現(xiàn)代水利檔案管理信息化對策研究

徐 茵

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運(yùn)城 044000）

現(xiàn)代水利檔案信息化管理是指利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的實(shí)體檔案管理，主要包含水利檔案自身的信息化和管理方法、工作模式、目的的信息化，即當(dāng)前應(yīng)用最廣泛的數(shù)字信息化管理。水利檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋檔案的整理、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、管理人才的培養(yǎng)以及利用檔案的政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等。

1 現(xiàn)代水利檔案管理信息化特點(diǎn)

1.1 應(yīng)用廣，傳輸快

隨著檔案管理方式的不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，應(yīng)用群體的不斷擴(kuò)大，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代水利檔案信息化建設(shè)中起著舉足輕重的作用?，F(xiàn)代水利建設(shè)工程項(xiàng)目在招投標(biāo)、建設(shè)及運(yùn)行等方面的規(guī)范化管理對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性，水利檔案管理工作已由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理。

1.2 易存儲，查詢快

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、存儲容量大、自動化程度高以及直觀靈活等特點(diǎn)，使得計(jì)算機(jī)在對檔案信息管理時比傳統(tǒng)的手工管理具有查詢快捷、準(zhǔn)確率高、信息量大、保存時間長等優(yōu)勢。

計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代水利檔案管理信息化中表現(xiàn)最突出的是在檢索、查詢方面，即利用計(jì)算機(jī)快速查詢的特點(diǎn)，將需要查詢檢索的信息輸入計(jì)算機(jī)中，可以方便快捷地查詢所需檔案信息。

2 水利檔案信息化管理必要性

2.1 有利于保管實(shí)體檔案

在傳統(tǒng)水利檔案管理工作中，為了建立和維護(hù)檔案的存放秩序，防止檔案損壞，維護(hù)檔案完整與安全，必須考慮到不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長使用壽命。但受存放環(huán)境的影響和辦公人員的查詢、取用，檔案會出現(xiàn)受損情況。將現(xiàn)有檔案歸為計(jì)算機(jī)管理能緩解這一問題，如技術(shù)應(yīng)用得當(dāng)，傳統(tǒng)檔案得以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行完美呈現(xiàn)，可以極大地延長實(shí)體檔案的使用壽命，減少不必要的人為磨損。

2.2 滿足檔案管理現(xiàn)代化的要求

水利檔案管理不僅要保管好檔案實(shí)體本身，更重要的是要進(jìn)行檔案的深層次開發(fā)利用，開展檔案信息服務(wù)，保證用戶方便快捷地查詢檔案信息。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段、創(chuàng)新性的管理方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等有機(jī)結(jié)合，開發(fā)出一套適合水利檔案管理的信息系統(tǒng)軟件，讓管理系統(tǒng)在現(xiàn)代水利檔案管理中發(fā)揮積極作用。通過不斷提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能，保障檔案的信息化管理在水利工程建設(shè)中的引導(dǎo)和推動作用。

3 水利檔案信息化管理存在問題

3.1 現(xiàn)代化檔案管理人才缺乏

隨著辦公自動化軟件的普及，水利檔案的信息化管理已開展，但僅能夠進(jìn)行目錄的查詢，深層次的檔案歸檔、館藏檔案數(shù)字化建設(shè)等問題未能繼續(xù)開展。部分檔案管理人員雖然使用了計(jì)算機(jī)管理檔案，但由于沒有完全掌握檔案歸檔、館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)等基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能，因此不屬于真正意義上的信息化檔案管理。

3.2 缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范

國內(nèi)已經(jīng)開發(fā)出紫光、智邦等檔案管理專用軟件,但沒有配套的綜合檔案管理系統(tǒng)，存在開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式不互通等問題。例如，原有的水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)沒有建設(shè)自身的綜合檔案管理系統(tǒng)，而新購置的檔案管理系統(tǒng)又不能充分融合原有的數(shù)據(jù)資源，因此，水利檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)遵循統(tǒng)籌兼顧、充分協(xié)調(diào)、整體規(guī)劃的特點(diǎn)，采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

4 建議

4.1 加快水利檔案信息化建設(shè)步伐

水利檔案的信息化建設(shè)就是對檔案資料運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段再梳理、再利用，工作量巨大，因而，加快水利檔案的信息化建設(shè)步伐，必須有科學(xué)合理的規(guī)劃，把握好方向，充分發(fā)揮拼搏進(jìn)取、務(wù)實(shí)高效的精神，爭取取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。

4.2 培養(yǎng)水利檔案管理專業(yè)人才

計(jì)算機(jī)是檔案管理人員使用最頻繁的設(shè)備，這就要求檔案管理人員既要精通檔案學(xué)的相關(guān)知識，又要具備現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)技能，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理、信息聯(lián)網(wǎng)等方面的優(yōu)勢。因此，加快檔案管理人才培養(yǎng)是檔案管理信息化的重要保障，建立復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。

4.3 強(qiáng)化水利檔案信息化管理

鑒于部分基層單位在檔案管理中的經(jīng)費(fèi)有限，并無開發(fā)或購買專業(yè)檔案管理軟件的計(jì)劃，為順應(yīng)檔案管理信息化的要求，用相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、Office辦公自動化軟件、圖片轉(zhuǎn)換軟件等，可實(shí)現(xiàn)大部分水利檔案的信息化管理。首先要先使用Excel制作多級目錄索引，并利用軟件自帶的超鏈接功能做好準(zhǔn)確索引，仿照將實(shí)體檔案目錄的內(nèi)容輸入制作的Excel多級目錄中。其次要使用相機(jī)或掃描儀拍攝、掃描并存入創(chuàng)建的相應(yīng)目錄中，如果數(shù)量較大，可使用圖片格式轉(zhuǎn)換或者壓縮文件減少所占空間，并與之前多級目錄中的基層目錄做好對應(yīng)鏈接，影像、多媒體文件可轉(zhuǎn)刻到光盤上便于統(tǒng)一管理。

使用這種方法，雖然水利檔案的前期整理工作量較大，但對于管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平要求不高，在日常的管理工作中，使用和增加數(shù)據(jù)比較便利。完成以后，檔案的查找只需要通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊多層級的超鏈接就可快速找到對應(yīng)的文件、圖紙等資料，不僅可以提高工作效率，而且可以緩解對實(shí)體檔案的磨損。

綜上所述,現(xiàn)代水利檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅需要軟硬件的投入，還需要大量的專業(yè)檔案管理人員作保障。因此，加速培養(yǎng)水利檔案信息化建設(shè)與管理的復(fù)合型人才尤為重要，信息化建設(shè)項(xiàng)目資金的正常投入也應(yīng)與信息化建設(shè)的任務(wù)相匹配信息化建設(shè)需要必要的開發(fā)、升級及維護(hù)經(jīng)費(fèi)，以利于支撐系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理水利檔案，將為水利事業(yè)的發(fā)展提供便捷、快速、高效的服務(wù)。