淺談醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理建設(shè)

文/董連秋

一、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

根據(jù)檔案自然形成規(guī)律，基本醫(yī)療保險檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學(xué)的利用途徑和方式，在醫(yī)療保險數(shù)據(jù)精算、科學(xué)論證、政策調(diào)整方面，醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理起到了不可或缺的作用。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。醫(yī)療保險管理主要是基金的管理，而建立系統(tǒng)、規(guī)范的醫(yī)療保險檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計、會計核算和基金收支分析提供翔實的第一手資料，為建立科學(xué)、高效的醫(yī)?；鸸芾頇C制提供強有力的信息支持。

（二）為參保單位和人員服務(wù)。醫(yī)療保險檔案準確記錄了單位和個人的參保情況、費用記錄和年限計算依據(jù)。其中，現(xiàn)金結(jié)報資料是基金支付的重要憑證，可以方便參保人員查閱政策宣傳資料；可以讓參保人員知曉醫(yī)療保險參保辦法及享受待遇情況等。

二、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理的新特點

隨著社會的不斷發(fā)展，社會信息通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。醫(yī)療保險關(guān)乎廣大參保職工的切身利益，引起了社會的極大關(guān)注，成為社會中的焦點。新時期，醫(yī)保檔案的管理具有以下特點。

（一）廣泛性。醫(yī)療保險檔案是指醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、定點醫(yī)療機構(gòu)在辦理醫(yī)療保險業(yè)務(wù)過程中，形成具有保存和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像、實物、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。醫(yī)保檔案涉及的單位、人員、范圍、人數(shù)廣泛，隨著我國在醫(yī)療等惠民政策的不斷深入和社會保障體制的不斷完善，全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成民生檔案。

（二）信息化。信息化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。運用計算機管理檔案，不僅保留了傳統(tǒng)意義上的醫(yī)保檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的數(shù)據(jù)。

（三）動態(tài)性。動態(tài)性是指民生檔案處在動態(tài)變化之中的。各部門在辦理民生工作中，隨著個人工作等的變化，產(chǎn)生的檔案會不斷變化，醫(yī)療保險還會經(jīng)常發(fā)生支用、給付等變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應(yīng)的記錄。

三、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理建設(shè)的途徑

（一）創(chuàng)造條件建設(shè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，設(shè)置專用檔案室，購置了計算機、復(fù)印機、文件柜等設(shè)施，檔案袋具、卷盒、卷皮的尺寸、規(guī)格、材料和質(zhì)量等達到檔案行政管理部門的規(guī)定要求。存放醫(yī)療保險的檔案柜架、庫房應(yīng)具備防盜、防火、防水、防鼠蟲、防高溫、防潮、防塵等防護措施，定期檢查，確保檔案的完整與安全。良好的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息開發(fā)利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

（二）加強資料收集提高醫(yī)保檔案質(zhì)量。檔案管理作為醫(yī)療保險事業(yè)基礎(chǔ)管理的一項重要內(nèi)容，在醫(yī)保中心基礎(chǔ)管理中尤為重要，做好醫(yī)保中心檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，充分體現(xiàn)連續(xù)性、完整性、時效性，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提。配備專職管理人員，認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，本著 “誰辦理誰立卷、邊辦理邊收集”的原則，將各自職責范圍內(nèi)的文件材料、就醫(yī)信息和參保信息歸檔，區(qū)分不同類別、不同年度和不同保管期限進行整理、排列、歸檔，保證檔案妥善保管、有序存放、嚴防銷損、遺失和泄密。

（三）健全管理強化檔案工作管理體制。隨著醫(yī)療保險工作的進一步完善，醫(yī)療保險檔案管理工作中涉及的工作面越來越寬，工作內(nèi)容越來越多。為打牢檔案工作基礎(chǔ)，要不斷加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立了由專人負責的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責任明。實現(xiàn)各種門類和載體形式的檔案及有關(guān)資料的統(tǒng)一管理，做到文書檔案、會計檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、實物檔案、業(yè)務(wù)檔案集中保管，統(tǒng)一管理。醫(yī)保檔案工作已列入崗位目標責任制考核內(nèi)容，進一步加大了對檔案工作的管理力度。

（四）做好檔案接收和歸檔工作把住質(zhì)量關(guān)。針對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實行統(tǒng)一管理，集中保管。一是嚴格按照規(guī)定分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷列入永久和定期兩類。定期保管的期限分為1年、5年、10年、15年、25年、30年。二是正確、規(guī)范地編撰案卷目錄，書寫卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引。歸檔的材料應(yīng)做到齊全完整、內(nèi)容真實準確、規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整，載體材料和書寫材料應(yīng)符合檔案保管要求。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁。使醫(yī)保檔案工作日臻完善，走上制度化、科學(xué)化管理的軌道。

（五）強化檔案意識提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性密集的工作，這就要求檔案管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和完善的知識積累和結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識水平，特別是熟練掌握以計算機為代表的現(xiàn)代化的管理技術(shù)。要深入工作第一線調(diào)查研究，及時、準確、詳細地了解醫(yī)療保險對檔案信息的要求，找準檔案工作服務(wù)各項工作的切入點，不斷地總結(jié)，探索檔案工作的新經(jīng)驗、新思路。

醫(yī)療保險是一項民生工程，涉及面廣，政策性、專業(yè)性強，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜。醫(yī)保檔案是民生檔案，對確保醫(yī)保事業(yè)發(fā)展必將起到重要作用。相信隨著科技的發(fā)展和進步，本著對所有參保人員參保檔案 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的原則，圍繞服務(wù)于醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展這個中心，經(jīng)過千千萬萬檔案工作者的不懈努力，醫(yī)保檔案管理工作一定會在更高、更廣、更深的領(lǐng)域得到發(fā)展，為國民經(jīng)濟的發(fā)展作出一定的貢獻。