醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢以及實現(xiàn)方式

葉 蘋

江蘇省泰州市人民醫(yī)院，江蘇泰州 225300

醫(yī)療檔案不僅作為醫(yī)生對疾病診斷和制定治療方案的參考對象，而且也是進行醫(yī)學科學研究的重要依托依據(jù)。隨著社會各個方面的發(fā)展,醫(yī)療檔案的舉證作用日益凸顯，利用現(xiàn)代化的科學技術對醫(yī)療檔案進行信息化管理是醫(yī)學發(fā)展中的必然趨勢，并體現(xiàn)著一個國家醫(yī)學程度的發(fā)展水平。醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)代化是醫(yī)學檔案管理實現(xiàn)便捷化的一個重要課題，為了最大限度發(fā)揮醫(yī)療檔案現(xiàn)代化在醫(yī)學建設發(fā)展過程中的作用，我們應當積極探索將醫(yī)療檔案管理與信息化技術相結合的新方法，促進醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)其最大化優(yōu)勢。

1 醫(yī)療檔案管理過程中存在的主要問題

1.1 醫(yī)療檔案管理意識薄弱，檔案利用率沒有充分發(fā)揮

醫(yī)療檔案工作的開展對于社會各個方面的發(fā)展都具有很重要的意義，醫(yī)療檔案的最大化利用可以取得最大的社會經(jīng)濟效益，對于社會管理方面有著舉足輕重的作用。雖然目前社會各個方面也加大了醫(yī)療檔案工作的宣傳，但是人們對醫(yī)療檔案管理的認識還是沒有很大的改觀，公眾對于醫(yī)療檔案的利用效益也沒有從根本上得到認識。部分醫(yī)院仍然以醫(yī)療服務為根本，忽視了醫(yī)療檔案在醫(yī)院管理及社會利用中的作用，這種現(xiàn)象在我國較為普遍。同時，由于經(jīng)營者對檔案管理的重要性認識不夠，缺乏對于醫(yī)學檔案管理的科學合理建設與發(fā)展，導致檔案資源開發(fā)不足。

1.2 醫(yī)療檔案管理制度不健全，檔案收集率比較低

在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院只是制定了適合本醫(yī)院的醫(yī)院管理制度以及各級各類人員的具體職責，但是由于歷史作用以及醫(yī)院行業(yè)管理要求，在醫(yī)院里面形成多部門管理檔案的混亂局面。醫(yī)療檔案管理沒有相應的管理考核目標，形成各個部門的工作比較渙散，沒有嚴謹求實的工作作風。其次鑒于醫(yī)療檔案采集技術及存儲成本等原因，醫(yī)療檔案信息收集的范圍和層次有限。正是由于醫(yī)療檔案管理制度的不夠完善，因而出現(xiàn)了檔案收集率不高以及檔案收集不齊全現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來不便。

1.3 醫(yī)療檔案管理人員專業(yè)技能參差不齊，達不到專業(yè)管理標準

由于部分醫(yī)院只重視主要工作職能能力，忽視了醫(yī)療檔案管理專業(yè)職能建設。醫(yī)院沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，各層次醫(yī)療檔案管理員多是由護理、其他輔助科室人員轉行過來，缺乏醫(yī)療檔案管理的專業(yè)知識，導致醫(yī)療檔案管理人員專業(yè)技能不達標。醫(yī)院管理機構設置不夠合理，沒有專業(yè)管理人員職務，形成檔案管理混亂局面。此外，現(xiàn)有的部分檔案管理專業(yè)人員缺乏接受繼續(xù)教育的精神，不及時學習新知識、新方法，更不要說創(chuàng)新與發(fā)展了，導致檔案管理工作不能與時俱進，適應不了形勢發(fā)展的需求。

1.4 醫(yī)療檔案管理硬件設施投入不足，現(xiàn)代化管理水平得不到提高

醫(yī)院的經(jīng)費投入重點都在于醫(yī)療器械、大型設備方面，在醫(yī)療檔案管理方面投入少之又少。一些醫(yī)院因為用房比較緊張，很多房間都作為病房使用，檔案房間做不到閱覽室、存放室、辦公室三室齊全，不符合檔案管理房間的標準。檔案庫房面積不足，不利于檔案的長久保存和方便使用。另外管理設施比較落后，醫(yī)療檔案管理停留在手工操作原始狀態(tài)，計算機技術的使用僅局限于單項管理，多數(shù)單位沒有聯(lián)網(wǎng)，信息資源不能共享，從而無法實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息的交叉檢索和查閱。工作質量的低下，效率不高，制約了檔案管理水平的提升。

2 醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢存在

2.1 檔案信息化有利于長久保留珍貴檔案原件

隨著醫(yī)院醫(yī)療檔案信息化的發(fā)展，醫(yī)院對于珍貴的檔案原件可以進行信息化存儲，可以有效的管理檔案原件，既節(jié)省存儲空間，還能快速便捷的進行珍貴檔案原件的及時查詢和調(diào)閱，同時可以避免檔案原件因過多的調(diào)閱而引起損害及丟失的風險。檔案信息化管理對于醫(yī)院資料保存以及醫(yī)院人員及時查詢翻閱具有積極作用。

2.2 檔案管理信息化對于檔案歸檔方式進行了很大改善

以前檔案管理靠的是純手工勞作，任務繁瑣而且在歸檔過程中容易出現(xiàn)錯誤，檔案管理實現(xiàn)信息化無疑對于醫(yī)院信息檔案歸檔存儲工作來說具有很大改觀。利用現(xiàn)代信息技術進行信息存儲以及歸檔，可以保證期間不會出現(xiàn)問題。不但改善了工作條件，保證了工作質量，同時也大大提高了工作效率。

2.3 檔案管理信息化有利于檔案資源整理與社會共享

檔案資源整理主要體現(xiàn)檔案信息的有效性、系統(tǒng)性和共享性，其中根本目的是更有效的擴大檔案資源的適用范圍，讓檔案管理工作順應社會信息化的發(fā)展趨勢。電子文件在計算機上面更容易翻閱，可加強對原有檔案的應用程度范圍；同時有利于醫(yī)院人員進行瀏覽，隨機存取，提高了檔案的利用率，最大范圍地實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

2.4 檔案管理信息化使檔案的檢索方式更加便捷

將醫(yī)學信息檔案進行信息化管理后，借助電子文檔歸檔和電子目錄，使用便捷的電子信息檢索方式，用戶需要時只需要輸入關鍵詞，相關信息資料就可馬上呈現(xiàn)在電腦屏幕上。在檔案的利用反饋上，信息化使得用戶感受到便捷。另外，醫(yī)院各部門只要有需要，就可以準確及時地獲取相關信息。

2.5 檔案信息化突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案資料存儲大多是紙質的存儲形式。隨著時間的推進，檔案資料數(shù)量越來越多，不僅大量占用儲存空間，增加里調(diào)閱的難度，另外還需要做好紙質檔案的保管工作，導致檔案信息管理成本很高，使用效率比較低下的問題。電子檔案的使用加速了病人信息的流通，提供了紙質病案所不能提供的服務，其保存時間上也是紙質檔案所不能比擬的。

3 實現(xiàn)醫(yī)療檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)勢的途徑

3.1 加大基礎設施投入

一方面引進先進檔案保管設備，實現(xiàn)保管庫房溫濕度自動控制化，營造一個安全合適的檔案信息管理環(huán)境。另一方面，引進當今先進信息檔案管理、數(shù)字化存儲技術，網(wǎng)絡通訊技術、縮微技術等現(xiàn)代的高科技技術；建立相應檔案信息數(shù)據(jù)庫，使用高效的管理軟件，提高醫(yī)療檔案工作的技術含量和水平，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，促進醫(yī)院醫(yī)療檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 組織培訓檔案信息管理的專業(yè)人才

建立相應的技術培訓平臺提高檔案管理人員的信息化水平以及職業(yè)道德水平，由被動服務向主動服務轉變，保證信息的真實與完整，培養(yǎng)造就一支專業(yè)的適合現(xiàn)代信息時代的檔案信息管理人才隊伍。讓檔案管理人員主動參與醫(yī)院管理，這就需要在日常工作中善于發(fā)現(xiàn)問題，總結經(jīng)驗，把握規(guī)律，為管理者提出合理的建議，讓信息成為醫(yī)院發(fā)展的動力，促進醫(yī)院的科學發(fā)展。

3.3 實現(xiàn)個人疾病信息和治療信息的信息化管理

建立相應的個人疾病信息和治療信息的信息化管理的系統(tǒng)，根據(jù)相關的法律法規(guī)和醫(yī)療檔案管理的規(guī)章制度，為服務對象快速，及時地調(diào)閱所需要的信息，從更深層次上增強衛(wèi)生信息的功能服務性，從而提高工作效率和衛(wèi)生信息效益。

4 結語

隨著現(xiàn)代化技術的發(fā)展和人們對醫(yī)療檔案信息需求的日益增強，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越顯示出勞動強度高、效率低、信息利用差、檔案占用空間大等缺點。醫(yī)療檔案管理信息化對于檔案的保管、改善檔案歸檔效率以及充分發(fā)揮醫(yī)療檔案價值都具有很重要的作用。在全社會逐步推進信息化的同時，加快實施醫(yī)療檔案管理信息化不僅是醫(yī)院系統(tǒng)建設的內(nèi)在要求和必然選擇，也是一項值得重視研究探討的重要課題。

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