淺析高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)

姜勁松

（南京中醫(yī)藥大學，210023）

1 何為辦公自動化

20世紀60年代，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，美國工作使用的人工費逐步提高，在這個時代背景下，通過實踐研究，美國人發(fā)現(xiàn)運用與信息技術(shù)相關(guān)的辦公自動化系統(tǒng)能達到節(jié)省人力、物力，提高辦公效率的效果。因此他們在全球最早提出辦公自動化的理念，與當時美國蓬勃發(fā)展的計算機技術(shù)相結(jié)合，逐漸興起了辦公事務(wù)處理的自動化。時間行至20世紀70年代中期，計算機網(wǎng)路技術(shù)在辦公信息的處理中占有越來越重要的地位，國外在辦公自動化上又進行了新的革新：在原來辦公的基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代的信息處理技術(shù)，使該系統(tǒng)更加的完善。到了新世紀，在2000年召開的OA’2000 辦公自動化國際學術(shù)研討會上，專家們再經(jīng)過深入探討之后提出了“辦公信息系統(tǒng)”（0ffice Information Systems，簡稱 OIS）的概念。

2 高校辦公模式的發(fā)展

2.1 傳統(tǒng)意義上的高校辦公模式

一般傳統(tǒng)意義上的高校行政辦公活動的流程是這樣的：學校的各個辦公部門將自己的工作信息進行匯總并支撐相關(guān)表格、圖表等上報，以便于上級掌握學校具體運營情況，并在分析、預(yù)測的基礎(chǔ)上對做出相應(yīng)的決策，再反饋回校辦，由校辦將文件傳達給各個職能部門。執(zhí)行文件的一般流程是首先由所在職能部門的領(lǐng)導(dǎo)對文件進行審核，合格之后同意簽字，隨后提交校辦文秘科對所辦文件進行登記再由綜合科對此給出相應(yīng)的擬辦意見，交給學校領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)審核通過后再由文秘部將決議分發(fā)給相對應(yīng)的職能口，最后由檔案室存檔。

在傳統(tǒng)的高校行政事務(wù)中，各個職能部門的分工不同，整個管理層間形成一個信息鏈。但是這個鏈上的一些環(huán)節(jié)也只是發(fā)揮著單獨的某個收集、選擇和轉(zhuǎn)達的功能，而這些活動一般都是由人來完成，針對著相應(yīng)工作的工作量大、具體流程繁瑣、信息間交流比較緩慢等情況，這樣存在著辦公成本和人力的浪費。

2.2 現(xiàn)代意義上的信息辦公自動化

辦公自動化系統(tǒng)以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)互連的分布式軟件為具體依托的。該系統(tǒng)將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)并和與信息傳播技術(shù)之中，由傳統(tǒng)的以人為主要媒介的辦公方式向人機結(jié)合的方式過渡，由此達到實現(xiàn)信息交互傳遞的目的。這樣能迅速的提高辦公效率，降低辦公人員的勞動強度，減少工作中不必要的重復(fù)，實現(xiàn)充分利用信息資源的目的，實現(xiàn)各個工作部門的交流合作。與此同時，信息傳播技術(shù)的不斷日新月異的更新，瀏覽器/服務(wù)器已經(jīng)成為分布式Internet主流，同時在辦公環(huán)境下進行的電子政務(wù)也在不斷的發(fā)展，在這種發(fā)展大潮下會有越來越多的行業(yè)從傳統(tǒng)的辦公環(huán)境向Web 引擎上發(fā)展信息辦公自動化系統(tǒng)為其提供了全面的資源共享平臺，因此，一個完善的高效內(nèi)部專用信息共享平臺的建立，有利于工作人員實現(xiàn)電子郵件、工作信息等各種資源的交流。

3 實施高效辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與完善的必要性

在信息化大潮的影響之下，現(xiàn)代大學逐漸向綜合性和科技型轉(zhuǎn)變，學校的活動領(lǐng)域從傳統(tǒng)的學術(shù)研究型開始向多樣化形式發(fā)展，而作為高校各項具體事務(wù)的操辦著的各個行政職能部門，他們負責學校各項規(guī)章、章程以及各種政策的制定和推行，同時，有些部門還承擔著相應(yīng)的服務(wù)職能，他們辦公效率的高低，也直接影響著學校各項工作的進行，同時也關(guān)系著學校的數(shù)字化進程的建設(shè)，所以，為了提高工作效率，推行高校辦公自動化建設(shè)是非常有必要的一件事情。

信息技術(shù)在高校辦公中的運用越來越多，這種對傳統(tǒng)辦公方式的變革，將現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通訊技術(shù)與傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)了對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索的現(xiàn)代化管理，針對各個部門的具體實際配置辦公資源，為各個職能部門的工作人員建成了一個共享的桌面辦公環(huán)境。通過這個辦公平臺，實現(xiàn)信息的及時傳達，避免了之前信息傳達過程中會出現(xiàn)的漏傳、誤傳等結(jié)果，提升了辦公質(zhì)量。同時還能夠?qū)崿F(xiàn)工作中的監(jiān)督和交流，各部門之間能及時交流，推進來的各部門之間的高效協(xié)作。所以，高效辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能提高辦公效率，同時也能適應(yīng)未來現(xiàn)代辦公的需求。

4 高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)的方法

4.1 目前高校辦公自動化建設(shè)存在的問題

第一是個只能部門的人員對辦公自動化缺乏正確完整的認知，對傳統(tǒng)的辦公模式還是有很強的依賴心理，因此有些不利于辦公自動化系統(tǒng)的推行。第二是相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善，同時它還面臨著處理的電子文件存在著相應(yīng)的法律效力等問題，而我國卻在目前缺失對這一塊的相關(guān)法律法規(guī)。第三是缺乏大量的資金支持，建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)是需要大量的人力、財力和技術(shù)的投入的，從開發(fā)到完善再到最終成型需要一個長期的過程，而這個過程同樣也是需要人、財、技術(shù)的強大支撐的。鑒于現(xiàn)在高校餓財政狀況，要實現(xiàn)這種資金的長期大量投入，也是存在著一定的困難的。此外，還存在著對于這個辦公系統(tǒng)的運營商的選擇、對本系統(tǒng)的安全性的維護以及系統(tǒng)本身的推廣等方面諸多問題。這是有了這些問題存在，對高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和完善才體現(xiàn)出其價值性。

4.2 高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)的方法

4.2.1 設(shè)計原則

（1）實用性和安全性：要確保所完善的系統(tǒng)功能做到全面、使用，同時操作方法簡單易學，適用于各類人群。同時要做到有足夠的保密措施。

（2）網(wǎng)絡(luò)化：因為該系統(tǒng)最終要實現(xiàn)的是信息的傳遞、查詢與共享，提高辦公效率，所以在其中，一定要實現(xiàn)期間的網(wǎng)絡(luò)化辦公。

（3）擴展性：所完善的辦公系統(tǒng)要以現(xiàn)在通用的主流性的軟件系統(tǒng)為主要依托，以要構(gòu)建的選代法為構(gòu)建基礎(chǔ)來保證系統(tǒng)的高度可擴展性。同時還要考慮到此種技術(shù)所具備的的成熟性，要符合現(xiàn)代國際標準又能實現(xiàn)主流廠商和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容性：可以支持多個用戶異地登陸、不同用戶間的信息交互、人機交互多個界面的形式。

4.2.2 實施過程

（1）、建立健全的組織領(lǐng)導(dǎo)機制，成立計算機辦公自動化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和專家組，實現(xiàn)彼此間的明確分工。

首先，從學校層面上成立計算機辦公自動化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負責制定完善學校辦公自動化建設(shè)的思路。

其次，成立專門的專家組，成員是校內(nèi)外專業(yè)的辦公自動化的專家，主要負責對本校辦公自動化建設(shè)項目進行理論和技術(shù)層面上的設(shè)計，同時在項目建設(shè)過程中進行必要的監(jiān)督、對完成的項目進行相關(guān)的驗收。

（2）、學校要根據(jù)本校的具體情況來確定辦公自動化建設(shè)的規(guī)模。明確想要建設(shè)的系統(tǒng)的類型：是要建設(shè)覆蓋全校、功能設(shè)施完備的辦公自動化系統(tǒng)，還是功能比較單一，只用于文件交流的辦公自動化系統(tǒng)。

第一層級：實現(xiàn)不同種類文件、報表、通知等的起草、傳閱、簽發(fā)、歸檔等工作，達到無紙化辦公。第二層級：提升工作效率，完成文件、檔案、圖書等管理工作的自動化；第三層級：實現(xiàn)各類信息資源的統(tǒng)一化管理，一次性輸入數(shù)據(jù)，就能做到不同部門、不同級別之間的人員共享使用，同時，各種報表、報告會自動生成，以此來保證數(shù)據(jù)信息的準確、協(xié)調(diào)和一致性。

（3）制定辦公自動化建設(shè)進度安排

第一，基礎(chǔ)工作安排階段

首先得確定一個實力雄厚、信譽良好的研發(fā)單位，并與此單位在目前高校所具有的軟件和硬件資源上，來討論和規(guī)劃辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，高校要與研發(fā)單位通力合作制定完成《辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案》同時簽訂相關(guān)的建設(shè)協(xié)議。

第二，系統(tǒng)建設(shè)改造和完善階段

關(guān)于局域網(wǎng)的相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)和完善，這方面要從高校的實際情況出發(fā)，根據(jù)個職能部門的具體需求，購置相關(guān)的隔離卡、掃描儀和硬盤，并在研發(fā)部門的配合下完成這些設(shè)備的安裝和調(diào)試工作，用來保證信息的安全，接下來由信息中心全面負責完成局域網(wǎng)與辦公自動化系統(tǒng)的相關(guān)對接工作。

第三，試運行階段

選擇各部門口熟練掌握計算機技能的同志進行重點先行的培養(yǎng)，讓他們先掌握辦公現(xiàn)代化的技術(shù)，以此幫助工作人員掌握系統(tǒng)操作程序，加強磨合，逐步適應(yīng)網(wǎng)上辦公方式，實現(xiàn)信息化辦公技術(shù)的專業(yè)性。

第四，正式運行階段

此時是針對建設(shè)完成的自動化系統(tǒng)進行運行使用，各職能部門的日常相關(guān)工作都可以通過這個平臺來完成。

第五，系統(tǒng)的評價與驗收

由學校辦公自動化建設(shè)工作小組組織的專業(yè)組組成專門的驗收小組，對投入試運行的辦公自動化系統(tǒng)進行評價和驗收，并將結(jié)果向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。

第六，制定與此相關(guān)的比較完善的《辦公自動化管理制度》，以此來規(guī)范行政工作人員的辦公行為，保證辦公自動化系統(tǒng)的正常運行，保證提高行政辦事效率。

5 小結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，對提高高校的行政管理工作的效率和工作質(zhì)量有著十分重要的意義。所以該辦公系統(tǒng)在建設(shè)期間要做好充足的市場調(diào)研和產(chǎn)品研究，堅持一切從實際出發(fā)的原則，實現(xiàn)系統(tǒng)本身的不斷完善，從思想上重視這件事情，促進高校行政管理的高效化進程。

[1]劉春蘭；高校辦公自動化工作的研究與實踐[J]；職大學報；2009-04

[2]熊余、張紹榮、王濤；基于協(xié)同工作的平臺型高校辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計[J]；數(shù)字通信；2011-05

[3]譚超；高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用[J]；軟件導(dǎo)刊；2012-02