文秘專業(yè)辦公自動化教學(xué)方法改革探析

肖 燕

教學(xué)方法是由教學(xué)目標和教學(xué)內(nèi)容決定的。文秘專業(yè)辦公自動化課程主要是培養(yǎng)學(xué)生進行現(xiàn)代化辦公的能力，辦公軟件的應(yīng)用和辦公設(shè)備的使用是該門課程的兩大內(nèi)容。過去，由于條件限制，我校辦公自動化課程的教學(xué)存在著重理論、輕實踐的情況，這與當下高科技的飛速發(fā)展以及社會對文秘專業(yè)畢業(yè)生的要求是極不相符的。隨著我校文秘辦公自動化實訓(xùn)室的建成，辦公自動化教學(xué)方法問題亟待解決。

一、《辦公自動化》課程的特點

第一，應(yīng)用性。相對傳統(tǒng)學(xué)科注重知識的傳授而言，辦公自動化課程更偏重于讓學(xué)生掌握相關(guān)的技術(shù)要領(lǐng)以及培養(yǎng)學(xué)生的實際動手能力，因此，課程具有很強的應(yīng)用性、操作性。體現(xiàn)在具體內(nèi)容上，軟件部分主要是讓學(xué)生靈活運用幾種常用辦公軟件，如OFFICE、PHOTOSHOP、FLASH等；硬件部分主要是讓學(xué)生熟練使用一些常用辦公設(shè)備，如打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、刻錄機、照相機、攝像機、投影儀、冷裱機、碎紙機等。

第二，系統(tǒng)性。文秘專業(yè)其它課程一般側(cè)重于對某一文秘工作內(nèi)容方面的講解，如《秘書寫作》、《檔案管理學(xué)》、《文書處理學(xué)》、《會務(wù)與實訓(xùn)》、《商務(wù)談判》、《速記學(xué)》、《秘書禮儀》等，而《辦公自動化》課程的教學(xué)則需要將這些知識進行整合，使學(xué)生學(xué)會用自動化的方式進行辦公。例如，軟件WORD部分需引入《秘書寫作》有關(guān)知識；硬件部分投影儀、音頻會議系統(tǒng)、照相機、攝像機等的使用需引入《會務(wù)與實訓(xùn)》、《秘書學(xué)與秘書務(wù)實》等相關(guān)知識。從這個意義上說，該課程具有系統(tǒng)性和綜合性。

第三，流程性。無論是軟件的應(yīng)用還是硬件的使用，課程教學(xué)均遵循由易到難、從簡單到復(fù)雜的原則。有些內(nèi)容先后順序不能改變，如WORD部分一般先講文字錄入，再講編輯排版；EXCEL部分一般先講表格的建立，再講數(shù)據(jù)透視表（圖）；硬件部分一般先講打印機、再講復(fù)印機、傳真機、碎紙機等，即讓學(xué)生先將制作出來的文件或其他資料打印出來，再進行復(fù)印、傳真、粉碎。教學(xué)方法盡量結(jié)合秘書實際工作流程，形成自動化辦公的流程性。

第四，開放性。由于該門課程是高科技發(fā)展的產(chǎn)物，具有強烈的時代特征，因此，無論是教學(xué)理念還是教學(xué)方法，都應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新。從縱向上看，教學(xué)內(nèi)容隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，如過去的OFFICE2003到今天的OFFICE2007，過去的以軟件教學(xué)為主到今天的軟硬件并重；從橫向上看，教學(xué)方法更是具有開放性。這就意味著在教學(xué)中要多借鑒其他院校、相關(guān)單位的成功做法，讓學(xué)生在掌握知識技能的同時，緊跟時代步伐，適應(yīng)社會需要。

二、教學(xué)方法改革的目標和原則

培養(yǎng)適應(yīng)社會需要的應(yīng)用型復(fù)合人才是文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的總目標。圍繞著這一總目標，《辦公自動化》課程教學(xué)方法改革的目標是：以知識、能力、素質(zhì)三位一體，打造具有如下品質(zhì)和能力的職業(yè)秘書：良好的職業(yè)操守，扎實的專業(yè)知識，較強的動手能力，團隊協(xié)作的精神，自主學(xué)習(xí)與自我創(chuàng)新的能力，應(yīng)變能力和生存能力等。

（一）以學(xué)生為主導(dǎo)，樹立新的教學(xué)理念

傳統(tǒng)的教學(xué)模式是以教師為主導(dǎo)，教師講，學(xué)生聽，教師處于主動地位，學(xué)生處于被動地位。這種模式不利于很好地調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，尤其是實踐性比較強的《辦公自動化》課程，很多東西光靠教師講是沒有多大效果的，關(guān)鍵是要讓學(xué)生親自動手練習(xí)。以學(xué)生為主導(dǎo)的教學(xué)模式，強調(diào)學(xué)生在整個教學(xué)過程中處于主體地位，教師只是起一個指導(dǎo)員的作用，讓學(xué)生帶著問題親身實踐，在實踐的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，進行歸納總結(jié)，這樣便能增強學(xué)生的主體意識，變“老師讓我學(xué)”為“我要學(xué)”，利于激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造力和想象力。

（二）以任務(wù)為導(dǎo)向，重構(gòu)知識框架

淡化理論課的講解，加重實踐課的比例是《辦公自動化》課程教學(xué)的一個傾向。實踐課通常以完成某一任務(wù)為目標，通過完成該項任務(wù)來達到訓(xùn)練學(xué)生某一方面能力的目的。任務(wù)的設(shè)計一般取自于秘書的實際工作，如日常接待、組織一次中小型會議、發(fā)布有關(guān)文件等。為了完成這些任務(wù)，需要借助相關(guān)的辦公軟件或辦公設(shè)備，即用現(xiàn)代化的方式進行日常辦公。因此，每一次任務(wù)一般都會牽涉到多門課程的相關(guān)知識點。這就需要打破課程之間的界限，對相關(guān)知識進行合理重組。

（三）以實戰(zhàn)為內(nèi)驅(qū)，提升職業(yè)素養(yǎng)

情景模擬是《辦公自動化》課程普遍采用的教學(xué)方法：將學(xué)生置身于某一特定工作氛圍中，通過完成特定任務(wù)達到掌握相關(guān)知識或技能的目的。然而，情景模擬中有些內(nèi)容比較理想化，往往跟現(xiàn)實有一定差距，要想真正實現(xiàn)學(xué)校與社會的“無縫對接”，實戰(zhàn)法是一條很好的途徑。因為在真實的活動中，即便事前準備工作已做得非常充分，但仍可能會遇到一些臨時性的突發(fā)問題，這就非?？简瀸W(xué)生的綜合素質(zhì)和應(yīng)變能力。多讓學(xué)生參加這一類的實戰(zhàn)，能夠大大提高他們的觀察能力和思維能力，從而有助于進一步提升職業(yè)素養(yǎng)。

三、教學(xué)方法改革的思路

（一）加強理論課的趣味性

講解技術(shù)性一類的理論課，往往因強調(diào)操作方法和流程的介紹而易造成枯燥乏味，再加上學(xué)生在一年級時已經(jīng)學(xué)習(xí)了《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》這門課程，更容易讓他們因感到部分內(nèi)容的重復(fù)而造成學(xué)習(xí)興趣的下降。這就需要任課教師能夠科學(xué)地運用一些教學(xué)方法，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，保證理論課的教學(xué)質(zhì)量。

1.案例教學(xué)法。案例教學(xué)法被廣泛地運用于文秘專業(yè)的許多課程，對于《辦公自動化》課程而言，在講解幾種辦公軟件的操作時，尤其適合用這種方法。

例如，在講解WORD編輯排版時，可以利用學(xué)校下發(fā)的文件、學(xué)報、校報等作為授課內(nèi)容，因為這些都是學(xué)生很熟悉的東西，同時又跟實際工作掛鉤，學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣自然就被提升起來。但要注意，由于學(xué)生是有一定文字編輯排版基礎(chǔ)的，因此，教師在授課過程中就沒有必要再從最基本的操作方法入手，而將重點放在新知識和一些特殊方法的介紹上，以拓寬學(xué)生的思路。如“復(fù)制”、“粘貼”這一操作，之前學(xué)生可能只會使用菜單或快捷鍵，這里就可以向?qū)W生介紹格式刷的使用方法。

除了要選擇好案例外，在具體運用案例教學(xué)法的過程中，也要注意方法技巧。有些內(nèi)容需要教師講授，有些內(nèi)容可以讓學(xué)生自己動手摸索，鼓勵學(xué)生進行探究式自主學(xué)習(xí)。

2.實物演示（展示）法。辦公設(shè)備的使用這部分的理論課內(nèi)容適宜采用實物演示法或?qū)嵨镎故痉?。學(xué)生邊看著實物邊聽教師講解，這樣便可增加他們的感性認識，從而提高學(xué)習(xí)的積極性。

實物演示法。諸如照相機、攝像機、錄音筆、指紋考勤機等這些小巧便攜的設(shè)備可以帶到教室里，先讓學(xué)生了解它們的外形、結(jié)構(gòu)，再通過演示介紹它們的工作原理和操作方法。關(guān)于設(shè)備的價格情況、不同品牌之間的比較以及廠家情況等，可以適當介紹一下，以拓寬學(xué)生的知識面。

實物展示法。像打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等這些較大型的設(shè)備，在講授理論課的時候，可以將實物的照片放進PPT課件中，教師結(jié)合照片向?qū)W生講解這些設(shè)備的外形、結(jié)構(gòu)、特點、分類、工作原理等，操作方法放到實訓(xùn)課中講解。否則，若只有文字性的描述而缺乏圖片的輔助，容易造成課堂氣氛的沉悶，學(xué)生聽了之后也會覺得比較抽象。

（二）突出實訓(xùn)課的綜合性

相對于理論課而言，實訓(xùn)課在《辦公自動化》課程中的比例占得更大些。實訓(xùn)課的目的在于：使學(xué)生能夠熟練使用各種辦公軟件和辦公設(shè)備，提高學(xué)生綜合辦公的能力。因此，僅僅讓學(xué)生掌握機器設(shè)備的操作方法是遠遠不夠的，關(guān)鍵是要通過實訓(xùn)這一平臺，打造專業(yè)知識扎實、業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的現(xiàn)代秘書人才。在教學(xué)方法上，應(yīng)結(jié)合秘書的實際工作，整合專業(yè)知識，構(gòu)建立體的訓(xùn)練體系。

1.項目教學(xué)法。即交給學(xué)生某項任務(wù)，讓學(xué)生獨立或分組完成。項目教學(xué)法注重的是過程，過程的實施往往牽涉到好幾門課程知識。項目完成的整個過程，包括方案的設(shè)計、項目的實施以及結(jié)果的總結(jié)評價等均由學(xué)生自己負責，教師只是起一個指導(dǎo)性的作用。通過這種教學(xué)方法，學(xué)生不僅掌握了相關(guān)的知識和技能，而且職業(yè)素養(yǎng)也得到進一步提高。

例如，在軟件運用部分，可以讓學(xué)生用WORD制作公文、公司內(nèi)刊、招聘啟事等，用EXCEL制作人事資料管理表、員工銷售情況表等，用POWERPOINT制作公司簡介、會議演示文稿等。這樣，學(xué)生在學(xué)習(xí)軟件的過程中，重溫了其他課程相關(guān)知識。

2.情景模擬法。此法主要是讓學(xué)生在模擬的環(huán)境中開展秘書工作，感受較為真實的辦公氛圍。假設(shè)實訓(xùn)室就是一個單位的秘書部門，由教師設(shè)計情景，如辦公室日常接待、電話擋駕、會務(wù)工作、檔案管理等，學(xué)生自己分角色進行模擬辦公。

情景模擬法的優(yōu)勢在于：還原工作情景，縮小理論與現(xiàn)實之間的差距。通過模擬辦公，學(xué)生不僅能快速掌握相關(guān)辦公知識和技能，而且由于采取分小組進行情景模擬，小組成員為了完成某項任務(wù)必然要進行溝通協(xié)調(diào)，因此學(xué)生的團隊協(xié)作能力能夠得到進一步加強。情景模擬法有效實施的關(guān)鍵，就是教師要根據(jù)教學(xué)內(nèi)容，事先選擇好模擬情景，并且在學(xué)生進行情景模擬時要注意對過程的關(guān)注與評價，要善于引導(dǎo)學(xué)生進行自我行為的調(diào)整與評價。

3.實戰(zhàn)法。學(xué)校是一個練兵的大舞臺，有很多活動可以讓秘書專業(yè)的學(xué)生承擔策劃、組織、服務(wù)工作。在承辦活動的過程中，學(xué)生不僅把自己平時在課堂上學(xué)到的知識、技能充分展示出來，同時，因為活動進行的過程中隨時都可能會遇到一些突發(fā)事件，這對學(xué)生的心理素質(zhì)和應(yīng)變能力就是一種考驗和鍛煉。

2012年4月，2010級文秘班的學(xué)生成功承辦了我?！暗谌龑们嗄杲處熓谡n大賽”。事前，教師根據(jù)大賽規(guī)則將學(xué)生分成三個小組，每組指定一名組長，每位成員承擔一項任務(wù)，責任到人。學(xué)生運用到的辦公軟件主要是EXCEL和POWERPOINT，使用到的設(shè)備主要有電腦、投影儀、照相機、攝像機、復(fù)印機、音響、話筒等?；顒咏Y(jié)束后，每位學(xué)生都對此次活動進行了總結(jié)，分析了活動承辦的效果，對自己在活動中的表現(xiàn)作了評價，并在全班進行了交流。

從整個過程來看，每位學(xué)生都非常投入，表現(xiàn)得都很積極?；顒拥某晒Τ修k，對學(xué)生來說是一種最大的肯定和鼓勵，學(xué)生親身感受到所學(xué)的東西派上了用場，自我價值得到了體現(xiàn)，學(xué)習(xí)興趣自然就會更加濃厚。

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