淺議檔案網(wǎng)站建設(shè)

岳 冰

（哈爾濱金融學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150000）

近年來，隨著我國信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，檔案信息化建設(shè)取得了很大的進(jìn)展。作為信息化建設(shè)重要載體的檔案網(wǎng)站也如雨后春筍般紛紛建立起來，并在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。檔案網(wǎng)站是檔案部門在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，一般是以主頁方式提供檔案信息服務(wù)和開展檔案宣傳。

一、檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀

自1999年電子政務(wù)實(shí)施以來，我國的檔案網(wǎng)站從無到有，在數(shù)量和質(zhì)量上都呈現(xiàn)出逐步上升的趨勢。目前，全國的檔案網(wǎng)站總共開通了大約200多家，在一定程度上反映了我國檔案網(wǎng)站建設(shè)的水平，體現(xiàn)了不同的地域特色，同時(shí)也向用戶提供了很多的特色服務(wù)。但不可否認(rèn)的是，這些檔案網(wǎng)站還存在著諸多有待提高的方面和有待解決的問題。一是我國的檔案網(wǎng)站數(shù)量相對較少。全同各級各類檔案機(jī)構(gòu)中僅檔案館的數(shù)量就有3500個(gè)左右，而已開通的檔案網(wǎng)站卻僅有200余個(gè)，開通網(wǎng)站的檔案機(jī)構(gòu)所占比率明顯過低，導(dǎo)致總體上網(wǎng)絡(luò)檔案信息量的不足。二是缺乏全面的、具體的館藏檔案信息。目前，我國檔案網(wǎng)站中關(guān)于館藏檔案的信息多是二次、三次信息，缺乏一次檔案信息，檔案全文信息更是少之又少。三是網(wǎng)站內(nèi)的檔案信息內(nèi)容有待豐富，可增加服務(wù)板塊、交流互動板塊，增加欄目的深入度和層次度等予以改善。四是檔案信息形式單一，主要是文本信息和照片，三維動畫、音頻、視頻等形式的檔案信息數(shù)量相對較少。五是檔案網(wǎng)站內(nèi)容陳舊，更新周期過長。六是網(wǎng)絡(luò)檢索工具有待提高，部分檔案網(wǎng)站在線查詢不到檔案全文內(nèi)容。

二、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)的有效對策

（一）強(qiáng)化功能

第一，強(qiáng)化服務(wù)功能。建立檔案網(wǎng)站最主要的目的就是更方便、快捷地為用戶提供其所需要的檔案信息。要通過建立強(qiáng)大的檢索功能和豐富的相關(guān)鏈接，不斷豐富和更新網(wǎng)站信息內(nèi)容，并根據(jù)用戶的需求提供個(gè)性化的服務(wù)，美化用戶界面，使用戶在接觸最新、最全面的檔案信息的同時(shí)，得到美的享受。第二，強(qiáng)化反饋、交流、互動功能。了解用戶需求，有針對性地提供服務(wù)；通過網(wǎng)絡(luò)向社會公眾征集專題檔案史料、革命歷史史料以及散存于社會民間的各類名人手跡、家譜、日記等珍貴檔案。第三，強(qiáng)化宣傳功能。如介紹檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案工作法律法規(guī)和檔案利用制度；宣傳檔案館藏，公布檔案信息；介紹與館藏檔案相關(guān)的各地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史等情況。第四，強(qiáng)化教育功能。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續(xù)教育，又包括增強(qiáng)整個(gè)社會的檔案意識。

（二）找準(zhǔn)定位

網(wǎng)絡(luò)不僅是與用戶交流、對外信息發(fā)布與宣傳的平臺，還是用戶反映利用需求和意見的通道，如檔案網(wǎng)站電子郵箱、工作論壇的設(shè)立，使檔案網(wǎng)站成為檔案用戶、檔案專家、社會公眾相互交流、研究、探討檔案工作和檔案學(xué)理論的交流園地，同時(shí)使檔案部門第一時(shí)間了解用戶需求，便于提供全面、周到的信息服務(wù)。此外，檔案網(wǎng)站還應(yīng)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案館(室)形象和檔案職業(yè)形象的縮影，起到檔案職業(yè)形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館(室)檔案服務(wù)宣傳的作用，提升檔案工作的社會影響力。因此，檔案網(wǎng)站只有明確自己的定位，才能真正成為檔案部門與用戶之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，使廣大用戶通過檔案網(wǎng)站更好地了解和利用檔案。

三、網(wǎng)站建設(shè)對檔案工作的影響

（一）服務(wù)形式上由封閉或半封閉走向全面對外開放

傳統(tǒng)意義上的檔案服務(wù)主要是指通過館內(nèi)借閱、檢索、查詢等方式為用戶提供利用。這種方式的劣勢存于：只有有限的檔案在用戶查詢利用時(shí)才能被使用，若無用戶查詢，絕大部分的檔案資源便只能“養(yǎng)存深閨無人識”。檔案網(wǎng)站的建立，則使得豐富的檔案信息資源擺脫了“深藏館中，無人問津”的窘?jīng)r，用戶通過網(wǎng)絡(luò)平臺即可突破時(shí)空與地域的限制，進(jìn)行檔案信息查詢、瀏覽、下載。

（二）服務(wù)內(nèi)容上由單一走向豐富

一直以來，檔案部門主要是向用戶提供必要的咨詢、閱覽、外借、展覽與陳列、制發(fā)檔案副本、檔案證明等傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目，難以滿足現(xiàn)代信息社會中人們對于大信息量、全方位服務(wù)的需求。而檔案網(wǎng)站在服務(wù)內(nèi)容上就更加多樣化、人性化。目前，我國多數(shù)檔案網(wǎng)站不僅實(shí)現(xiàn)了上述傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目的數(shù)字化和在線化，還增添了很多貼近百姓生活及人們感興趣的服務(wù)內(nèi)容。

（三）服務(wù)方式上由被動變?yōu)橹鲃?/h3>

檔案網(wǎng)站的建立使得檔案部門由被動接受查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，通過網(wǎng)站為用戶提供檔案政策指導(dǎo)，同時(shí)將最新、最具吸引力和最受老百姓關(guān)注的信息資源及時(shí)予以發(fā)布，使廣大用戶能夠隨時(shí)接觸到豐富、實(shí)時(shí)的檔案信息。

（四）交流方式上由單一走向互動

檔案網(wǎng)站的建立為檔案部門與用戶的交流提供了一個(gè)更廣闊與更自由的平臺。很多檔案網(wǎng)站上都設(shè)有信息交流欄目，讀者和利用者可以在這里自由地對相關(guān)問題提出自己的需求、疑問、看法，而檔案人員則可以通過后臺管理及時(shí)予以幫助、解答和回復(fù)，大大的方便了用戶，同時(shí)在互動中也能使檔案部門更加了解百姓需求，加快檔案信息資源開發(fā)的步伐。

（五）檢索效率上由低效走向高效

網(wǎng)絡(luò)使得傳統(tǒng)的跨庫檢索變得輕松快捷，有利于加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用價(jià)值，同時(shí)節(jié)省出更多的人力、物力、財(cái)力來投入到檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)和挖掘工作中去。多數(shù)檔案網(wǎng)站提供了相關(guān)檔案網(wǎng)站的鏈接，這就意味著擴(kuò)大了讀者檢索的范圍，用戶在這個(gè)網(wǎng)站上檢索不到的信息，可以通過相關(guān)鏈接網(wǎng)站進(jìn)行進(jìn)一步檢索。