醫(yī)藥衛(wèi)生科技查新中與委托人的溝通交流體會(huì)

仇順海，王映紅，呂傳祿，張建平

科技查新是指對(duì)科技項(xiàng)目的新穎性(創(chuàng)新點(diǎn))進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，以數(shù)據(jù)庫檢索為主要手段，以相關(guān)文獻(xiàn)對(duì)比分析為依據(jù)，對(duì)課題的創(chuàng)新點(diǎn)作出查新結(jié)論。一個(gè)優(yōu)秀的查新員除了應(yīng)該具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還應(yīng)該具備良好的與查新委托人溝通交流的能力，這兩點(diǎn)是做好查新工作的必要條件，也是最重要的要素之一。

1 與委托人有效溝通交流的必要性

由于委托人不直接接觸查新工作，對(duì)查新工作不甚了解，在進(jìn)行查新時(shí)，委托人提供的課題主要研究?jī)?nèi)容、查新點(diǎn)、查新要求、中英文關(guān)鍵詞等都難以一步到位。查新員雖然具備一定的醫(yī)藥衛(wèi)生科技專業(yè)知識(shí)，但未直接參與科研，對(duì)查新課題的實(shí)質(zhì)內(nèi)容也不熟悉，從而導(dǎo)致查新員和委托人之間產(chǎn)生一定的業(yè)務(wù)距離。因此，委托人和查新員之間的有效溝通交流，是保證查新質(zhì)量的關(guān)鍵。

2 與委托人溝通交流的意義和藝術(shù)

在查新過程中，查新員應(yīng)建立良好的溝通意識(shí)，自覺開辟溝通渠道和運(yùn)用溝通技巧同委托人進(jìn)行耐心細(xì)致的交流，這對(duì)查新工作具有重要意義［1]。

良好的溝通交流其意義具體表現(xiàn)為:有助于查新員準(zhǔn)確理解課題的研究?jī)?nèi)容、有助于查新員準(zhǔn)確確定查新要點(diǎn)與制定檢索策略、有助于提高查新員的工作效率、有助于委托人完善選題提高立項(xiàng)命中率等［2]。

查新員與委托人溝通交流的藝術(shù)手法主要包括:主動(dòng)聯(lián)系、虛心請(qǐng)教、樂于聆聽、善于提問、出謀劃策等。

3 與委托人溝通交流的方法和策略

目前查新站基本上都制定有查新工作的基本流程，在每個(gè)階段都應(yīng)重視查新員和委托人之間的溝通交流。目前，查新流程基本分為以下幾個(gè)階段:查新受理、文獻(xiàn)檢索、撰寫查新報(bào)告、審核查新報(bào)告、出具查新報(bào)告等。

3.1 查新受理階段的溝通交流

受理階段是查新員同查新委托人之間溝通的開始，一般要求由查新項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人或者核心技術(shù)員來進(jìn)行查新委托，因?yàn)樗麄儗?duì)項(xiàng)目所涉及的研究領(lǐng)域通常會(huì)有較深的了解，是查新員的主要信息參考源之一［3]。在此階段，查新員和委托人之間應(yīng)進(jìn)行初步的溝通交流，大致了解查新課題的基本情況，如:課題查新是立項(xiàng)還是報(bào)獎(jiǎng)、需要出具的查新報(bào)告還是檢索證明、查新報(bào)告需要完成的時(shí)間、委托書如何正確填寫、委托人的聯(lián)系方式、查新費(fèi)用等事宜。

委托書的規(guī)范填寫是非常重要的，也是委托人經(jīng)常容易出錯(cuò)的地方。通常情況下，大多數(shù)委托人能清楚論述其技術(shù)要點(diǎn)，恰當(dāng)準(zhǔn)確地歸納其創(chuàng)新點(diǎn)，對(duì)課題的新穎性也有一定的把握。但是，有些委托人對(duì)委托書中的研究?jī)?nèi)容與技術(shù)要點(diǎn)欄沒有仔細(xì)填寫，往往出現(xiàn)簡(jiǎn)單復(fù)制查新課題的技術(shù)要點(diǎn)作為查新點(diǎn)。有些委托人在提交查新委托的時(shí)候，花大篇幅描述國(guó)內(nèi)外的研究進(jìn)展，對(duì)查新項(xiàng)目的具體研究?jī)?nèi)容描述卻不多，或者是表述模糊，沒能反映出項(xiàng)目課題的特色。這樣，使得查新員不易把握該課題的本質(zhì)，也無法進(jìn)行一步的檢索工作［3]。這個(gè)時(shí)候，查新員要耐心地與委托人溝通，根據(jù)醫(yī)藥衛(wèi)生查新規(guī)范的要求，告知委托人盡量把查新委托書寫填寫完整，如:委托人的基本信息、課題查新的類型、手機(jī)與郵箱號(hào)、課題的主要研究?jī)?nèi)容與技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)與查新要求、中英文關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)等。查新員在接收到委托書后，首先要進(jìn)行形式與內(nèi)容檢查，如果發(fā)現(xiàn)填寫不規(guī)范或漏填的項(xiàng)目，要及時(shí)通過手機(jī)與電郵的方式告知委托人及時(shí)改正，并說明規(guī)范填寫委托書的重要性與必要性。

3.2 文獻(xiàn)檢索階段的溝通交流

查新員根據(jù)委托人提供的查新委托書與相關(guān)課題資料，確定查新要點(diǎn)、檢索詞、數(shù)據(jù)庫等檢索策略。由于查新員雖然具有較強(qiáng)的信息檢索能力，但是在查新過程中往往會(huì)受到學(xué)科專業(yè)等方面知識(shí)面不足的限制，要在短時(shí)間內(nèi)吃透查新課題的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，制定出準(zhǔn)確的檢索策略是很困難的，因此，查新員必須與委托人進(jìn)行深入的溝通，對(duì)課題作進(jìn)一步的了解，然后作出正確的判斷，當(dāng)然，在此階段也需要查新員根據(jù)實(shí)際的檢索情況，反復(fù)推敲、修正與完善檢索策略。

3.3 撰寫查新報(bào)告階段的溝通交流

在撰寫查新報(bào)告階段，其中查新結(jié)果與查新結(jié)論是最重要的，如果能積極發(fā)揮查新員與委托人之間的互動(dòng)交流，往往可以起到事半功倍的效果。在實(shí)際工作中，我們提倡查新員能盡量做到輕松、高效、高質(zhì)量的完成查新報(bào)告。

查新結(jié)果一欄主要是中英文密切相關(guān)文獻(xiàn)的選擇，在眾多檢索出的文獻(xiàn)中，如何準(zhǔn)確的選擇出與該課題密切相關(guān)的中英文文獻(xiàn)也是需要查新員與委托人進(jìn)行必要的溝通交流的，因?yàn)椴樾聠T對(duì)具體學(xué)科專業(yè)的熟悉程度不如委托人，因此，在初步文獻(xiàn)選擇的基礎(chǔ)上，可以發(fā)給委托人，讓其一起判定文獻(xiàn)的選擇是否復(fù)合查新要點(diǎn)的需要。對(duì)于英文文獻(xiàn)，很多查新員在翻譯理解方面也不如委托人，更需要委托人輔助一起完成英文文獻(xiàn)的選擇，并對(duì)此做出準(zhǔn)確概要的翻譯。在文獻(xiàn)選擇的篇數(shù)與排版方面，查新員要告知委托人，文獻(xiàn)選擇不在數(shù)量多，而在于根據(jù)查新要點(diǎn)能夠做到充分的事實(shí)證明就行，在排版上，一般來說，中文文獻(xiàn)在前，英文文獻(xiàn)在后，成果與專利文獻(xiàn)在最后。

查新結(jié)論的撰寫對(duì)于查新員是最難的一部分，很多查新員碰到難度較大的查新:如一、二等獎(jiǎng)的查新，因?yàn)椴樾乱c(diǎn)較多且繁雜，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)難以下手的情況。因此，查新結(jié)論需要查新員根據(jù)對(duì)課題的全面熟悉與理解，對(duì)照查新要點(diǎn)一一作出引經(jīng)據(jù)典的分析對(duì)比，作出正確的結(jié)論判斷。在此階段如果需要也可及時(shí)與委托人進(jìn)行溝通交流，共同順利、高效地完成查新結(jié)論的撰寫?？萍疾樾虏⒉皇菍?duì)查新項(xiàng)目下水平性的結(jié)論，只是以文獻(xiàn)為依據(jù)對(duì)課題的新穎性進(jìn)行查證，供專家評(píng)議時(shí)參考。對(duì)此，查新員應(yīng)該對(duì)委托課題實(shí)事求是、客觀公正地作出查新結(jié)論，任何的結(jié)論都必須有相應(yīng)的文獻(xiàn)為依據(jù)，絕不能因?yàn)槲腥说囊庠付绊懙讲樾陆Y(jié)論的客觀公正性［4]。

查新結(jié)果的對(duì)比分析，與課題涉及的學(xué)科專業(yè)知識(shí)、技術(shù)要點(diǎn)分不開。查新員在分析查新結(jié)果時(shí)同樣需要向委托人請(qǐng)教、咨詢相關(guān)知識(shí)。但是，委托人的意見僅供查新員參考。查新員在撰寫查新報(bào)告時(shí)，必須根據(jù)查新課題與所選出的密切相關(guān)文獻(xiàn)中的技術(shù)要點(diǎn)進(jìn)行實(shí)際對(duì)比分析情況，實(shí)事求是、客觀公正地做出結(jié)論。

3.4 審核階段的溝通交流

查新報(bào)告完成后，審核員要進(jìn)行全面細(xì)致的審核，如果發(fā)現(xiàn)問題，首先告知查新員，讓其及時(shí)糾正。如果查新員在修改階段仍有不明確的地方，應(yīng)督促其及時(shí)與委托人做進(jìn)一步的溝通交流，順利完成查新報(bào)告的修改。

3.5 出具報(bào)告階段的溝通交流

在此階段，主要是與委托人的反饋交流，筆者通常會(huì)讓委托人最后再瀏覽一遍查新報(bào)告，看一下是否滿意，哪里還存在不完善的地方，方便做進(jìn)一步的修改。另外，筆者還會(huì)要求查新委托人對(duì)查新工作進(jìn)行評(píng)價(jià)及意見反饋，這對(duì)筆者進(jìn)一步提高查新服務(wù)的質(zhì)量有著重要的作用，并且對(duì)查新員以后改進(jìn)工作也有著非常重要的意義［5]。

作為今后開展包括查新業(yè)務(wù)在內(nèi)的各方面合作的需要，通過后續(xù)的溝通交流，筆者會(huì)加強(qiáng)與查新用戶的進(jìn)一步聯(lián)系，互通有無，取長(zhǎng)補(bǔ)短。例如，主動(dòng)介紹查新站能夠提供的其他查新與文獻(xiàn)檢索服務(wù)項(xiàng)目;根據(jù)查新員的專業(yè)、興趣和潛能，鼓勵(lì)查新員主動(dòng)參與到查新用戶的課題中，互惠互利，共同發(fā)展;定期到查新用戶單位做文獻(xiàn)檢索與查新的講課或宣傳［6]。

3.6 特殊情況下的溝通交流

對(duì)于那些完成時(shí)間較急的查新，筆者一般要求委托人全程陪同查新員一起完成查新報(bào)告工作，特別是在檢索策略的反復(fù)推敲判定、查新結(jié)果的中英文文獻(xiàn)選擇、查新結(jié)論的文獻(xiàn)對(duì)比分析等方面共同商討。

4 結(jié)束語

一份合格高質(zhì)量的查新報(bào)告，常常是查新員與委托人共同努力合作的結(jié)晶，雙方的目標(biāo)是一致的，因此，在查新過程中，重視與加強(qiáng)查新員與委托人之間的溝通交流是非常必要的，而查新過程中雙方的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，也將使查新工作的進(jìn)度與報(bào)告的質(zhì)量得到更好地保證。

［1] 陳迎春.充分溝通，提高科技查新質(zhì)量［J] .高等工程教育研究，2006(S1):127-129.

［2] 祖芳宏，董家魁.論課題查新中溝通的意義與藝術(shù)［J] .新世紀(jì)圖書館，2008(4):26-28.

［3] 黃轉(zhuǎn)青.淺析查新工作中查新員與委托人的互動(dòng)溝通［J] .廣東科技，2010，19(15):74-75，82-84.

［4] 仇順海，王映紅，呂傳祿，等.海軍醫(yī)藥衛(wèi)生科技查新報(bào)告審核要點(diǎn)分析［J] .海軍醫(yī)學(xué)雜志，2011，32(2):122-123.

［5] 郭全珍.淺談查新工作中查新員與委托人的溝通與互動(dòng)［J] .科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009(34):82-84.

［6] 仇順海，王映紅，呂傳祿，等.軍隊(duì)醫(yī)藥衛(wèi)生科技成果查新存在的問題及對(duì)策［J] .海軍醫(yī)學(xué)雜志，2011，32(3):203-204.