，我們一定妥善處理好安全保管與開發(fā)利用的關(guān)系。同時不斷改善檔案保管存放條件，確保湯旺河區(qū)物業(yè)公司的檔案安全。對湯旺河物業(yè)項目的檔案資料保管高度重視，嚴格借閱、歸還手續(xù)，保證檔案資料完整。充分開發(fā)利用湯旺河區(qū)物業(yè)公司檔案資源，為維護湯旺河區(qū)業(yè)主權(quán)益方面發(fā)揮作用。