淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

邱麗艷

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

1.前言

科技的日新月異，為我們的生活帶來(lái)了便利。其中最大的一項(xiàng)成果就是網(wǎng)絡(luò)的普及?，F(xiàn)今是知識(shí)爆炸的年代，為了讓各項(xiàng)建設(shè)工作順利進(jìn)行，電子計(jì)算機(jī)的的使用范圍越來(lái)越廣，大到航空航天，小到超市購(gòu)物，我們已經(jīng)完全進(jìn)入了電子時(shí)代。而社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)檔案的保存。這些檔案既是行業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，也為行業(yè)今后的發(fā)展提供了經(jīng)驗(yàn)保證。因此，為了做好檔案的管理，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理是十分必要的。我們不僅要認(rèn)識(shí)到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性，還應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

檔案管理是一項(xiàng)具有機(jī)密性和專業(yè)性的管理工作，不論是哪個(gè)行業(yè)的檔案管理都應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，明確其重要性。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸顯現(xiàn)出弊端，主要表現(xiàn)在管理意識(shí)、硬件設(shè)施和專業(yè)素質(zhì)上。

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一直以來(lái)，相當(dāng)多的管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術(shù)含量。然而，事實(shí)并非如此，檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的檔案管理人才來(lái)進(jìn)行管理。所以，為了提升檔案管理的質(zhì)量和水平，糾正這些領(lǐng)導(dǎo)干部的錯(cuò)誤思想是十分必要的。他們應(yīng)該充分意識(shí)到檔案管理的重要性，將檔案管理落到實(shí)處，引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，提升檔案管理的質(zhì)量。

2.2 檔案管理的硬件設(shè)施落后

做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識(shí)，還需要給檔案管理提供必要的硬件設(shè)施。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)材料，為了保存好這些材料，應(yīng)該準(zhǔn)備一個(gè)專門的檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。然而，有些單位沒(méi)有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂(lè)觀，這就容易造成檔案的蟲(chóng)蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對(duì)于檔案室的硬件設(shè)施應(yīng)該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對(duì)象是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的保存難度較大，需要專業(yè)的人員進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。但是，現(xiàn)今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)如何進(jìn)行檔案分類、裝訂、養(yǎng)護(hù)、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復(fù)一日的忽視中，紙質(zhì)檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒(méi)有備份，一旦損壞就難以修復(fù)，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是勢(shì)在必行的。

3.優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

現(xiàn)今，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)明顯增強(qiáng)，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來(lái)，向多重管理模式過(guò)度”[1]。為了做好電子檔案的管理，需要培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個(gè)方面入手：第一，引進(jìn)專業(yè)能力強(qiáng)，管理能力好的高素質(zhì)人才，優(yōu)化檔案管理的員工隊(duì)伍，讓他們互相學(xué)習(xí)共同進(jìn)步；第二，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行職中培訓(xùn)，請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行專業(yè)能力的培訓(xùn)，讓他們掌握最新的管理技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)。

3.2 建立健全電子檔案的管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，任何行業(yè)要取得發(fā)展都需要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個(gè)方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。第二，制定出明確、合理、科學(xué)的檔案分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對(duì)檔案的真實(shí)性予以嚴(yán)格鑒定，電子檔案在發(fā)送和接受時(shí)要通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時(shí)要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，避免出現(xiàn)虛假檔案。

3.3 嚴(yán)格監(jiān)控電子檔案的使用和轉(zhuǎn)換

電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，可操作性更強(qiáng)，對(duì)檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機(jī)密性，在對(duì)檔案實(shí)行操作之前，要嚴(yán)格審查操作人員使用權(quán)限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強(qiáng)，在傳輸?shù)倪^(guò)程中可以出現(xiàn)在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行加密。例如“將檔案的文件模式設(shè)置為只讀，或?qū)φ麄€(gè)檔案加密”[2]。而且，電子檔案應(yīng)該及時(shí)備份，避免出現(xiàn)檔案丟失的事件。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化為我們的生活帶來(lái)了極大的便利，做好檔案管理信息化的建設(shè)，是我們今后努力的方向。我們應(yīng)該從人才培養(yǎng)、管理制度和使用控制三個(gè)方面出發(fā)，全面提升檔案管理質(zhì)量，加快檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

[1]王江紅.網(wǎng)絡(luò)化管理是國(guó)營(yíng)農(nóng)場(chǎng)檔案管理的必然趨勢(shì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011，（12）:50-51.

[2]張雪花.淺談數(shù)字時(shí)代的電子檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012，（4）:51-52.