梅艷娟
(伊春市公共資源交易中心 黑龍江 伊春 153000)
目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法:一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類,如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式,方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式,通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性,增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制,以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性,包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示,形成不依賴于特定的通用信息存在形式,不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況,如以XML作為標(biāo)識規(guī)范的方法等。
為了解決上述問題,國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先,各國都傾注力量,制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn),力求把問題解決在電子文件的形成階段,達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”,通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,保障電子文件的長久保存。其次,從數(shù)字檔案的永久性入手,研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式。如美國國家檔案與文件署(NARA)于1998年開始,耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和實(shí)驗(yàn)。第三,研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題,如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項目,針對政府常用的電子文件類型,進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn),評價各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四,在我國,通常采用的方式是,檔案部門站在長久保存的立場,通過歸檔要求的約束,保障電子文件的可靠性,如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-2-1999)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)等,省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn),如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。
長久以來,人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化和系統(tǒng)化的方法體系,主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程,在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時,把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng),以備今后工作查考?;蛘邔ξ募膬r值進(jìn)行鑒定,判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小,在規(guī)定的時間階段,把分布在各個機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存,以長久留存社會記憶,保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之,文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性,當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程,或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時,將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。
在紙質(zhì)檔案管理時期,由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個事項,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同,并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變化之中,無法納入到文本文件的管理體系,往往不能進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展,使得電子文件的數(shù)量與日俱增,但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集,對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠,也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且,檔案界還存在著一個概念誤區(qū),認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),并且處在存儲狀態(tài),沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。
互聯(lián)網(wǎng)的普及,使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通,建設(shè)屬于自己機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示,到2005年底,我國政府域名(GOV.CN)注冊量達(dá)到23752個,政府網(wǎng)站達(dá)到11995個,縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%,其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9和77.7%。但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高,數(shù)量巨大,各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞,也是值得深入研究的。
隨著信息化的深入發(fā)展,各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高,意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制,這是一個必然的趨勢。但是,在人們的檔案思維中,依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴,充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中,規(guī)定對于具有長久保存價值的文件,要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。
可以想象,不解決雙套制的問題,是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動,可見它對信息化發(fā)展的重要意義。雙套制或無紙化的解決方案,一定不是單純的技術(shù)解決方案,而應(yīng)該是制度化方案。這個制度化的解決方案,依賴于我國信息化的發(fā)展程度,取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率,特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度,可能包括兩個層面:檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件(載體的可靠性、信息對格式的非依賴性)、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機(jī)構(gòu)層面,檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。
近年來,關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運(yùn)行模式,人們需要基于新的社會運(yùn)行方式,建立新的信息思維,尋找信息運(yùn)動新規(guī)律,以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動規(guī)律的基礎(chǔ)上,更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。
作為我國的檔案工作者,在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時,不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法,而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下,積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分,構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。從電子文件檔案管理工作的實(shí)踐看,檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革和更新迫在眉睫。要使這部分人適應(yīng)電子文件材料等信息技術(shù)和電子文件檔案事業(yè)的飛速發(fā)展,必須采取積極措施抓好其知識的更新?lián)Q代,通過引進(jìn)、消化、適應(yīng)當(dāng)代信息技術(shù)的成果,擁有廣博的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)專業(yè)知識,以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息技術(shù)需要??梢钥隙?,加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。