如何加強基層站段的合同管理

唐 林

（成都鐵路局成都北車站財計科，四川 成都 610512）

鐵路合同管理是鐵路企業(yè)管理的重要內(nèi)容，也是基層站段依法經(jīng)營、依法維護自身合法權(quán)益的重要管理制度。

自路局直管站段設立以來，經(jīng)過路局多次規(guī)范基層站段的合同管理工作，基層站段的合同管理較以前也規(guī)范了許多，對防范經(jīng)營過程的法律風險，規(guī)范對外經(jīng)營行為，維護路局合法利益發(fā)揮了積極作用。但仍存在有部分單位法律意識淡薄、超越授權(quán)對外簽訂合同、未辦理授權(quán)對外簽訂合同、部分單位的勞務外包合同未經(jīng)合同管理員審核并加蓋合同專用章等現(xiàn)象，既違反了路局合同管理的規(guī)定，同時也給路局的對外經(jīng)營帶來了一定的法律風險。以下對如何加強基層站段的合同管理作具體的闡述。

1 建立合同管理組織機構(gòu)，不斷提高合同管理意識

站段主要領(lǐng)導要牢固樹立合同管理第一責任人的意識，高度重視本單位的合同管理工作，對本單位的合同管理工作負總責，成立以站段長為組長，各主管副站段長和職能科室負責同志為成員的“合同管理小組”，明確站段合同管理機構(gòu)的主要職責，細化站段合同管理員及各部門合同管理員的基本職責。有法律事務部門的，由法律事務部門負責合同管理工作；未設定法律事務部門的，應指定一個部門負責合同管理工作。

合同管理工作是確保路局依法經(jīng)營管理的重要工作，參與合同管理工作的人員均應樹立“合同無小事”的意識，對合同管理工作要做到“意識到位、程序規(guī)范、依法審核、防范風險”，切實維護好路局的合法權(quán)益。

為適應鐵路發(fā)展的需要，站段領(lǐng)導班子及合同管理相關(guān)人員應認真學習路局有關(guān)法律知識文件及國家法律法規(guī)，深刻領(lǐng)會“年度局企業(yè)管理和法律事務工作要點”的通知精神，進一步加強法律意識、依法規(guī)避風險意識、法律服務的意識。

2 規(guī)范合同基礎管理工作，防范合同糾紛風險

2.1 規(guī)范合同管理工作,嚴格開展審核聯(lián)簽

合同管理有關(guān)人員要充分認識合同管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的地位和作用，深入全面地掌握合同法專業(yè)知識及相關(guān)法規(guī)和法律條文。

①合同簽訂前，承辦部門應先行審查核實對方資格、資信、履約能力、營業(yè)范圍等資料，并要求對方提供《法定代表人身份證明書》《法人授權(quán)委托書》、代理人身份證復印件及《營業(yè)執(zhí)照》等有關(guān)文件的復印件（需蓋有對方單位鮮章）。②凡簽訂需要通過招標、議標、價格比選的合同，其實施過程（會議記錄、到會人員簽字等）相關(guān)資料必須齊全，在辦理合同聯(lián)簽時必須將資料一并呈報合同管理員。③凡簽訂需要黨政聯(lián)席會集體決策的合同，在辦理合同聯(lián)簽時必須將黨政聯(lián)席會會議記錄和簽字復印件等一并呈報合同管理員。④對路外單位簽訂50萬元及以上合同的需辦理“一事一授權(quán)”手續(xù)，承辦部門必須提前向合同管理部門申報，并將擬簽合同有關(guān)文件、計劃資金來源等申報資料及擬簽合同說明以電子版形式報合同管理員，由合同管理員通過路局辦公網(wǎng)辦理，待路局批復同意后方能簽訂正式合同。⑤合同簽訂時，不得化整為零，從而有意規(guī)避辦理授權(quán)、招標、議標、比選和集體決策等手續(xù)。⑥站段簽訂的經(jīng)濟合同，均應開展合同審核聯(lián)簽，審核聯(lián)簽的程序為：合同承辦部門（人員）將起草的合同文本或合同管理員提供的格式文本填寫完整，與收集的合同對方的資信材料（包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、授權(quán)委托書、組織機構(gòu)代碼證復印件、相關(guān)從業(yè)資質(zhì)等材料），一并送相關(guān)部門審核聯(lián)簽，并按照相關(guān)部門提出的意見進行修改后，送合同管理員重點對對方資信材料、合同文本是否違反法律規(guī)定、是否存在對己不利的條款、權(quán)利義務約定以及違約責任約定是否詳盡等方面進行合法性審核；經(jīng)審核修改后的合同文本，方能交合同對方簽字蓋章。承辦部門（人員）應對對方反饋的合同文本與定稿文本進行比對，確認對方有無增減內(nèi)容，比對一致后送行政部門主要領(lǐng)導簽字并加蓋合同專用章。站段要杜絕與不能獨立承擔民事責任的個人和非法人組織簽訂經(jīng)濟合同；對經(jīng)合同管理員修改的合同文本，未經(jīng)允許，嚴禁擅自修改。

2.2 確保資金和時間進度雙卡控

較為固定的主要合同提前對接，并納入站段成本預算，確保資金和時間進度雙卡控。

①年初根據(jù)上年主要合同簽訂情況，結(jié)合當年生產(chǎn)安全實際變化，將較為固定的主要合同提前與各管理職能部門對接，對當年擬簽訂的主要合同內(nèi)容、金額進行梳理，并納入成本預算，經(jīng)站段黨政聯(lián)席會討論通過后安排實施。②各業(yè)務科室主動清理需本部門承辦的合同并及時簽訂，以保證成本支出按預算進度列賬，不得在年底補簽較大金額合同（特殊情況除外），以免站段的成本預算失控。

2.3 法人授權(quán)委托嚴格按照路局文件要求執(zhí)行

站段要強化依法簽訂經(jīng)濟合同的意識，嚴格按照局長所授予的年度綜合授權(quán)或一事一授權(quán)的權(quán)限，簽訂經(jīng)濟合同。每年年底要及時辦理單位次年年度的綜合授權(quán)申請，及時領(lǐng)取路局頒發(fā)的授權(quán)委托書，并在年初單位的合同管理中公布宣傳單位的合同簽訂權(quán)限，使經(jīng)辦部門和分管領(lǐng)導均知曉。在對外簽訂超越授權(quán)范圍的經(jīng)濟合同時，應及時辦理一事一授權(quán)，局長授權(quán)后，方能按權(quán)限對外簽訂經(jīng)濟合同。若因搶險、救災等緊急情況需要簽訂超越授權(quán)的經(jīng)濟合同，應事先告知主管部門，并及時補辦一事一授權(quán)。

法人授權(quán)是局長授予站段行政主要領(lǐng)導代表其本人辦理行政事務的法律性文件，是基于行政主要領(lǐng)導所在崗位需要而辦理的，年度綜合授權(quán)有效期為1年，因行政負責人離任而自動失效。除因特殊原因（如掛職長時間在外學習、在外考察或因個人身體原因不能繼續(xù)工作但還未免去現(xiàn)職等）可以書面形式轉(zhuǎn)委托給行政第一副職以外，原則上局長授予的權(quán)限不能轉(zhuǎn)委托他人。

2.4 提高合同管理員的素質(zhì)，對合同簽訂嚴格把關(guān)審核

合同管理員應當具備良好的職業(yè)道德，熟悉掌握相關(guān)法律法規(guī)，具有一定的經(jīng)濟管理和鐵路專業(yè)知識，了解站段的經(jīng)營管理情況。從事合同管理的人員應當經(jīng)過路局的專業(yè)培訓，考核合格后方可上崗。

合同管理員應積極參加路局合同培訓，加強法律、法規(guī)學習，認真學習有關(guān)合同管理的文件規(guī)定，認真學習領(lǐng)導班子集體決策“三重一大”事項規(guī)定，不斷提高自身法律事務工作能力和水平，提高對經(jīng)濟合同文本的甄別能力，按照路局合同管理的要求對經(jīng)濟合同文本開展好合法性審核，切實維護路局合法權(quán)益。

合同管理員應注重合同簽訂的前期工作準備及合同簽訂程序，工作中嚴格履行站段合同管理辦法、嚴格執(zhí)行合同聯(lián)簽審核制度、合同騎縫章加蓋等規(guī)定，確保合同簽定和履行。

3 做好格式合同文本的使用

對站段使用較多的合同，路局法律主管部門應制定格式合同，供站段參考使用。對合同文本中的權(quán)利義務、違約責任等內(nèi)容，站段應結(jié)合實際情況在維護自身利益的基礎上進行約定。建設工程施工、監(jiān)理等合同，站段可參考各省市發(fā)布的范本修改后使用。若實際工作中遇見權(quán)利義務關(guān)系復雜的合同或合同管理員所掌握的法律知識難以開展好有效審核的合同，應及時報局法律主管部門協(xié)助審核。

4 規(guī)范合同管理檔案、臺賬、合同文本

為便于與路局計劃核對，隨時掌握計劃完成進度，同時為便于站段成本每季度預算、決算工作，站段合同可分三類：一是更新改造投資計劃合同；二是路局投資的大修合同；三是車站運輸總支出成本支出及收入類合同。合同文本分類分年按照財務賬簿裝訂標準規(guī)范裝訂，編制合同目錄、合同臺賬統(tǒng)計表，并納入合同檔案管理保存。

在鐵路高速發(fā)展的今天，合同管理在站段管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，只有不斷地完善和加強站段合同管理，才能更好地防范經(jīng)營過程的法律風險，規(guī)范對外經(jīng)營行為，維護路局合法利益。