檔案?jìng)浞莨ぷ鞯拈L(zhǎng)效性

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案?jìng)浞菔墙陙?lái)檔案界的焦點(diǎn)話(huà)題，是信息化社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，是檔案部門(mén)安全保管?chē)?guó)家檔案資源的職責(zé)和使命，是國(guó)家為應(yīng)對(duì)近年來(lái)自然、人為災(zāi)害嚴(yán)重?fù)p害檔案資源而采取的一項(xiàng)重要措施，也是檔案部門(mén)防范化解檔案實(shí)體安全隱患的一種有效手段。檔案?jìng)浞?，就是?duì)檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)采取某種技術(shù)手段和方式進(jìn)行復(fù)制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災(zāi)害對(duì)檔案造成的損失。

一、建立檔案?jìng)浞莸谋匾?/h2>

（一）降低檔案安全災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)

自然災(zāi)害、人為災(zāi)害，甚至社會(huì)災(zāi)害都是威脅檔案安全的潛在因素，汶川特大地震給檔案造成不同程度地?fù)p毀，給世人提供了慘痛深刻的警示，為檔案保管安全敲響了警鐘。災(zāi)害一旦發(fā)生，為避免本地保存的檔案遭受重大損失，要對(duì)重要檔案進(jìn)行登記備份保存，最大限度降低檔案安全各種災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。在上世紀(jì)六十年初，我國(guó)許多檔案館都為備戰(zhàn)而建立后庫(kù)。雞西地處中蘇邊境線(xiàn)，為了備戰(zhàn)，在距離市區(qū)近40公里的山區(qū)修建了檔案庫(kù)。1969年，中蘇邊境珍寶島事件發(fā)生后，市檔案館的檔案全部轉(zhuǎn)移到戰(zhàn)備后庫(kù)保存，當(dāng)時(shí)轉(zhuǎn)移的檔案3萬(wàn)余卷都是孤本沒(méi)有備份，由于后庫(kù)建在地下山洞，通風(fēng)差、潮濕，保管條件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案在惡劣的環(huán)境下存放數(shù)年，致使部分檔案發(fā)生霉變、字跡蛻變等現(xiàn)象，造成很大損失，直到1983年才將檔案撤回市檔案館。由此可見(jiàn)，檔案登記備份是降低檔案安全災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。

（二）保障檔案信息價(jià)值可信度

檔案具有歷史文化研究?jī)r(jià)值和法律憑證價(jià)值。但近年來(lái)，各類(lèi)原因造成了檔案安全隱患逐漸暴露，如“干部檔案、人事檔案、房產(chǎn)檔案、學(xué)籍檔案”等被篡改、偽造、損毀的現(xiàn)象屢有披露，公眾失望和質(zhì)疑聲時(shí)有出現(xiàn)。從而引起社會(huì)對(duì)檔案法律憑證價(jià)值的置疑，直接影響政府公信力、影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、影響社會(huì)穩(wěn)定。通過(guò)檔案?jìng)浞莨ぷ?，?duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案，特別是重要民生領(lǐng)域電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)、重大建設(shè)項(xiàng)目文檔的等級(jí)和備份，為重要民生檔案安全保障加以防護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案證據(jù)鎖定和證據(jù)保全，維護(hù)國(guó)家安全和公眾利益。

（三）適應(yīng)檔案信息安全的新挑戰(zhàn)

電子檔案信息是重要的國(guó)家信息資源，如果遭到破壞，就會(huì)給國(guó)家及檔案事業(yè)帶來(lái)巨大損失。當(dāng)前和今后都要充分做好應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的新挑戰(zhàn)。在高新技術(shù)時(shí)代，隨著我國(guó)信息化的普及和政府電子政務(wù)的開(kāi)展，檔案部門(mén)接收的電子文件以及紙質(zhì)檔案、音像檔案等數(shù)字化后的數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)，數(shù)字化檔案信息與電子文件大量產(chǎn)生，它們的安全與長(zhǎng)久保存問(wèn)題是檔案界面臨的重大挑戰(zhàn)。為避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤等帶來(lái)的數(shù)據(jù)失真與損毀，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性，確保國(guó)家檔案安全。國(guó)家有關(guān)法規(guī)規(guī)范對(duì)檔案?jìng)浞萏岢隽艘螅峨娮游募芾頃盒修k法》第二十條第四款要求電子文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行備份制度。國(guó)家檔案局6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》第十七條要求：“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，1套封存保管，1套異地保管，一套提供利用?！眹?guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件與電子檔案管理規(guī)范》第7款要求：“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式3套，1套封存保管，1套供查閱使用，第3套異地保存?！眹?guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式2套，1套封存保管，1套供查閱利用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存?！备骷?jí)檔案館要對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件都應(yīng)實(shí)行在線(xiàn)或離線(xiàn)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀和檔案信息資源的絕對(duì)安全。

二、檔案?jìng)浞莨ぷ鞯闹匾?/h2>

（一）可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集約化管理

進(jìn)入二十一世紀(jì)，信息化建設(shè)飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域逐步實(shí)現(xiàn)由手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。目前，各部門(mén)、各領(lǐng)域在信息化建設(shè)中普遍存在各建一套信息系統(tǒng)。就雞西地區(qū)來(lái)講，雞西市政區(qū)轄有市檔案館、縣（市）區(qū)檔案館、雞西礦務(wù)局檔案館、城市建設(shè)檔案館以及其他各級(jí)、各類(lèi)檔案室（館）300余戶(hù)，檔案系統(tǒng)的分散管理也存在諸多不安全因素。通過(guò)檔案登記備份工作，在各級(jí)國(guó)家綜合檔案館建立區(qū)域性電子文件和數(shù)字檔案?jìng)浞葜行?，可以將本地區(qū)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)領(lǐng)域的檔案?jìng)浞萁y(tǒng)一建在各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，確保檔案?jìng)浞莸陌踩Ｍㄟ^(guò)建立檔案?jìng)浞葜行?，不僅增加檔案館保管門(mén)類(lèi)，還可以強(qiáng)化檔案部門(mén)對(duì)檔案資源的統(tǒng)籌監(jiān)管，加快檔案信息資源整合步伐，充分發(fā)揮檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)管理、專(zhuān)業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力。

建立檔案?jìng)浞葜行闹饕獌?nèi)容包括：1.在檔案?jìng)浞葜行慕⒁惶坠δ芡暾?、安全，性能?yōu)越的檔案登記備份應(yīng)用系統(tǒng)，為各級(jí)政府部門(mén)提供統(tǒng)一的數(shù)字檔案以及應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)容災(zāi)保護(hù)；2.海量檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)，主要采用大容量存儲(chǔ)陳列設(shè)備，作為檔案登記備份中心存儲(chǔ)載體，物理磁帶庫(kù)設(shè)備作為離線(xiàn)備份的主要方式；3.采用數(shù)據(jù)完全復(fù)制技術(shù)實(shí)現(xiàn)基于專(zhuān)網(wǎng)的遠(yuǎn)距離抓取、備份、統(tǒng)一存儲(chǔ)，保障檔案登記備份中心的數(shù)據(jù)與各重要政府部門(mén)數(shù)據(jù)具有一致性。

（二）可以保障重要領(lǐng)域的檔案安全

檔案是一種重要的信息資產(chǎn)，直接影響一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)有序運(yùn)行和一個(gè)單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前，民生領(lǐng)域和重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的檔案安全問(wèn)題十分突出，一些單位或部門(mén)因人員頻繁變動(dòng)或相關(guān)人員責(zé)任心不強(qiáng)，致使檔案散失、損毀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。進(jìn)入信息化時(shí)代，電子文件、信息數(shù)據(jù)庫(kù)等領(lǐng)域的不安全因素更是被成倍放大，在一些政府職能部門(mén)、公益性事業(yè)單位建立的業(yè)務(wù)和民生數(shù)據(jù)庫(kù)更是關(guān)乎國(guó)計(jì)民生，任何損毀散失都會(huì)發(fā)生重大的社會(huì)問(wèn)題。為確保檔案的安全，通過(guò)檔案登記備份工作，在各部門(mén)、各單位因突發(fā)事件而導(dǎo)致檔案受損或引發(fā)糾紛時(shí)，檔案部門(mén)可利用備份數(shù)據(jù)，為其提供檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)或可靠性認(rèn)證服務(wù)。

三、檔案登記備份工作的長(zhǎng)效機(jī)制

人類(lèi)社會(huì)在不斷發(fā)展，隨著社會(huì)的進(jìn)步檔案也隨之不斷產(chǎn)生，因此，檔案?jìng)浞莨ぷ骺煞謨蓚€(gè)階段，即已經(jīng)歸檔和待歸檔。由此可見(jiàn)，檔案?jìng)浞莶皇且怀幌Φ墓ぷ?，而是一?xiàng)長(zhǎng)期工作。

目前，國(guó)家對(duì)檔案?jìng)浞莨ぷ鲀H要求全國(guó)副省級(jí)市以上國(guó)家綜合檔案館自愿結(jié)對(duì)，并提出在2012年前完成互備的時(shí)間要求，提倡地級(jí)、縣級(jí)檔案館也這樣做，對(duì)重要檔案實(shí)行異地備份。2012年10月15日雞西市檔案館與武漢市江漢區(qū)檔案館志愿結(jié)對(duì)，武漢市江漢區(qū)檔案館將其電子檔案數(shù)據(jù)的備份存入雞西市檔案館，完成了第一次先期異地備份工作。

從歷史上看，二十世紀(jì)前，由于缺乏數(shù)字化建設(shè)，檔案形成大部分是紙質(zhì)品，一般沒(méi)有備份。做備份需要對(duì)重要檔案進(jìn)行同質(zhì)的仿真復(fù)制、異質(zhì)的數(shù)字化掃描加工或縮微處理，涉及檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，投入人員多、工作量大、所需資金多。如：雞西市檔案館永久保存的檔案近百萬(wàn)件，目前利用9部計(jì)算機(jī)、3臺(tái)掃描儀進(jìn)行備份工作，在集中人力、物力打攻堅(jiān)戰(zhàn)的狀態(tài)下需要近一年的時(shí)間才能完成此項(xiàng)工作，由此可見(jiàn)備份工程巨大。

從現(xiàn)實(shí)上看，進(jìn)入二十一世紀(jì)，電子文件數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展，信息化社會(huì)對(duì)檔案工作也提出了新要求。因此，檔案?jìng)浞菔墙陙?lái)檔案界的焦點(diǎn)話(huà)題，是國(guó)家為應(yīng)對(duì)自然、人為災(zāi)害嚴(yán)重?fù)p害檔案資源而采取的一項(xiàng)重要措施。如今在各個(gè)領(lǐng)域中，各部門(mén)、各單位除紙質(zhì)檔案外，同時(shí)也產(chǎn)生形成了電子文件檔案，也為檔案?jìng)浞莺蜋n案數(shù)字化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。就已雞西市檔案局為例，為加快數(shù)字化建設(shè)提高利用檔案服務(wù)效能，曾下發(fā)過(guò)有關(guān)通知，要求各單位在向市檔案館移交檔案的同時(shí)移交電子光盤(pán)或其他載體檔案。但此項(xiàng)工作并沒(méi)有真正落到實(shí)處和展開(kāi)，在移交檔案過(guò)程中僅有少部分單位移交了電子光盤(pán)檔案。

從現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，如何加快和做好檔案?jìng)浞莨ぷ鞯拈L(zhǎng)效機(jī)制，應(yīng)從以下幾方面來(lái)解決：

（一）提高認(rèn)識(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要把檔案館數(shù)字化建設(shè)擺在首位，在做好檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案?jìng)浞莨ぷ骶碗S時(shí)可做，避免了集中力量打殲滅戰(zhàn)工作方法。

（二）貫徹執(zhí)行法律法規(guī)。按照國(guó)家檔案局關(guān)于《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件管理暫行辦法》的有關(guān)條款要求執(zhí)行，可采用檔案工作專(zhuān)項(xiàng)大檢查的法律手段，抓好電子文件備份制度的落實(shí)，全面開(kāi)展向檔案館移交雙套制（紙質(zhì)、電子文件）檔案工作。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)各立檔單位的專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，切實(shí)做好檔案?jìng)浞莺碗娮游募w檔的基本工作，按規(guī)定及時(shí)向檔案館移交檔案。

（四）采用快捷方式備份。檔案館備份管理中心要確定專(zhuān)職人員，每年要及時(shí)地對(duì)當(dāng)年已接收進(jìn)館的電子文件檔案，可按本館全宗排列方法，將其相對(duì)應(yīng)的檔案進(jìn)行集中整合登記備份，既方便又快捷，同時(shí)解決了檔案?jìng)浞蓍L(zhǎng)效的工作機(jī)制問(wèn)題，為檔案登記備份或異地備份積攢儲(chǔ)備資源。