淺談如何做好新形勢(shì)下檔案管理工作

文/清遠(yuǎn)市社會(huì)科學(xué)服務(wù)中心 鄧靜儀

科學(xué)發(fā)展觀是馬克思主義哲學(xué)原理于新時(shí)期在中國的典型體現(xiàn)和活化運(yùn)用，是中國人民對(duì)馬克思主義深刻鉆研后總結(jié)出來的，適合本國國情及發(fā)展的指導(dǎo)理論。科學(xué)發(fā)展觀在宏觀方面可指導(dǎo)社會(huì)發(fā)展，微觀方面也適用于個(gè)人崗位工作?？茖W(xué)發(fā)展觀，第一要義是發(fā)展，核心是以人為本，基本要求是全面協(xié)調(diào)、可持續(xù)，根本方法是統(tǒng)籌兼顧。作為一名檔案管理員，結(jié)合本職工作，我作了如下思考。

一、檔案管理工作中存在的一些問題

科學(xué)發(fā)展觀，第一要義就是發(fā)展。要取得檔案工作的發(fā)展，首要任務(wù)是抓出癥結(jié)。剖析檔案工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)主要存在問題如下：

（一）對(duì)檔案工作不夠重視

檔案對(duì)企業(yè)的重要性雖不言而喻，但由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)水平的深淺決定了企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度，也決定了檔案工作在企業(yè)中的生存地位。當(dāng)檔案對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值功效還未完全凸顯之時(shí)，有些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以一種短期效益的價(jià)值取向，把檔案工作看作是能否與生產(chǎn)經(jīng)營同等地為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值來衡量其重要性，而無法深入認(rèn)識(shí)到檔案長期的歷史價(jià)值和真正的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，甚至還停留在“靜止的文件資料”認(rèn)識(shí)上。

（二）“死”檔案堆積，利用率低

庫房檔案能夠“成活”起來的為數(shù)不多。因?yàn)椋蟛糠致毠n案利用意識(shí)薄弱，忽略了檔案的重要性能，這與檔案工作的宣傳力度密切相關(guān)。在重要時(shí)刻，大部分員工完全無意識(shí)去翻閱文件資料作為參考，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失、決策遲滯、重蹈失敗覆轍。

（三）檔案人員素質(zhì)未跟上企業(yè)的發(fā)展

因?yàn)榇蟛糠秩诉€認(rèn)為，檔案工作對(duì)人員素質(zhì)、技能要求低下，檔案形成只是手工制作過程。有些單位甚至檔案員身兼幾職，根本沒有時(shí)間和精力管理檔案。

二、如何用科學(xué)發(fā)展觀作指導(dǎo)做好檔案管理工作

（一）要在提升檔案工作者綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上

依靠廣大企業(yè)員工提供一切有價(jià)值的信息、資源，檔案員及時(shí)收集、整理、提煉精華，再把檔案管理成果返回到各部門、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)，以檔案工作上水平帶動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)上水平。

在人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之時(shí)，知識(shí)管理成為企業(yè)的必然選擇。而知識(shí)作為企業(yè)的財(cái)富資源，它的收集、整理、儲(chǔ)存和再運(yùn)用，毫無疑問，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。這種趨勢(shì)對(duì)企業(yè)檔案工作有了新的啟示：

一方面，我們要善于保存和積累企業(yè)在經(jīng)營管理和生產(chǎn)發(fā)展過程中已形成的知識(shí)，做好知識(shí)儲(chǔ)備，不讓知識(shí)流失。這有利于在今后企業(yè)作重要決策和處理重大問題時(shí)提供借鑒參考。

另一方面，我們要善于學(xué)會(huì)運(yùn)用已有知識(shí)，建立學(xué)習(xí)型企業(yè)，并鼓勵(lì)和促進(jìn)知識(shí)共享。經(jīng)驗(yàn)知識(shí)是一筆重要的財(cái)富，我們有必要反省和重新評(píng)估經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的價(jià)值。營造企業(yè)內(nèi)部知識(shí)共享環(huán)境，讓技術(shù)骨干和資深雇員的知識(shí)能夠有條件地、最大程度地在企業(yè)共享。檔案部門對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行收集、發(fā)掘、提煉，進(jìn)行系統(tǒng)技術(shù)處理后，返回到生產(chǎn)、職能部門進(jìn)行利用。

（二）檔案工作的發(fā)展，首先得依靠檔案管理者

先進(jìn)的理論是依靠在實(shí)踐中不斷積累，從而總結(jié)出來的。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作不再是簡單重復(fù)的手工制作，而是上升為知識(shí)、信息資源的發(fā)掘、總結(jié)、提煉和及時(shí)供應(yīng)。所以檔案管理員必須熟悉館藏，深入開發(fā)利用企業(yè)檔案信息，把龐雜和零散的檔案信息變成系統(tǒng)、科學(xué)、準(zhǔn)確的經(jīng)濟(jì)和科技信息并且主動(dòng)有效提供企業(yè)檔案信息服務(wù)。

（三）綜合以上觀點(diǎn)，為提升檔案機(jī)構(gòu)性能

我們有必要把檔案機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)化為一種新的模式—知識(shí)管理委員會(huì)。委員會(huì)主要由三部分組成。最高領(lǐng)導(dǎo)是知識(shí)主管，直接管轄核心機(jī)構(gòu)—知識(shí)處理中心，再由知識(shí)處理中心負(fù)責(zé)與各部門兼職知識(shí)管理員溝通業(yè)務(wù)。為保證委員會(huì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，在每位成員上崗前都必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)和崗前考核。作為一種新的工作模式，未必能夠及時(shí)為大家消化。因?yàn)槭茄h(huán)機(jī)制，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都影響總體發(fā)揮。在崗位人員設(shè)置前必須讓就職員工充分理解知識(shí)體系和本職工作內(nèi)容。

三、結(jié)束語

科學(xué)發(fā)展觀的基本要求是全面協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。目前，檔案工作領(lǐng)域面臨著不少困難和問題，如新的企業(yè)檔案管理體制尚未完全形成，企業(yè)檔案工作改革步伐遲緩；檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識(shí)，檔案信息尚未作為知識(shí)資源得到充分挖掘；信息化進(jìn)程加快，電子文件、檔案數(shù)量激增，業(yè)務(wù)增加，檔案員無時(shí)間兼顧檔案資源開發(fā)等等。解決這些問題，需要全面、協(xié)調(diào)地發(fā)展，努力實(shí)現(xiàn)速度和結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、效益相統(tǒng)一。統(tǒng)籌兼顧是科學(xué)發(fā)展觀的根本方法。在檔案工作發(fā)展中，要做好統(tǒng)籌檔案部門與其他部門的發(fā)展，統(tǒng)籌檔案人員素質(zhì)與檔案工作的發(fā)展，統(tǒng)籌企業(yè)內(nèi)部與對(duì)外開放的發(fā)展，兼顧各個(gè)方面的發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)、外部各構(gòu)成要素的良性互動(dòng)，在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中求發(fā)展、以發(fā)展促進(jìn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面進(jìn)步。

[1]張斌.新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理.北京：中國檔案出版社，2007：1-3；18-19；73-75.

[2]中共中央宣傳部理論局.科學(xué)發(fā)展觀學(xué)習(xí)讀本.學(xué)習(xí)出版社,2009.