試論當(dāng)前機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作者應(yīng)具備的能力素質(zhì)

張維維

（佳木斯市園林風(fēng)景區(qū)管理處 哈爾濱 佳木斯 154002）

機(jī)關(guān)檔案作為日常工作重要組成部分,人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件,是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ),對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才,加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè),促進(jìn)生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用，對(duì)每個(gè)工作人員有著切身相關(guān)的關(guān)系，檔案對(duì)于激發(fā)機(jī)關(guān)人員的工作積極性和各方面的保障有至關(guān)重要的作用，在新時(shí)期,加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位人事案管理,對(duì)提高機(jī)關(guān)單位管理水平有舉足輕重的作用。因此,機(jī)關(guān)單位檔案管理需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。要適應(yīng)新形勢的需要,機(jī)關(guān)檔案工作者必須具備以下素質(zhì)。

1.要有合格的政治素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作的一部分,檔案工作是一項(xiàng)政治機(jī)要性很強(qiáng)的工作,沒有較高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感是無法擔(dān)任此項(xiàng)工作的。因此我們檔案管理人員應(yīng)該做到:

1.1 檔案工作的任務(wù)、工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益,而是通過服務(wù)對(duì)象利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動(dòng)、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是,尊重歷史,在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù),替未來著想的原則,愛崗敬業(yè),認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。

1.2 要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。機(jī)關(guān)單位檔案工作是一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作,這就要求檔案工作者要時(shí)刻嚴(yán)守機(jī)密,守口如瓶;要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,不斷強(qiáng)化工作能力,不斷提升工作質(zhì)量。

1.3 具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策,又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。

1.4 具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己,牢固樹立以法治檔的思想觀念,與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭。

2.要有強(qiáng)健的身體素質(zhì)

人事檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因,導(dǎo)致在檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此,要想做好檔案工作,就必須加強(qiáng)體育鍛煉,增強(qiáng)身體素質(zhì)。

3.要有良好的心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是整體素質(zhì)的基礎(chǔ),培養(yǎng)檔案管理人員的心理素質(zhì)是十分重要的。具體表現(xiàn)在:對(duì)本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對(duì)工作要有主動(dòng)性和創(chuàng)造性,積極主動(dòng)地克服和解決所遇到的各種困難,克服畏難情緒,急流勇進(jìn)。具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對(duì)環(huán)境變化的能力。檔案工作者時(shí)時(shí)刻刻都面對(duì)著新材料、新檔案,工作內(nèi)容也總是在重復(fù),時(shí)間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒,所以,面對(duì)這些變化,管理人員要保持心境寬廣、意志堅(jiān)定,對(duì)檔案事業(yè)應(yīng)保持執(zhí)著的毅力,從容面對(duì)各種困難,激流勇進(jìn),不斷調(diào)整自己的心理狀態(tài),來適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新情況。

4.要全面發(fā)展檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)素質(zhì)

科學(xué)文化知識(shí)是人類改造自然和改造社會(huì)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),要成為本職工作的行家里手,就要優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),拓寬知識(shí)面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識(shí),又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí),具備多種新知識(shí)、新技能,成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。

掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù),從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用,有一整套的理論和工作方法,機(jī)關(guān)檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法,才能保證工作質(zhì)量,提高工作效能,逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)管理。

掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。由于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)已經(jīng)從輔助性工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù),要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化,就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。

掌握一定的外語知識(shí)。在當(dāng)今社會(huì),沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作,尤其是英語。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源中,占有很大比例,為適應(yīng)工作的需要,機(jī)關(guān)單位檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力,這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作者的要求。

5.要有精湛業(yè)務(wù)素質(zhì)

樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)。以提供服務(wù)為己任,各項(xiàng)工作都應(yīng)首先從利用者的角度來思考,一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)。

樹立遠(yuǎn)大理想,熱愛人事檔案事業(yè)。明確自己肩負(fù)的責(zé)任,以主人翁的工作態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng),把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。人事檔案工作是一項(xiàng)長期、艱苦、細(xì)致的工作,從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用,每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí),每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微,任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來麻煩。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。人事檔案工作者要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,不斷改進(jìn),大膽創(chuàng)新;要不斷轉(zhuǎn)換思維方式,克服慣于從眾的心理弱勢和墨守陳規(guī)的保守思想;要有創(chuàng)新的觀念和意識(shí),為檔案事業(yè)出謀劃策,結(jié)合工作實(shí)際,提出新思路、新觀點(diǎn),改革原有的服務(wù)模式,利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源,促進(jìn)機(jī)關(guān)單位人事檔案工作的發(fā)展。

6.要有科學(xué)的管理素養(yǎng)

靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合。管理現(xiàn)存的人事檔案是靜態(tài)的,而積極主動(dòng)地廣泛收集、分項(xiàng)、整理檔案資料,則是動(dòng)態(tài)的。靜,是相對(duì)的,動(dòng)則是絕對(duì)的。邊收集,收集要齊全;邊整理,整理要細(xì)致;邊歸檔,歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)。這又是屬于“動(dòng)”的過程。歸檔以后入庫,精心保管,這是屬"靜"的境界。

手工操作與微機(jī)操作相結(jié)合。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用,逐步實(shí)行人事檔案的自動(dòng)化管理是大勢所趨。因此,人事檔案管理者必須學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,加快檔案管理現(xiàn)代化過程,盡早研制和開發(fā)具有機(jī)關(guān)單位人事管理即計(jì)算機(jī)檔案管理軟件,當(dāng)是責(zé)無旁貸。

規(guī)章制度與實(shí)際情況相結(jié)合。只有制定并嚴(yán)格履行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,才能切實(shí)加強(qiáng)人事檔案的管理工作,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,有效地發(fā)揮人事檔案在機(jī)關(guān)管理工作中的作用。

作為新時(shí)期的檔案工作者,只有樹立遠(yuǎn)大理想,熱愛檔案事業(yè),強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí),終生學(xué)習(xí),豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu),始終立足于與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì),才能成為新世紀(jì)檔案工作的復(fù)合型管理人才,才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,適應(yīng)全面當(dāng)前社會(huì)的新形勢,為社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的繁榮做出自己的貢獻(xiàn)。

[1]朱祥.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地，2008，(5):145.

[2]鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質(zhì)[J].山東檔案，2007，(6):46.

[3]曹玉蘭，施華群.淺談檔案人員素質(zhì)教育[J].檔案學(xué)研究，2002，(21):9.

[4]張虹.適應(yīng)入世 提高檔案工作者素質(zhì)至關(guān)重要.貴州檔案，2002（6）：21-22.

[5]李麗娟. 談新形勢下檔案工作者的基本素質(zhì).2005（1）：93-94.