從檔案人員出發(fā) 提高職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)水平

文/南京交通技師學(xué)院 胡葉霞

從狹義上講，檔案工作就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用工作。檔案工作的八個(gè)環(huán)節(jié)，相互影響，相互制約。并且，在不同的工作環(huán)節(jié)具有不同的工作原則、方法，這都需要檔案人員能夠很好的把握。因此，檔案人員在檔案工作中起著至關(guān)重要的作用。但一直以來(lái)，檔案人員卻成為很多單位忽視的對(duì)象，職業(yè)學(xué)校也不例外，現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。致使職業(yè)學(xué)校的檔案服務(wù)水平低下，服務(wù)學(xué)校的中心工作有限。隨著職業(yè)學(xué)校的快速發(fā)展，急需改變檔案人員目前的狀況。

一、職業(yè)學(xué)校檔案人員的現(xiàn)狀

職業(yè)學(xué)校的檔案人員與高校、機(jī)關(guān)、檔案館不同，具有自身的一些特點(diǎn)。

（一）綜合性

職業(yè)學(xué)校規(guī)模小，編制少，專職檔案人員少，兼職檔案人員多，兼有不同工作事項(xiàng)，檔案工作的八個(gè)環(huán)節(jié)也由其獨(dú)立完成，具有綜合性。

（二）更換頻繁

職業(yè)學(xué)校在人員緊張或安排特殊人員時(shí)，往往會(huì)對(duì)檔案人員進(jìn)行調(diào)整，變動(dòng)頻繁，不利于檔案工作的開(kāi)展。

（三）非專業(yè)多，學(xué)歷低

職業(yè)學(xué)校相對(duì)高校來(lái)說(shuō)層次較低，教職工的文化素養(yǎng)相對(duì)薄弱，檔案人員一般學(xué)歷不高、專業(yè)畢業(yè)少，并且受專業(yè)化訓(xùn)練的機(jī)會(huì)也相對(duì)較少。

（四）安于現(xiàn)狀，沒(méi)有積極性

檔案工作作為職業(yè)學(xué)校的一項(xiàng)輔助性工作，一般情況下無(wú)法體現(xiàn)其重要作用，往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，反而認(rèn)為是可有可無(wú)的工作。檔案人員沒(méi)有工作積極性，認(rèn)為反正做多做少一個(gè)樣，何必自找麻煩，安于現(xiàn)狀，只做一些簡(jiǎn)單的整理和查閱工作，大多以手工為主，未采用現(xiàn)代化工作方式，不進(jìn)行檔案的宣傳，更不用說(shuō)進(jìn)行針對(duì)性的檔案匯編。檔案基礎(chǔ)工作非常薄弱。

（五）缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)

檔案工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性工作，但檔案人員往往缺乏一定的意識(shí)，如政治意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等。

二、從檔案人員出發(fā)，提高職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)水平的策略

（一）配備專門(mén)的檔案人員

在整個(gè)檔案工作中，只有檔案人員具有主觀能動(dòng)性，能夠主導(dǎo)檔案工作的好壞、檔案服務(wù)水平的高低。職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要綜合考慮各方面的因素，將專門(mén)檔案人員配備到位，力求專業(yè)畢業(yè)、學(xué)歷較高、年富力強(qiáng)，并保持相對(duì)穩(wěn)定，在評(píng)優(yōu)或者待遇方面不等同于其他人員，和其他人員同級(jí)別或略高于其他人員，這樣才能帶動(dòng)檔案人員的積極性和主動(dòng)性，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作激情，推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。

（二）檔案人員要提高自身的綜合素質(zhì)

1.專業(yè)素質(zhì)。作為專職檔案人員，不僅要熟悉檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，及時(shí)了解學(xué)術(shù)界有關(guān)檔案工作的新理論、新方法，熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)。還要通過(guò)強(qiáng)化培訓(xùn)、繼續(xù)教育、在職深造等多種形式，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高檔案業(yè)務(wù)能力。

2.信息素質(zhì)。二十一世紀(jì)是一個(gè)信息快速增長(zhǎng)和傳播的世界，職業(yè)學(xué)校也將走入這樣的世界。檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)檔案信息化的大環(huán)境，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己具備應(yīng)有的信息素質(zhì)，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)方式和方法，提高檔案工作水平，發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。

3.其他素質(zhì)。新時(shí)期，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備其他方面的知識(shí)，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。除了學(xué)習(xí)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)外，還要學(xué)習(xí)管理、科學(xué)技術(shù)等方面的知識(shí)，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案工作者的要求。

（三）積極培育兼職檔案人員

由于檔案人員不可能深入每個(gè)部門(mén)，了解每個(gè)部門(mén)檔案資料的形成過(guò)程，因此，檔案人員要積極培育兼職檔案人員，可以請(qǐng)檔案方面的專家來(lái)校開(kāi)展檔案知識(shí)講座，使他們具有檔案方面的一些基本理論知識(shí)，然后在檔案專業(yè)人員的帶動(dòng)下成為較專業(yè)的檔案人員。對(duì)于兼職檔案人員，每年可以發(fā)放一定補(bǔ)貼，形成一種爭(zhēng)當(dāng)專職檔案員或兼職檔案員的氛圍。當(dāng)然，有激勵(lì)就要有責(zé)任，也要制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，約束其行為。

（四）檔案人員夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作

檔案服務(wù)水平的提高離不開(kāi)檔案基礎(chǔ)工作的夯實(shí)，否則達(dá)不到應(yīng)有的效果。只有收集齊全、完整、準(zhǔn)確，整理科學(xué)、得當(dāng)，鑒定準(zhǔn)確，統(tǒng)計(jì)充分，檢索科學(xué)，才會(huì)更好的促進(jìn)檔案服務(wù)的開(kāi)展，開(kāi)拓學(xué)校檔案事業(yè)的新局面。

（五）檔案人員樹(shù)立全新的意識(shí)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)形勢(shì)的變化，改變現(xiàn)有的工作狀態(tài)，在檔案工作中善于捕捉有用的信息，良好的措施，樹(shù)立正確的意識(shí)觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案工作的新局面。

1.樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)理念。以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的核心。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，以人為本，就是指與物、神相比，人更重要，更根本。職業(yè)學(xué)校的檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到，服務(wù)是檔案的宗旨，也是檔案的最終目的，把滿足所有檔案用戶的檔案信息需求作為根本出發(fā)點(diǎn)，才能有利于檔案用戶檔案意識(shí)的增強(qiáng)，有利于職業(yè)學(xué)校檔案工作的開(kāi)展。

2.樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念。主動(dòng)地為檔案用戶服務(wù)是檔案利用工作的指導(dǎo)思想之一。職業(yè)學(xué)校的檔案用戶，由于文化層次較低等原因，需要檔案人員主動(dòng)提供服務(wù)。

3.樹(shù)立檔案工作的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是人類特有的認(rèn)識(shí)能力和實(shí)踐能力，是人類主觀能動(dòng)性的高級(jí)表現(xiàn)形式，是推動(dòng)民族進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的不竭動(dòng)力。一個(gè)民族要想走在時(shí)代前列，就一刻也不能沒(méi)有理論思維，一刻也不能停止理論創(chuàng)新?？谡Z(yǔ)上，經(jīng)常用“創(chuàng)新”一詞表示改革的結(jié)果。檔案工作正面臨著由向內(nèi)服務(wù)轉(zhuǎn)向社會(huì)化服務(wù)，外部環(huán)境日新月異，要想不被忽視，檔案人員就要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作，收集上的創(chuàng)新、編研上的創(chuàng)新、利用上的創(chuàng)新等等，從而達(dá)到新時(shí)期各級(jí)各類檔案用戶的不同需求。

（六）檔案人員經(jīng)常與檔案用戶進(jìn)行溝通

職業(yè)學(xué)校的檔案用戶主要有管理人員、教師和學(xué)生以及少量的社會(huì)人員。滿足他們的檔案信息需求，是檔案服務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)。檔案人員定期或不定期召集一部分管理人員、教師和學(xué)生進(jìn)行座談，認(rèn)真聽(tīng)取他們的合理建議和意見(jiàn)，并根據(jù)建議和意見(jiàn)，有針對(duì)性地改變檔案服務(wù)狀況。通過(guò)座談這個(gè)平臺(tái)，職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)做到更有的放矢、更強(qiáng)的針對(duì)性，提高檔案服務(wù)學(xué)校的能力。

（七）加強(qiáng)檔案宣傳

宣傳是一種專門(mén)為了服務(wù)特定議題的訊息表現(xiàn)手法。一般情況下，是指運(yùn)用各種符號(hào)傳播一定的觀念以影響人們的思想和行動(dòng)的社會(huì)行為。宣傳具有激勵(lì)、鼓舞、勸服、引導(dǎo)、批判等多種功能,其基本功能是勸服。即通過(guò)多種內(nèi)容和形式，闡明某種觀點(diǎn)，使人們相信并跟著行動(dòng)。職業(yè)學(xué)校的檔案用戶相對(duì)高校來(lái)說(shuō)層次較低，檔案素養(yǎng)不高，必須對(duì)其進(jìn)行宣傳，才有可能提高他們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)與理解。

1.室藏檔案內(nèi)容的宣傳。就檔案用戶來(lái)說(shuō)，要利用的是檔案的內(nèi)容。因此，讓他們知曉檔案的內(nèi)容尤為重要，決定著服務(wù)客體檔案利用行為的發(fā)生。職業(yè)學(xué)校檔案部門(mén)要對(duì)室藏檔案內(nèi)容進(jìn)行宣傳，特別是一些年代久遠(yuǎn)的檔案、學(xué)校特色檔案資源、重要檔案、編研成果、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、利用率高的檔案等進(jìn)行宣傳，可以按職業(yè)學(xué)校四類檔案用戶檔案信息需求的特點(diǎn)分專題進(jìn)行，使檔案用戶知曉，這樣才能在平時(shí)的工作中知道有這樣的室藏，需要利用時(shí)就會(huì)想到檔案室有自己要用的檔案，促進(jìn)利用行為的發(fā)生，從而提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.檔案利用意識(shí)的宣傳。檔案利用意識(shí)的宣傳，對(duì)檔案工作意義非凡。檔案意識(shí)有兩種：一種是社會(huì)的檔案意識(shí)，一種是檔案界的社會(huì)意識(shí)。社會(huì)各界對(duì)檔案需求的認(rèn)識(shí)構(gòu)成社會(huì)的檔案意識(shí)。強(qiáng)烈的檔案意識(shí)可以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，而淡薄的檔案意識(shí)則阻礙、延續(xù)這種發(fā)展?？梢?jiàn)，提高檔案意識(shí)，可以促進(jìn)檔案材料的積累、管理、利用，提高檔案工作水平。

職業(yè)學(xué)校檔案用戶是學(xué)校的全體師生，他們的檔案利用意識(shí)增強(qiáng)了，檔案利用率才會(huì)提高。因此，檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳，除了可以通過(guò)室藏檔案內(nèi)容宣傳的形式外，還可以采用BBS留言板、論壇、知識(shí)競(jìng)賽、參觀等方式對(duì)檔案法規(guī)、檔案作用、利用檔案效果實(shí)例、檔案工作內(nèi)涵等進(jìn)行宣傳。檔案法的宣傳可以使用戶在享受權(quán)利的同時(shí)，知曉應(yīng)盡的義務(wù)，從而保證他們利用檔案時(shí)保護(hù)檔案，使檔案不受損壞。通過(guò)宣傳，用戶了解了檔案，認(rèn)識(shí)到檔案是一種歷史文化財(cái)富，寶貴的信息資源，進(jìn)而使他們對(duì)檔案的收集、管理、利用表現(xiàn)出重視的態(tài)度，又能促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

檔案部門(mén)要提高全體師生的檔案意識(shí)，不是一朝一夕的事情，要有打持久戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備。平時(shí)工作中，積極地為本單位廣大師生提供檔案信息，供領(lǐng)導(dǎo)決策，供師生參考和憑證，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，開(kāi)展檔案各項(xiàng)活動(dòng)，宣傳檔案工作的重要性。只有做好了服務(wù)工作，讓大家真正感受到檔案工作的好處，才會(huì)重視檔案工作，才會(huì)利用檔案，才會(huì)擴(kuò)大全體師生對(duì)檔案的利用程度，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展和服務(wù)水平的提高。

3.檔案利用手段的宣傳。每個(gè)人都會(huì)遇到這樣的情況，要去辦一件事，但不知從何下手，或者不知道最便捷的方式，而費(fèi)力地去實(shí)施，結(jié)果效率當(dāng)然不高。在檔案利用上，也會(huì)存在同樣的情況。用戶有檔案信息需求，但不知道怎樣去查詢，或者不知道查詢的最便捷方式，就會(huì)影響其對(duì)檔案的利用。

職業(yè)學(xué)校檔案部門(mén)要及時(shí)宣傳檔案的利用方式，可能傳統(tǒng)的檔案利用方式大家比較清楚，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新，會(huì)出現(xiàn)一些先進(jìn)的、便捷的檔案利用方式。檔案部門(mén)就要及時(shí)地告訴大家，以后可以這樣進(jìn)行檔案的檢索和利用，方便了師生，也提高了檔案服務(wù)水平。

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