概述檔案保管工作

趙 婷

（牡丹江神經(jīng)精神病醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案的保管，既是整個檔案管理業(yè)務(wù)的一個環(huán)節(jié)，又是一個相對獨(dú)立的工作活動。由于它對檔案管理的重要意義以及特有的科學(xué)性、及時性和專業(yè)性的要求，目前保管工作已經(jīng)形成一個專門研究的領(lǐng)域——檔案技術(shù)學(xué)。我們這里主要從文檔管理的角度來探討檔案保管工作的內(nèi)容、意義和常用的技術(shù)手段。

一、檔案保管工作的內(nèi)容

我國《檔案法》第三條規(guī)定“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案。”這指所說的保管是泛指檔案的日常管理工作，而作為科學(xué)管理檔案的一項具體業(yè)務(wù)，檔案的保管是指根據(jù)檔案的制成材料，使用一定的設(shè)備和裝具，采取適當(dāng)?shù)拇胧┖头椒ǎ咨频乇４鏅n案，延長檔案的壽命，以便檔案信息的長遠(yuǎn)利用。檔案保管工作是檔案部門的一項日常性業(yè)務(wù)工作，是維護(hù)檔案的完整與安全的重點環(huán)節(jié)與主要手段。其內(nèi)容主要包括：

（一）日常維護(hù)工作。包括：檔案的排架，檢索工具的排檢，庫房溫濕度的監(jiān)控、保潔和安全保衛(wèi)等工作；

（二）實施保護(hù)性措施。主要指圍繞防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染而采取的防護(hù)性辦法與治理手段；

（三）檔案的修復(fù)。即對毀損和老化的檔案采取修補(bǔ)、復(fù)制等補(bǔ)救措施的工作；

（四）庫房與設(shè)備的管理。包括庫房的規(guī)劃與使用，檔案設(shè)備的購置與維護(hù)，檔案裝具的選擇。

以上工作有的與收集、整理和利用等工作結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨(dú)進(jìn)行，因而檔案保管既是檔案管理業(yè)務(wù)的一個方面，又是一個相對獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。

二、檔案保管工作的重要性

《檔案法》第三條明確指出了保管好檔案是黨和國家賦予檔案機(jī)構(gòu)的神圣職責(zé)。檔案保管在整個檔案工作中具有重要意義。

（一）檔案保管工作決定著檔案壽命的長短

檔案是物質(zhì)的，物質(zhì)運(yùn)動規(guī)律使檔案不可能永久保存下去，檔案都有消亡的一天，但檔案保存的壽命長短與檔案所處的環(huán)境直接相關(guān)，如果保存環(huán)境得當(dāng)，保管方法科學(xué)，檔案壽命就會大大延長，就能夠發(fā)揮更加長遠(yuǎn)的作用，產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。一旦保管方法不當(dāng)，存放環(huán)境惡劣就會加速檔案的損毀，檔案的壽命就會縮短，造成不可估量的損失。尤其是目前人類生存的環(huán)境日益惡化，危害檔案壽命的因素也空前增多，如空氣中的酸污染、沙塵、各種有害氣體，還有對于磁記錄載體檔案影響嚴(yán)重的電磁污染，令人防不勝防。這些對檔案保管工作提出了更新更高的要求，如果不能加速檔案保管工作的研究，采取更加有效的應(yīng)對措施，檔案所處的環(huán)境堪憂。

（二）檔案保管工作決定著檔案事業(yè)的興衰

檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理工作水平具有決定性的影響。檔案保管得好，就為整個檔案工作的順利進(jìn)行提供了最基本的物質(zhì)前提，使檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作得以順利展開，而且對提供利用和編研創(chuàng)造便利條件。反之，如果檔案得不到安全的保護(hù)，殘缺損毀，失密泄密或保管雜亂無章，前面的收集整理等工作就會前功盡棄，也就談不上檢索利用，其他環(huán)節(jié)都會受到影響而不能正常開展。保管不當(dāng)甚至?xí)苯釉斐蓹n案的損毀，從而會給國家的檔案和其他相關(guān)方面造成不可估量的損失。因此，檔案保管工作質(zhì)量在一定程度上體現(xiàn)整個檔案工作的質(zhì)量，它在整個檔案工作的進(jìn)程中占有重要的位置。

三、檔案的保管條件與防護(hù)措施

（一）檔案庫房

庫房為檔案的保管提供了最基本的物質(zhì)條件。檔案庫房的特定用途，要求它具有防潮性、防高溫、防蟲鼠、防污染的條件，并且堅固，安全。一般檔案館庫房要求：不位于臨街的鬧市中心，以利于檔案的安全；不選遠(yuǎn)離城市、交通不便的地方，以便于檔案的利用；避開江河邊或地勢低洼處，以防水患；避開工業(yè)區(qū)和居民區(qū)等污染嚴(yán)重的地方，避免灰塵和有害氣體對檔案的影響。設(shè)在樓房內(nèi)的機(jī)關(guān)單位檔案庫房則要求：選在樓房的低層而非地下室或頂層，以防潮濕、高溫；位于單位的中心以便于檔案的利用；遠(yuǎn)離住宅區(qū)和其他有害污染源。

同時，檔案庫房要與辦公室、閱覽室、業(yè)務(wù)工作區(qū)等分開；配備必要的消防器材，建立嚴(yán)密的防火制度和消防器材使用管理制度，防止火災(zāi)；運(yùn)用必要設(shè)備和有效措施，控制庫房內(nèi)的溫濕度，避免高溫高濕等對檔案的不利影響；防止光線對檔案的直接照射，并盡量減少光照時間；通過在庫房周圍種樹、栽花和庫房保潔等措施，防止光纖對檔案的破壞作用；防止有害昆蟲對檔案的危害，杜絕老鼠的生存。

（二）檔案裝具

檔案裝具是檔案館（室）必備的基本設(shè)備，其種類很多，常見的有檔案架、檔案柜、檔案箱，它們那是水質(zhì)和金屬的。新型的檔案密集架以容量大、組合方便等特點成為迅速推廣的檔案裝具。檔案部門應(yīng)控庫房特點和檔案價值、規(guī)格的不同，合理采用、靈活配置檔案裝具。

（三）包裝材料

檔案使用包裝材料，既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。檔案包裝材料因不同的檔案載體而有所不同，紙質(zhì)檔案的包裝材料主要是卷皮、卷盒和包裝紙，縮微膠片、照片、磁帶等檔案則要求采用相應(yīng)的膠片夾、密封盒和影集盒(袋)等。

四、檔案保管工作與檔案工作其他環(huán)節(jié)的管理

檔案保管工作是整個檔案工作的基礎(chǔ)，與檔案工作各個環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合，有著密切聯(lián)系。保管工作不能離開其他環(huán)節(jié)而孤立進(jìn)行，必須與其他環(huán)節(jié)密切配合，要掌握其他各環(huán)節(jié)對保管工作的促進(jìn)和制約作用，并注意在其他各環(huán)節(jié)工作中保護(hù)檔案。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來，因此文件信息的載體和書寫材料及質(zhì)量與檔案耐久保存有密切的關(guān)系。為了更好地保管檔案，檔案部門還有責(zé)任向文書部門要求和推薦適合的載體和書寫材料，以便最大限度地延長需要永久保存的重要文件壽命。

此外，檔案保管工作不是單純“為保管而保管”，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用，如果只片面強(qiáng)調(diào)保護(hù)而不提供方便的利用，則保管工作就失去了意義。但若只強(qiáng)調(diào)方便利用而損毀了檔案，則利用工作也就沒有了基礎(chǔ)。因此，檔案保管工作的一切措施、制度、辦法以至具體的技術(shù)處理，都要有利于保護(hù)檔案，又要保證當(dāng)前和長遠(yuǎn)利用的方便，這是檔案保管工作的出發(fā)點和檢查保管工作得到好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

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