淺談檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新

文/濰坊工程職業(yè)學(xué)院 褚海燕

在各項事業(yè)蓬勃發(fā)展、日新月異的今天，檔案事業(yè)發(fā)展的出路在哪里？只有與時俱進、開拓創(chuàng)新，才能使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會各項事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機和活力，才能使檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案工作創(chuàng)新的意義

（一）檔案工作創(chuàng)新是人們的檔案利用意識的增強和加強檔案資源建設(shè)的需求

首先，隨著社會的進步，人們的檔案利用意識越來越強，對檔案內(nèi)容的要求也越來越多，要求提供利用的檔案不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到檔案館提供的有關(guān)政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等與人民群眾關(guān)系密切又能夠公開的現(xiàn)行文件。其次，隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運用和電子文件的大量產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型裁體的檔案。這就給我們檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

（二）檔案工作創(chuàng)新是加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高檔案服務(wù)機制的需求

一方面，社會各領(lǐng)域、各團體、組織和個人為了更好地維護自己的權(quán)益，積累體現(xiàn)自己歷史和業(yè)績的文化財富，希望檔案部門加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，并通過參觀、觀摩、學(xué)習(xí)等活動來掌握檔案管理的科學(xué)方式和具體的業(yè)務(wù)操作技能。另一方面，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和服務(wù)的范闈已從過去的黨政機關(guān)、國有企業(yè)、團體組織、重點工程項目等延伸到村社、社區(qū)以及社會各個組織，甚至家庭、個人，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)越來越廣。

新時代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢的發(fā)展，實現(xiàn)其應(yīng)有的價值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新需要解決的主要問題

（一）要在思想觀念上創(chuàng)新

做好檔案工作，就要在思想觀念上創(chuàng)新，重點強化三種意識：一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)經(jīng)濟建設(shè)和改革開放需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)，也是社會主義市場經(jīng)濟體制對檔案工作提出的新的要求。二是要有強烈的信息推銷意識。檔案有巨大的信息量和需求市場，檔案部門要把檔案轉(zhuǎn)化為“適銷對路”的信息，就要搞好調(diào)查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動態(tài)，確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容。三是要進一步強化檔案的效益意識。市場經(jīng)濟的發(fā)展為檔案工作充實了豐富的內(nèi)涵。要想適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，使檔案工作更加有效地為經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù)，必須改變過去檔案工作中無所作為的思想，強化檔案的效益意識。

（二）要在檔案工作管理模式上創(chuàng)新

過去檔案工作中的一些傳統(tǒng)做法，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須創(chuàng)新，其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新。要盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案工作者要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)展、小創(chuàng)造、小革新，這些也能起到事半功倍之效。

（三）要在服務(wù)機制和手段上創(chuàng)新

檔案部門要變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段來提高檔案工作技術(shù)含量和水平。要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)檔案價值，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。

（四）要充分發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過硬的業(yè)務(wù)技能。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。

三、創(chuàng)新服務(wù)手段

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

例如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件自動上傳收集

為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

（四）開展在線服務(wù)

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，要求各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

綜上所述，檔案工作一定要研究新情況、適應(yīng)新變化、尋求新發(fā)展。檔案工作只有把握發(fā)展的脈搏，步人創(chuàng)新之路，才能找準(zhǔn)檔案工作的切入點，不斷加強服務(wù)能力，有效地促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

[1]李云波.拓寬檔案館公共服務(wù)新天地.中國檔案，2011（8）.

[2]裴友泉等.微試探索的實踐意義.檔案學(xué)，2010（3）.

[3]呂元智.我國公共檔案館服務(wù)績效評價研究現(xiàn)狀分析.檔案學(xué)，2010（5）.

[4]吳敏.檔案館為弱勢群體服務(wù)途徑和方法初探.檔案學(xué)，2010（5）.