建設(shè)項目檔案管理的法制化探討

陳文靜

（黑龍江省農(nóng)墾總局 八五六農(nóng)場 黑龍江 158418）

傳統(tǒng)的以行政管理手段為主、法律手段為輔的檔案管理模式，已不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制下檔案工作的特點和要求，1996年全國人民代表大會常務(wù)委員會重新修訂了《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)?！稒n案法》明確了檔案行政管理部門的行政執(zhí)法權(quán)，賦予了檔案行政管理部門的行政處罰職能，既為檔案行政管理部門依法治檔提供了法律依據(jù)，又為檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供了法律保障。但在檔案工作的法制化建設(shè)中，檔案工作者執(zhí)法、守法的自覺性尚未完全形成，依法治檔意識還不夠強(qiáng)，制約了檔案法制化建設(shè)的進(jìn)程。

一、建立項目法人制

項目法人制，是加強(qiáng)項目檔案管理法制化的重要措施，是實施項目檔案工作制度化管理的組織保障。項目建設(shè)(法人)單位是項目建設(shè)的主體，在項目管理中應(yīng)發(fā)揮龍頭作用，檔案工作也是如此，應(yīng)按照《檔案法》及建立項目法人制要求，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，并將檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制貫穿項目建設(shè)全過程，形成以項目建設(shè)單位為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以管理控制為管理手段，在各參建單位的全方位參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后嚴(yán)把驗收關(guān)的全程控制管理。

項目檔案管理的項目法人制，作為加強(qiáng)檔案法制化管理的第—條，2006年國家檔案局和國家發(fā)改委在制定《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，把它作為一項重要內(nèi)容列入重點檢查和考核內(nèi)容，以保證項目檔案法人制的貫徹執(zhí)行。

二、納入合同管理制

合同是約束參建各方的法律依據(jù)，將檔案管理納入合同管理是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下規(guī)范項目檔案管理的行之有效的做法。項目建設(shè)(法人)單位在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)按《合同法》及其他法規(guī)文件的規(guī)定，分別設(shè)立有關(guān)檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的內(nèi)容、套數(shù)、時間以及因修改增加新圖的責(zé)任、質(zhì)量要求、審核責(zé)任和違約責(zé)任等，充分發(fā)揮合同的法律作用，以保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1999年《中華人民共和國合同法》發(fā)布，其第16章——“建設(shè)工程合同”第274條、第275條規(guī)定，簽訂勘查、設(shè)計合同和施工合同時應(yīng)對建設(shè)項目文件的交付、質(zhì)量和驗收，在合同內(nèi)容里做明確規(guī)定。同年年底，建設(shè)部、國家工商局發(fā)布的《關(guān)于印發(fā)建設(shè)工程施工合同(示范文本)的通知》第2部分——“通用條款”的第9部分32條規(guī)定，工程完工后，承包人必須提供完整的竣工資料和竣工圖，并應(yīng)在專用條款內(nèi)約定提交日期和份數(shù)，做出明確規(guī)定。

項目建設(shè)(法人)單位與設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂的合同一般分為主合同、合同附件、補(bǔ)充合同(協(xié)議)等幾部分。關(guān)于項目文件歸檔及檔案移交等有關(guān)內(nèi)容，一般在主合同中只做一些原則的約定，具體的、詳細(xì)的內(nèi)容，多數(shù)是在合同附件或合同補(bǔ)充(協(xié)議)中以專門的條款作出明確的約定，或根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定，可以單獨簽訂檔案合同。

三、加大對《檔案法》的宣傳力度

要通過不同渠道,采取不同方式加強(qiáng)對社會成員檔案法制化建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育,使每位社會成員學(xué)法、懂法、用法,讓《檔案法》深入人心,付諸行動,形成積極主動搜集和上交檔案資料、保護(hù)和提供檔案資料和檔案線索的良好行為。

四、實行工程監(jiān)理制

所謂項目監(jiān)理，是指對項目建設(shè)參與者的行為所進(jìn)行的監(jiān)控、監(jiān)督和評價，以及采取相應(yīng)的管理措施，保證建設(shè)行為的合法性、合理性和經(jīng)濟(jì)性。

將檔案工作納入工程監(jiān)理制，主要是指監(jiān)理單位的檔案管理的職責(zé)，2000年頒發(fā)的《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》(GB50319)第14條“工程建設(shè)監(jiān)理程序”規(guī)定：工程監(jiān)理應(yīng)“參與工程竣工驗收，簽署建設(shè)監(jiān)理意見”，并在“建設(shè)監(jiān)理任務(wù)完成后，向項目法人提交工程監(jiān)理檔案資料”。由于檔案驗收是建設(shè)項目竣工驗收的重要部分，竣工驗收包含檔案驗收。2002年國家檔案局頒發(fā)的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，將監(jiān)理的檔案管理職責(zé)做了更為具體的規(guī)定：監(jiān)理單位應(yīng)對設(shè)計院編制的竣工圖進(jìn)行審核簽字認(rèn)可責(zé)任，對施工單位收集、編制、整理后的項目竣工文件的完整準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查的職責(zé)。因此，監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)這些規(guī)定以及項目建設(shè)(法人)單位要求，在合同規(guī)定范周內(nèi)，配合業(yè)主制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，并在工程建設(shè)項目文件的形成、竣工文件的編制、竣工檔案的移交審核中充分發(fā)揮監(jiān)管的控制作用，保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。

五、納入項目管理程序

將項目檔案工作納入項目管理程序，是檔案工作與項目建設(shè)同步的保障；將項目文件的歸檔要求貫穿于立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)，能從源頭保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、有效。檔案部門作為項目管理的一個職能部門，按項目管理程序介入項目管理的各個環(huán)節(jié)，如參與開工交底、階段性檢查、交工驗收等節(jié)點控制檢查，能實時掌握項目文件形成、收集、積累情況，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改要求，采取措施加強(qiáng)過程控制。同時統(tǒng)一文件編制標(biāo)準(zhǔn)，提出規(guī)范整理要求，可以避免工作被動和歸檔滯后的現(xiàn)象。項目檔案工作納入項目管理程序的具體措施，就是要將項目檔案工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度落到實處，融入到項目管理程序中，才能真正實現(xiàn)檔案建設(shè)同步管理。

“三納入”就是要將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設(shè)的各項程序，納入項目建設(shè)管理中，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

“四同步”就是要將下達(dá)工程計劃任務(wù)與提出項目文件歸檔要求要同步；檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件積累情況要同步；工程驗收與檔案驗收要同步；項目總結(jié)與歸檔的項目文件材料交接要同步。

“四參加”就是要求檔案人員應(yīng)參加與工程管理相關(guān)會議及質(zhì)量檢查，參加重要設(shè)備、儀器價格；參加項目建設(shè)竣工驗收及參加項目科研成果的審定。

[1]王冠男.高校檔案管理法制化建設(shè)初探[J].科技信息，2012（19）.

[2]宋穎.新建項目基建檔案工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）.