高校檔案管理創(chuàng)新探索

陳蘇麗

（塔里木大學(xué) 檔案館，新疆 阿拉爾843300）

0 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和日益普及，現(xiàn)代社會(huì)已逐步進(jìn)入信息化的社會(huì)，尤其是在高校中，信息化已經(jīng)滲透到了學(xué)校中的各項(xiàng)工作中，在這個(gè)大的背景下，高校的檔案管理工作如何適應(yīng)信息化的要求，這就需要對高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性的改變，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的傳統(tǒng)理念， 把檔案作為一種信息資源去為學(xué)校的教學(xué)、科研等工作服務(wù)，使傳統(tǒng)的檔案管理理念由管理為主變革為以提供信息服務(wù)為主。

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及分析

1.1 檔案管理理念保守落后

對檔案管理都是“以藏為主，重藏輕用”。 在檔案使用方面大多都是“束之高閣，被動(dòng)服務(wù)”。 造成這種現(xiàn)狀的原因一方面和傳統(tǒng)的檔案管理制度有關(guān)，另一方面也和長期不被重視，投入嚴(yán)重不足，專業(yè)人才缺乏有關(guān)。

1.2 管理方式單一

當(dāng)前的檔案管理方式主要都是針對紙制類檔案、聲像檔案、電子檔案三者并重的歸檔整理， 大多采取手工操作管理； 檔案的查找、檢索、借閱等基本還是人工操作方式。整個(gè)管理工作的效率較低，無法適應(yīng)大批量文件查閱和異地查詢的要求。

1.3 孤立、靜態(tài)的檔案內(nèi)容

每個(gè)檔案資料的歸檔分類由于延續(xù)的是傳統(tǒng)的歸檔整理的方法，每個(gè)檔案大多都是孤立的，即使有聯(lián)系也只是有限的縱向聯(lián)系。 而實(shí)際上很多檔案之間不但有縱向的關(guān)系，也有橫向的關(guān)系，但在現(xiàn)有的檔案管理中很難體現(xiàn)出來這些關(guān)聯(lián)關(guān)系。

1.4 缺乏共享機(jī)制

在國內(nèi)都會(huì)有幾所或更多相同類型的高校，高校間設(shè)置相同專業(yè)的很多。 每年各高校都會(huì)有很多的科研項(xiàng)目和課題研究，由于高校檔案管理基本上都是自我封閉的，這就導(dǎo)致很多的科研項(xiàng)目或課題被不同的高校重復(fù)投入，這是對人、財(cái)、物的極大浪費(fèi)。

1.5 檔案呈現(xiàn)方式單一

現(xiàn)在大多數(shù)檔案仍然是以紙質(zhì)方式呈現(xiàn)的。 雖然檔案電子化、數(shù)字化的概念已經(jīng)提出了，但對于檔案電子化、數(shù)字化如何去做存在著不同的理解， 再加上這項(xiàng)工作本身前期需要投入大量的人力和財(cái)力，使這項(xiàng)工作基本上仍停留在口頭上，并沒有實(shí)際操作。

1.6 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的工作， 對于檔案管理部門，除了需要對檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和工作流程熟悉的人員以外，還需要有了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體和信息等技術(shù)的人員。 而實(shí)際情況卻是檔案管理部門就連專業(yè)的檔案管理人員都很少，更惶論其他專業(yè)技術(shù)人員了。

2 高校檔案管理工作創(chuàng)新性的探索

“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失”，一個(gè)完善的檔案管理就是一面鏡子，通過檔案我們可以了解一所學(xué)校校園文化的傳承歷程， 一所學(xué)校在成長過程中的跌宕起伏，也可以了解學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理等方面的得失。要做成一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，就需要打破現(xiàn)有的檔案管理理念，引入現(xiàn)代化的管理方法和管理工具，使檔案管理的信息化建設(shè)合理布局，為高校的信息化建設(shè)做好信息服務(wù)工作。

高校檔案管理工作創(chuàng)新性的核心是檔案管理的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案的電子化和數(shù)字化。檔案管理信息化建設(shè)不是簡單將檔案數(shù)字化就可以，而是需要對數(shù)字化后的檔案進(jìn)行綜合分析利用，讓這些檔案連起來、動(dòng)起來，讓檔案管理由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)。 具體可以從如下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新性的變革：

1）檔案管理理念的變革。 檔案從其概念上講就是保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 但從信息學(xué)的角度去看，這些原始的記錄卻包含了大量的信息。這就需要對檔案管理的理念轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，將每一份檔案作為一條或多條信息去對待，從信息管理的角度去建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

2）建立檔案信息資源庫。高校的檔案部門最大的優(yōu)勢就是收藏了大量的原始檔案，這些原始檔案就是一個(gè)巨大的信息資源庫。 通過對檔案信息的優(yōu)化組合的處理， 提取檔案中有價(jià)值的信息建立信息庫，在信息庫的基礎(chǔ)上進(jìn)一步開發(fā)利用，就可以為學(xué)校的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等日常工作提供信息服務(wù)的支持。 在建立信息庫的同時(shí)，需要考慮信息庫的資源共享問題。 可以先在同類高校間建立縱向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的共享，然后可以與本地的圖書、科技情報(bào)中心、數(shù)據(jù)中心或相關(guān)企業(yè)建立橫向的信息共享。 通過建立縱向和橫向的信息共享機(jī)制，使高校的檔案管理在服務(wù)高校本身的同時(shí)也服務(wù)了社會(huì)，這也與國家的信息化建設(shè)的要求相符合的。

3）引入新的管理方式。 在人工管理基礎(chǔ)上，引入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作效率。對所有的檔案信息和用戶進(jìn)行分級設(shè)置，然后根據(jù)用戶級別開放相應(yīng)的等級的檔案信息。對檔案信息提供多種智能化的查詢方式，同時(shí)增加信息的關(guān)聯(lián)性和交互性。

4）建立立體化的檔案管理系統(tǒng)。 檔案的建立歸檔，其所記錄的信息，并不是孤立的。每一信息都有其特定的環(huán)境、時(shí)間、人物等元素。要正確的解讀其中的內(nèi)容， 就要對一份檔案建立一個(gè)立體化的關(guān)系結(jié)構(gòu)，使檔案信息在時(shí)間、空間中完整呈現(xiàn)，讓用戶在解讀的過程中，通過背景元素的立體呈現(xiàn)，確定檔案中信息的實(shí)際價(jià)值。 比如高校的校史檔案，除了時(shí)間的節(jié)點(diǎn)外，還有外部環(huán)境、人文環(huán)境等元素，只有將這些信息元素完整的結(jié)合起來才能對校史的發(fā)展有全面真實(shí)的了解，從中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

5）動(dòng)態(tài)化的檔案管理。每年高校都有學(xué)生畢業(yè)，新生入學(xué)。每年都有大量的科研項(xiàng)目和課題立項(xiàng)和結(jié)題。高校的科研項(xiàng)目或課題隨著學(xué)生的畢業(yè)而停止或重復(fù)的不在少數(shù)，這造成了大量的人、財(cái)、物的浪費(fèi)。 為了避免這樣的情況發(fā)生，就需要建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的檔案信息跟蹤機(jī)制，這樣就為科研項(xiàng)目的工作提供了可追溯性的信息，有效避免損失。

現(xiàn)在社會(huì)最重要的資源就是人力資源。高校的學(xué)生恰好就是高校最大的人力資源庫。 學(xué)生雖然畢業(yè)了，但學(xué)校不能因此而中斷了學(xué)生信息管理，而應(yīng)該通過各種方式不斷補(bǔ)充學(xué)生畢業(yè)后的信息，通過這些后續(xù)的信息的補(bǔ)充，高?？梢栽谛Ｆ蠛献?、項(xiàng)目推廣中迅速找到合適的合作伙伴，拓展高校的科研活動(dòng)空間。

6）建立信息服務(wù)意識(shí)。 從高校領(lǐng)導(dǎo)到具體的檔案管理人員，都需要將檔案管理意識(shí)從硬管理向軟管理轉(zhuǎn)變。 即從簡單的保存、被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑸a(chǎn)、設(shè)計(jì)和主動(dòng)服務(wù)。通過對檔案信息的提取整理，可以為高校教職員工和學(xué)生提供方便快捷的信息查詢、閱讀、檢索的服務(wù)。 比如通過建立相關(guān)高校相同專業(yè)的畢業(yè)生就業(yè)信息庫，就可以通過對這些信息的分析，預(yù)判社會(huì)上對各專業(yè)的需求趨勢，從而為今后的招生規(guī)模進(jìn)行調(diào)整。

7）調(diào)整檔案管理者的角色定位。高校的檔案管理者在建立信息化檔案管理系統(tǒng)之后，其角色已不單純是一個(gè)管理者的角色，而是信息的生產(chǎn)者、設(shè)計(jì)者和維護(hù)者，是檔案信息資源和用戶之間溝通的橋梁和紐帶。 檔案管理者的專業(yè)化程度、素質(zhì)高低、工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性都將直接影響檔案信息系統(tǒng)的使用效果。 所以必須要重視檔案管理者，充分發(fā)揮檔案管理者在檔案信息系統(tǒng)中的主體作用。

高校檔案管理在信息化社會(huì)中，必須打破常規(guī)、改變管理理念，只有進(jìn)行創(chuàng)新性的工作，才能改變目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，使高校檔案管理真正成為高校教學(xué)信息中心、科研信息中心、人才信息中心。