淺談電子文件的生成特點(diǎn)、歸檔及管理原則

張 晶

（哈爾濱晶體管廠(chǎng) 黑龍江 哈爾濱 150018）

在我國(guó)大多數(shù)檔案館同時(shí)存在著紙質(zhì)檔案和電子檔案，如何對(duì)兩種載體的檔案進(jìn)行管理，需要檔案工作者不斷探索。電子文件作為一種新型的信息載體，不同于紙質(zhì)文件的記錄形式，它帶給了檔案工作者全新的管理理念，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀(guān)念和理論學(xué)說(shuō)，在管理形式和管理方法上需要我們檔案工作者不斷學(xué)習(xí)和掌握，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。記錄載體的革命，引起文件與檔案在內(nèi)的記錄管理的革命，這場(chǎng)革命反映在管理技術(shù)、體制、方式、理念的各個(gè)層次環(huán)節(jié)上。由于任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)不良的影響，因此我們必須對(duì)電子文件管理原則進(jìn)行探討，以適應(yīng)電子文件、電子檔案發(fā)展的要求，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性。

一、電子文件的生成及其特點(diǎn)

1.電子文件的生成。在檔案名稱(chēng)基本術(shù)語(yǔ)中被叫做“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生產(chǎn)，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。它的產(chǎn)生是人類(lèi)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的必然結(jié)果，是現(xiàn)代技術(shù)的產(chǎn)物。

2.電子文件的特點(diǎn)。電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸和處理的文化，它“包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并符合文件的定義要求”。載體的特殊性，決定了電子文件具有與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)：即“信息的非人工識(shí)讀性”、“對(duì)系統(tǒng)依賴(lài)性”、“信息與載體間的可分離性”、“信息的易變性”、“信息存儲(chǔ)的高密度性”、“多種信息媒體的集成性”、“信息的可操作性”、“信息對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性”等等。

二、電子文件管理原則

1.全程管理原則。電子文件從其形成到銷(xiāo)毀或永久保存整個(gè)生命周期，建立一個(gè)完整的管理體制。

（1）全面的管理：從文件的生成到流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求，須建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)管理體系、程序體系和技術(shù)方法體系。

（2）系統(tǒng)的管理：建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接、系統(tǒng)事例和總體效應(yīng)。注重充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，以知識(shí)管理的理念，追求系統(tǒng)資源和信息資源最大共享和最大效益。

（3）過(guò)程的管理：對(duì)每個(gè)過(guò)程監(jiān)控以過(guò)到對(duì)最后結(jié)果的控制，使系統(tǒng)產(chǎn)生的信息自動(dòng)記錄體現(xiàn)。通過(guò)管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制，體現(xiàn)全程管理的內(nèi)容和理想。

2.前端控制原則。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。文件形成為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，銷(xiāo)毀或永久保存為末端。要對(duì)文件形成前端的有效管理，電子文件的管理必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)前端，把各項(xiàng)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，功能納入到系統(tǒng)功能之中，是電子文件管理的重要保障，只有納入到前端，才能進(jìn)行全程管理。

3.真空性保障原則。電子文件的真實(shí)性是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。隨技術(shù)環(huán)境遷移，法律憑證作用維護(hù)其真實(shí)性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實(shí)性的維護(hù)。二是系統(tǒng)的依賴(lài)性。文件遷移過(guò)程中容易引起文件信息的丟失、改變。

4.完整性保障原則。它是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。它包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責(zé)。

5.有效性保障原則。電子文件的有效性是指文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉(zhuǎn)換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類(lèi)型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)信息參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，有效性檢測(cè)是技術(shù)分析的內(nèi)容之一。在實(shí)際工作中應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證，應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等。

三、電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔，是以數(shù)碼形式將整理好的電子文件的信息內(nèi)容和它的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁盤(pán)或光盤(pán)等載體上保存。要在文件設(shè)計(jì)和形成階段就開(kāi)始做起，要有檢查和更換制度，要確保安全性和可用性。

在實(shí)際工作中一個(gè)很突出的問(wèn)題是，電子文件的設(shè)計(jì)和管理缺乏工作者的參與，或者因檔案工作者相關(guān)知識(shí)薄弱而無(wú)法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問(wèn)題。作為檔案工作者應(yīng)當(dāng)積極參與電子檔案的管理，了解和把握電子檔案的管理內(nèi)容和基本目標(biāo)，以便更有針對(duì)性地做好電子檔案管理工作。

1.保證電子文件載體物理上安全。這是使其能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)的軟、硬件平臺(tái)完整準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。電子文件是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上的，因此，要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，以確保電子文件的安全。

2.保證電子文件內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子文件的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)對(duì)電子文件的內(nèi)容加以轉(zhuǎn)換，還原成人們能夠直觀(guān)理解與習(xí)慣閱讀的格式進(jìn)行顯示。所以，必須采用積極的辦法，使保存的電子檔案適應(yīng)新的技術(shù)，以達(dá)到永久保存和準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換與還原的目的。

3.保證電子文件的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子文件，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。

4.保證電子文件的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份電子文件，需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括相關(guān)的其他檔案文件系列名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置以及相互關(guān)系等。

5.對(duì)電子文件載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子文件載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。即使是良好的保存環(huán)境，也難免不發(fā)生信息丟失或者讀出錯(cuò)誤的現(xiàn)象。因此，對(duì)所保存的電子文件載體，必須進(jìn)行定期有效的檢測(cè)與維護(hù)，以確保電子文件信息的完整性、可靠性。對(duì)電子文件的有效保存和維護(hù)，是一項(xiàng)重要而又復(fù)雜的工作，采用的技術(shù)和方法很多，其作用也各有不同。在對(duì)電子文件的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子文件的特點(diǎn)等綜合條件，制定可行的技術(shù)方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以確保電子文件的安全可靠，使其能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

綜觀(guān)全局，在電子時(shí)代，要使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄保存下來(lái)，我們應(yīng)認(rèn)真研究電子文件的特點(diǎn)，及時(shí)總結(jié)出電子文件管理的原則，電子文件的歸檔管理；從而使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，這也正是我們?nèi)w檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。